CATEGORIAS, SUPERCATEGORIAS, GRUPOS

As categorias nos ajudam a conhecer nossos hábitos de consumo, saber em que tipo de coisas gastamos mais, saber o quanto estamos gastando em itens essenciais, ou em supérfluos, qual a evolução dos nossos gastos ao longo do tempo e também a evolução dos nossos rendimentos, salários, lucros e outros.

Para conseguir isto, ao lançar nossas “despesas” e “receitas” no programa, devemos escolher a “categoria” em que elas melhor se enquadram. É com base nestas categorias que o programa irá produzir os gráficos e resumos que nos darão um panorama completo e preciso do nosso perfil de consumo e rendimentos. É possível também agrupar categorias em Supercategorias e em mais dois níveis de Grupos, que permitem analisar gastos ou recebimentos com uma visão mais geral. Por exemplo, se você definiu as categorias: "combustível carro", "manutenção", "estacionamento", "ônibus,taxi", poderia reunir estas despesas em uma Supercategoria chamada "Transporte" e poderia também dizer que pertencem ao grupo "Pessoal", para separar de outras despesas profissionais que você tenha, que poderia colocar em um grupo chamado "Negócios", ou "Profissional".

DEFINIÇÕES DAS CATEGORIAS

O programa Meu$ plus já vem com um conjunto de categorias pré-definidas, abrangendo os tipos de receitas e despesas pessoais mais comuns, que podem ser usadas como estão, ou podem ser alteradas para se adaptarem às particularidades da vida financeira pessoal de cada um.

Normalmente a escolha da categoria mais apropriada para colocar uma determinada receita ou despesa é bastante simples e imediata, mas às vezes requer algumas considerações.

O importante é ter em mente o significado que queremos dar a cada categoria, por exemplo, se na categoria "alimentação e suprimentos" nós pretendemos acumular aquelas despesas comuns de supermercado, padaria, suprimentos domésticos, lanches e refeições, que são itens essenciais do nosso consumo, quando formos lançar aquela despesa de chopp que fizemos em um bar com amigos, é mais apropriado usarmos a categoria de "lazer" porque apesar de ser alimentação, este tipo de consumo é supérfluo, não faz parte do nosso consumo essencial.

As categorias são separadas em dois grupos: Receitas e Despesas. O programa já vem com uma série de categorias pré-definidas, mas que podem ser modificadas à vontade. Abaixo tem alguns exemplos que vem no banco de dados Modelo, que você recebe na instalação inicial.

RECEITAS

DESPESAS

PERSONALIZANDO AS CATEGORIAS

As categorias podem ser modificadas para melhor se adaptarem ao nosso perfil particular consumo e rendimentos. Podemos alterar seus nomes, sua descrição, incluir novas ou excluir categorias.

Incluíndo Novas Categorias

Para incluir uma nova categoria, pressionamos o botão “Nova”, e na linha em branco damos um nome e descrevemos a categoria:

• Categoria - É o nome da categoria, que deve ser significativo, mas deve ter um tamanho reduzido para não poluir os gráficos e relatórios onde aparece.
• Descrição - Uma descrição dos principais itens de despesa ou receita que são abrangidos por esta categoria.
• Supercategoria - Opcional. Serve para indicar a qual Supercategoria esta categoria pertence (veja mais detalhes abaixo).
• Grupos - Opcional. Serve para indicar a quais Grupos a categoria pertence (veja mais detalhes abaixo).
• Inativa - Quando marcado faz com que a categoria não apareça mais nas opções de lançamento de novas receitas ou despesas. Usado para categorias que já utilizamos antes e estão em nossos lançamentos históricos, que não queremos perder, mas deixamos de utilizar atualmente. Se quisermos que as categorias inativas apareçam nesta tela, temos que marcar o campo "Mostrar inativas", na parte de baixo da tela.

Alterando Categorias

É possível alterar o nome ou qualquer característica da categoria. É só escrever por cima.

Observação: Algumas poucas categorias não podem ser modificadas ou excluídas porque além de serem usadas por nós, também são usadas internamente pelo próprio programa, como: "Taxas bancárias, Juros ", "Rendimento Aplic Fin" e "Impostos s/ Aplic Fin". O programa avisa quando as categorias não podem ser modificadas.

Excluindo Categorias

Podemos excluir as categorias que não pretendemos utilizar. Para excluir uma categoria, selecionamos a linha onde ela se encontra, clicando na “barra de seleção”, que fica do lado esquerdo da tela. A linha selecionada fica marcada com uma seta em fundo preto (p.ex.: na figura acima a linha "Seguros" está selecionada). Pressionamos a tecla “Del” e a categoria será excluída.

Observação: Não se pode excluir uma categoria se a mesma já estiver sendo utilizada em algum lançamento nas nossas contas. Neste caso, devemos antes pesquisar onde estão estes lançamentos e substituir todos por outra categoria (veja o recurso “Pesquisa”) e depois voltamos aqui para excluir a categoria.

QUE CRITÉRIOS DEVO USAR PARA DEFINIR MINHAS CATEGORIAS ?

Pense na afinidade dos itens e na praticidade

Alguém poderia perguntar: Porque usar uma categoria “Alimentação e suprimentos” e não duas categorias: uma “Alimentação” e outra “Suprimentos” ?

- É possível. Não há nenhum problema em separar as despesas com materiais de higiene, limpeza e outros suprimentos, da parte dos alimentos. Mas qual seria a vantagem ? Normalmente quando se vai ao supermercado, compra-se todos estes itens em conjunto, e vem todos juntos em uma mesma nota fiscal. Se separarmos em duas categorias no programa, teremos o trabalho adicional de pegar a nota fiscal do supermercado, somar os itens de alimentação, depois os itens de suprimento separadamente, e fazer dois lançamentos no programa ao invés de um só. Isto dá muito mais trabalho.

A vantagem seria a possibilidade de analisar separadamente as despesas com alimentação, das despesas com suprimentos, que talvez não seja uma vantagem muito grande, a não ser que se tenha algum motivo especial, porque são itens igualmente essenciais na sua casa, consumidos com a mesma regularidade e quase sempre comprados em conjunto. Então parece melhor deixá-las juntas em uma única categoria, pela praticidade e facilidade.

Aí se vê que é interessante levar em conta alguns fatores como economia de trabalho, praticidade e afinidade dos itens, antes de decidir que categorias utilizar.

Procure não utilizar muitas categorias

Um número menor de categorias vai lhe permitir um acompanhamento mais fácil das suas despesas e receitas; um número muito grande pode dificultar o uso e ficar confuso.

Procure reunir itens de natureza similar em uma mesma categoria, p.ex., despesas com aluguel, condomínio, luz, água e gás, podem ser todas lançadas em uma categoria denominada “Moradia”, porque são todas relacionadas à sua residência.

Observe sempre se os itens são de mesma natureza, se tem algo em comum. Não faria muito sentido reunir em uma mesma categoria aluguel com despesas escolares por exemplo.

Despesas com empregada, diarista, jardineiro, babá, podem ser reunidas em uma categoria específica denominada, p.ex., “Serviços Domésticos”. Entretanto, se suas despesas com serviços domésticos, consistem de apenas uma diarista e nada mais, então você pode lançar a diarista na categoria “Moradia” e eliminar a categoria “Serviços Domésticos”.

Caso tenha algum item de despesa que está interessado em controlar mais de perto, pode usar uma categoria individual para lançamentos deste item, mas também é possível usar o artifício de escrever uma “palavra chave” na descrição das despesas que permite mais tarde separar estes lançamentos fazendo uma pesquisa de texto. Por exemplo, se em todos lançamentos de pagamento de sua conta de luz você colocar a palavra “luz”, é possível saber o quanto gastou neste item por mês, por ano, ou mesmo obter um gráfico, pesquisando a palavra “luz”, mesmo que esta despesa não esteja separada em uma categoria específica, mas junta com outras na categoria “Moradia”. Se quer saber o quanto gastou de gasolina em seu carro e se em todos lançamentos deste item colocou a palavra "gasolina" é fácil separar estes itens colocando esta palavra na tela de Pesquisa.

HABILITAÇÕES DAS CATEGORIAS

É uma tabela, de uso opcional, que determina em quais contas uma determinada categoria de receita ou despesa pode ser utilizada. Normalmente não precisamos nos preocupar com isto, porque o programa habilita as categorias adequadas de acordo com o tipo das contas, porém nós podemos alterar estas habilitações se necessário. Veja aqui como fazer isto.

SUPERCATEGORIAS E GRUPOS

Para definir quais são as Supercategorias ou Grupos que você pretende utilizar, pressione o botão "Definição dos Grupos" na tela de definição das "Receitas" ou "Despesas". Surge uma tela como abaixo:

Para criar uma nova Supercategoria ou Grupo, basta escrever seu nome na última linha em branco e dar uma descrição. Para alterar um grupo ou supercategoria já definida, basta escrever por cima e para excluir, clique na barra de seleção do lado esquerdo, que fica preta na linha escolhida (no exemplo acima a linha "Eventos" foi selecionada) e depois pressione a tecla "Del". O grupo a ser excluído não poderá estar sendo utilizado em nenhuma categoria para ser excluído.

Se criamos por exemplo, uma supercategoria chamada "Transporte" abrangendo as categorias "Carro, combustível, manutenção", "Estacionamento" e "Ônibus, taxi, metrô", podemos separar no gráfico Perfil das Receitas e Despesas, só estas despesas selecionando o grupo "Transporte":

Mas se quisermos analisar o aspecto mais geral das nossas despesas, iremos querer que estas despesas apareçam reunidas como um só item "Transporte", assim como outras supercategorias, então escolhemos a opção "acumular valores por supercategoria" como no exemplo abaixo:

Assim vemos que as Supercategorias e grupos dão uma grande flexibilidade de análise das nossas receitas e despesas.