Responsable(s)

Alfredo Gutiérrez, Sergio Rodríguez, César Casallas

Objetivo del cargo / órgano

Definir la estrategia superior de Ecoholding, aprobar decisiones corporativas de alto impacto, proteger la sostenibilidad financiera, evaluar la gestión gerencial y garantizar el crecimiento ordenado de la empresa.

Funciones detalladas

• Aprobar la visión, objetivos, líneas estratégicas y prioridades anuales de Ecoholding.

• Aprobar presupuestos anuales, inversiones relevantes, endeudamiento significativo, apertura de nuevas líneas de negocio y alianzas estratégicas.

• Evaluar mensualmente los resultados financieros, comerciales, técnicos y operativos presentados por la Gerencia General.

• Definir políticas de gobierno corporativo, ética empresarial, manejo de conflictos de interés y control interno.

• Supervisar que la Gerencia General implemente mecanismos de control sobre caja, cartera, rentabilidad, compras, contratación y ejecución de proyectos.

• Aprobar cambios estructurales en cargos directivos, esquemas de remuneración, comisiones, bonificaciones e incentivos.

• Solicitar planes de mejora cuando existan desviaciones relevantes en ventas, utilidad, caja, cartera, obras o satisfacción del cliente.

Nivel de autoridad

• Aprobar o rechazar decisiones estratégicas.

• Solicitar información adicional a la Gerencia.

• Definir lineamientos de política interna.

• Exigir planes de acción y seguimiento.

Entregables obligatorios

• Acta de Junta Directiva.

• Aprobaciones estratégicas.

• Lineamientos corporativos.

• Recomendaciones de mejora.

Indicadores de gestión sugeridos

• Rentabilidad general.

• Crecimiento de ventas.

• Cumplimiento presupuestal.

• Nivel de cartera.

• Riesgos estratégicos mitigados.

Interacción con otras áreas

Este cargo debe actuar bajo comunicación formal, trazabilidad documental y cumplimiento de los flujos definidos en este manual. Toda solicitud, decisión, aprobación o novedad relevante debe quedar registrada en el formato correspondiente, correo institucional, acta, CRM, ficha técnica, orden de compra, checklist o reporte semanal.

Responsable(s)

César Casallas

Objetivo del cargo / órgano

Dirigir integralmente Ecoholding, liderar la gestión financiera y administrativa general, articular las áreas, tomar decisiones gerenciales y garantizar que las ventas se conviertan en proyectos rentables, ejecutables y sostenibles.

Funciones detalladas

• Representar legal, comercial e institucionalmente a Ecoholding ante clientes, bancos, aliados, proveedores y entidades públicas o privadas.

• Dirigir el cumplimiento de metas comerciales, financieras, administrativas, técnicas y operativas.

• Aprobar presupuestos, compras relevantes, contratación de personal, esquemas comerciales y políticas internas.

• Controlar semanalmente caja, bancos, cartera, pagos, compras, obras activas, ventas, pipeline y riesgos.

• Coordinar con el Director Comercial el cumplimiento de metas, forecast, cierres, alianzas, clientes críticos y oportunidades de alto valor.

• Coordinar con Ingeniería la viabilidad técnica, presupuestos, rentabilidad, calidad y riesgos de cada proyecto.

• Coordinar con Administración y Contabilidad el flujo de caja, disponibilidad de recursos, programación de pagos y control documental.

• Definir prioridades cuando existan conflictos entre ventas, caja, capacidad técnica, recursos humanos o cronogramas de obra.

• Revisar el margen de cada proyecto antes de aprobar descuentos, compras extraordinarias o modificaciones de alcance.

• Garantizar que la información entregada a la Junta Directiva sea confiable, actualizada y útil para la toma de decisiones.

Nivel de autoridad

• Aprobar ventas especiales, descuentos, compras mayores y compromisos contractuales.

• Suspender proyectos que no tengan soporte técnico, financiero o documental suficiente.

• Exigir reportes semanales y mensuales a todas las áreas.

• Escalar asuntos estratégicos a la Junta Directiva.

Entregables obligatorios

• Acta de Comité Gerencial Semanal.

• Dashboard mensual gerencial.

• Decisiones aprobadas.

• Plan de acción por riesgos.

• Reporte a Junta Directiva.

Indicadores de gestión sugeridos

• Ventas mensuales.

• Utilidad bruta y neta.

• Caja disponible.

• Cartera vencida.

• Backlog comercial y operativo.

• Obras activas en control.

• Cumplimiento de forecast.

• Riesgos cerrados.

Interacción con otras áreas

Este cargo debe actuar bajo comunicación formal, trazabilidad documental y cumplimiento de los flujos definidos en este manual. Toda solicitud, decisión, aprobación o novedad relevante debe quedar registrada en el formato correspondiente, correo institucional, acta, CRM, ficha técnica, orden de compra, checklist o reporte semanal.

Responsable(s)

Sebastián Rubiano

Objetivo del cargo / órgano

Ser el canal formal de comunicación y coordinación entre el área contable, área técnica, ingeniería, comercial y gerencia, garantizando que los proyectos tengan recursos, compras, personal, evidencias y seguimiento permanente.

Funciones detalladas

• Coordinar la comunicación diaria entre Gerencia, Ingeniería, Contabilidad, Comercial y Técnicos.

• Mantener actualizada la Ficha Técnica de Proyecto con estado, recursos, compras, riesgos, evidencias, responsables, avances y novedades.

• Apoyar en campo a Ingeniería en levantamientos, visitas, planos, validaciones, registro fotográfico y control de ejecución.

• Realizar seguimiento a cada obra activa, verificando cronograma, recursos, materiales, personal, cumplimiento técnico y novedades.

• Coordinar con la Asistente Contable y Administrativa las órdenes de compra, proveedores, soportes, pagos, facturas y trazabilidad por proyecto.

• Controlar el personal operativo en asistencia, tiempos, desplazamientos, actividades asignadas, rendimiento y novedades.

• Consolidar evidencias de obra: fotografías, actas, checklist, soportes de materiales, entregas y reportes de avance.

• Informar a Gerencia cualquier desviación en costos, tiempos, calidad, personal, materiales, cliente o seguridad.

• Apoyar la programación logística de materiales, herramientas, transporte, viáticos, ingreso a obra y coordinación con cliente.

• Validar que ninguna ejecución inicie sin alcance aprobado, presupuesto, responsable, materiales mínimos y ficha técnica creada.

Nivel de autoridad

• Solicitar información obligatoria a Ingeniería, Técnicos, Comercial y Contabilidad.

• Detener o escalar actividades cuando falten recursos, seguridad, autorización o claridad técnica.

• Solicitar compras y recursos según presupuesto aprobado.

• Reportar incumplimientos de personal o proveedores.

Entregables obligatorios

• Ficha Técnica de Proyecto actualizada.

• Reporte semanal de proyectos.

• Control de personal de campo.

• Matriz de compras y recursos.

• Registro de riesgos y evidencias.

Indicadores de gestión sugeridos

• Porcentaje de fichas técnicas actualizadas.

• Cumplimiento de cronogramas.

• Compras con soporte completo.

• Evidencias completas por proyecto.

• Novedades cerradas oportunamente.

• Personal controlado por obra.

Interacción con otras áreas

Este cargo debe actuar bajo comunicación formal, trazabilidad documental y cumplimiento de los flujos definidos en este manual. Toda solicitud, decisión, aprobación o novedad relevante debe quedar registrada en el formato correspondiente, correo institucional, acta, CRM, ficha técnica, orden de compra, checklist o reporte semanal.

Responsable(s)

Johana Delgado

Objetivo del cargo / órgano

Garantizar el registro contable, control bancario, compras, proveedores, cartera, nómina, pagos y soporte administrativo de Ecoholding, entregando información financiera clara, semanal y confiable para la toma de decisiones.

Funciones detalladas

• Registrar oportunamente facturas de venta, facturas de compra, recibos de caja, egresos, causaciones, legalizaciones, nómina y demás movimientos contables.

• Realizar conciliaciones bancarias, control de bancos y seguimiento de saldos disponibles.

• Gestionar proveedores: solicitud de cotizaciones, comparación de precios, creación de órdenes de compra, seguimiento de entrega y validación de soportes.

• Buscar mejores precios y condiciones de pago sin sacrificar calidad técnica ni cumplimiento del proyecto.

• Administrar cartera: facturación, seguimiento a vencimientos, cobro preventivo, acuerdos de pago y reporte de clientes críticos.

• Programar pagos a proveedores, nómina, seguridad social, impuestos, servicios, anticipos, viáticos y obligaciones financieras.

• Preparar el Dashboard Financiero Semanal con bancos, cartera, pagos, compras y flujo proyectado.

• Controlar archivo físico y digital de facturas, contratos, órdenes de compra, recibos, comprobantes, certificados, pólizas y documentos administrativos.

• Informar a Gerencia y Dirección Administrativa riesgos de caja, cartera vencida, proveedores críticos, pagos urgentes o compras sin soporte.

• Apoyar la organización documental para procesos comerciales, contratos, licitaciones, garantías, pólizas y cierres de proyecto.

Nivel de autoridad

• Solicitar soportes completos antes de registrar, pagar o legalizar.

• No procesar compras sin aprobación, cotización, orden de compra o centro de costo cuando aplique.

• Escalar cartera vencida y pagos críticos.

• Recomendar alternativas de compra según precio, plazo y disponibilidad.

Entregables obligatorios

• Dashboard financiero semanal.

• Conciliaciones bancarias.

• Reporte de cartera.

• Reporte de pagos y compras.

• Órdenes de compra.

• Archivo contable y administrativo.

Indicadores de gestión sugeridos

• Conciliaciones al día.

• Cartera gestionada.

• Pagos programados sin retrasos críticos.

• Compras con soporte.

• Flujo proyectado actualizado.

• Documentos completos por proyecto.

Interacción con otras áreas

Este cargo debe actuar bajo comunicación formal, trazabilidad documental y cumplimiento de los flujos definidos en este manual. Toda solicitud, decisión, aprobación o novedad relevante debe quedar registrada en el formato correspondiente, correo institucional, acta, CRM, ficha técnica, orden de compra, checklist o reporte semanal.

Responsable(s)

Sergio Rodríguez

Objetivo del cargo / órgano

Diseñar, presupuestar, administrar y controlar técnicamente cada proyecto, apoyando al área comercial en cotizaciones, visitas y seguimiento, y garantizando diseño, presupuesto, estandarización, calidad y lecciones aprendidas.

Funciones detalladas

• Diseñar proyectos solares, eléctricos, de movilidad eléctrica y demás soluciones técnicas de Ecoholding.

• Elaborar presupuestos técnicos detallados con equipos, materiales, mano de obra, transporte, herramientas, riesgos, imprevistos y margen esperado.

• Apoyar al área comercial en visitas técnicas, diagnóstico, factibilidad, alcance, explicación técnica y preparación de propuestas.

• Administrar y controlar cada obra desde el punto de vista técnico, validando diseño, cronograma, calidad, seguridad y entrega final.

• Crear y mantener la herramienta obligatoria Ficha Técnica del Proyecto con cliente, potencia, ROI, equipos, materiales, riesgos, cronograma, presupuesto, responsable y evidencias.

• Estandarizar procesos de instalación, pruebas, puesta en marcha, checklist, garantías, mantenimientos y documentación técnica.

• Definir especificaciones mínimas de equipos, marcas, materiales, calibres, protecciones, estructuras y condiciones de instalación.

• Validar compras técnicas antes de su adquisición, garantizando compatibilidad, calidad, disponibilidad y costo presupuestado.

• Coordinar técnicamente a Técnicos Especializados y Técnicos Junior.

• Documentar lecciones aprendidas al cierre de cada proyecto para mejorar futuros diseños, presupuestos y ejecuciones.

Nivel de autoridad

• Aprobar diseños, presupuestos técnicos y especificaciones.

• Rechazar materiales que no cumplan estándar técnico.

• Definir el método de instalación y pruebas.

• Solicitar suspensión de obra por riesgo técnico, seguridad o falta de calidad.

Entregables obligatorios

• Ficha Técnica del Proyecto.

• Diseños y planos.

• Presupuestos técnicos.

• Cronograma de obra.

• Checklist técnico.

• Informe de cierre y lecciones aprendidas.

Indicadores de gestión sugeridos

• Presupuestos sin desviaciones relevantes.

• Obras entregadas a tiempo.

• Cero reprocesos críticos.

• Calidad validada por checklist.

• Lecciones aprendidas documentadas.

• Apoyo oportuno a cotizaciones.

Interacción con otras áreas

Este cargo debe actuar bajo comunicación formal, trazabilidad documental y cumplimiento de los flujos definidos en este manual. Toda solicitud, decisión, aprobación o novedad relevante debe quedar registrada en el formato correspondiente, correo institucional, acta, CRM, ficha técnica, orden de compra, checklist o reporte semanal.

Responsable(s)

Alexander Palacios y Daniel Villalobos

Objetivo del cargo / órgano

Ejecutar las obras en campo con calidad, seguridad, orden técnico y cumplimiento de los estándares definidos por Ingeniería y Ecoholding.

Funciones detalladas

• Ejecutar instalaciones, mantenimientos, diagnósticos, montajes, conexiones, pruebas y puestas en marcha.

• Cumplir diseños, planos, especificaciones, fichas técnicas, instrucciones de Ingeniería y estándares de seguridad.

• Coordinar en campo al Técnico Junior asignado, distribuyendo actividades, verificando calidad y corrigiendo errores.

• Reportar diariamente avances, novedades, riesgos, faltantes de material, cambios de condición y evidencias fotográficas.

• Diligenciar el Check List de Instalación y obtener firma del cliente o responsable de recibo.

• Cuidar herramientas, equipos, materiales, vehículo, EPP y recursos asignados.

• Verificar que los materiales instalados correspondan a los aprobados por Ingeniería y Administración.

• Informar inmediatamente condiciones inseguras, daños, desviaciones, reclamos del cliente o imposibilidad de continuar.

• Apoyar pruebas funcionales, mediciones, configuración de equipos y entrega técnica al cliente.

• Mantener trato respetuoso, profesional y claro con clientes, compañeros, proveedores y aliados.

Nivel de autoridad

• Organizar técnicamente el trabajo de campo según instrucciones recibidas.

• Solicitar aclaraciones técnicas antes de ejecutar cambios.

• Reportar y detener trabajos inseguros.

• Validar entrega con cliente mediante checklist.

Entregables obligatorios

• Check List de Instalación firmado por técnico y cliente.

• Registro fotográfico.

• Reporte de avances.

• Reporte de novedades y materiales.

• Acta de entrega cuando aplique.

Indicadores de gestión sugeridos

• Instalaciones sin reprocesos.

• Checklist completos.

• Cumplimiento de tiempos.

• Uso correcto de materiales.

• Cero incidentes evitables.

• Satisfacción del cliente.

Interacción con otras áreas

Este cargo debe actuar bajo comunicación formal, trazabilidad documental y cumplimiento de los flujos definidos en este manual. Toda solicitud, decisión, aprobación o novedad relevante debe quedar registrada en el formato correspondiente, correo institucional, acta, CRM, ficha técnica, orden de compra, checklist o reporte semanal.

Responsable(s)

David Rojas y Sergio Camacho

Objetivo del cargo / órgano

Apoyar la ejecución técnica de obras y avanzar en una ruta de crecimiento que permita adquirir competencias para convertirse progresivamente en Técnico Instalador y Técnico Especializado.

Funciones detalladas

• Apoyar cargue, descargue, organización y protección de materiales, herramientas y equipos.

• Apoyar actividades básicas de instalación bajo supervisión: montaje, perforaciones, cableado básico, limpieza, etiquetado y orden de obra.

• Realizar registro fotográfico, organización de evidencias y apoyo documental solicitado por el Técnico Especializado o Director Administrativo.

• Mantener orden, aseo y seguridad en la zona de trabajo.

• Cumplir instrucciones técnicas y preguntar antes de ejecutar actividades no autorizadas.

• Cuidar herramientas, EPP, materiales y equipos asignados.

• Apoyar desplazamientos, logística de campo y preparación de materiales antes de iniciar obra.

• Aprender estándares de Ecoholding en instalación, seguridad, calidad, atención al cliente y documentación.

• Reportar novedades o riesgos al Técnico Especializado.

• Participar en procesos de capacitación y retroalimentación.

Nivel de autoridad

• Ejecutar actividades básicas asignadas bajo supervisión.

• Solicitar apoyo cuando no tenga claridad.

• Reportar riesgos o errores identificados.

Entregables obligatorios

• Registro fotográfico.

• Apoyo al checklist.

• Control de herramientas.

• Reporte de tareas ejecutadas.

Indicadores de gestión sugeridos

• Puntualidad.

• Disciplina operativa.

• Aprendizaje técnico.

• Orden y cuidado de herramientas.

• Calidad del apoyo en obra.

Interacción con otras áreas

Este cargo debe actuar bajo comunicación formal, trazabilidad documental y cumplimiento de los flujos definidos en este manual. Toda solicitud, decisión, aprobación o novedad relevante debe quedar registrada en el formato correspondiente, correo institucional, acta, CRM, ficha técnica, orden de compra, checklist o reporte semanal.

Responsable(s)

Alexander Nava

Objetivo del cargo / órgano

Dirigir toda la gestión comercial de Ecoholding, coordinar comerciales directos e internos, administrar planes de venta, estrategias, zonificaciones, alianzas, pipeline, forecast, CRM y seguimiento semanal de oportunidades.

Funciones detalladas

• Diseñar el plan comercial anual, mensual y semanal de Ecoholding.

• Definir metas por línea, zona, canal, comercial, aliado y tipo de cliente.

• Coordinar comerciales internos, externos, agentes, aliados y canales de venta.

• Administrar el CRM como fuente oficial de información comercial.

• Garantizar que toda oportunidad avance por las etapas oficiales: Prospecto, Diagnóstico, Visita técnica, Cotización, Negociación, Cierre, Ganado o Perdido.

• Preparar y presentar semanalmente el Comité Comercial con pipeline, forecast, cotizaciones, clientes críticos, competencia y alianzas.

• Preparar forecast mensual con valor esperado, probabilidad, fecha de cierre, responsable, riesgos y acciones de cierre.

• Coordinar con Ingeniería visitas técnicas, presupuestos, diseños, alcances y validación de factibilidad.

• Coordinar con Administración el inicio de proyectos vendidos, documentos, anticipos, cronogramas y entrega de información al cliente.

• Realizar seguimiento a cotizaciones enviadas, cierres pendientes, clientes de alto potencial y oportunidades perdidas.

• Analizar competencia, precios, objeciones, tendencias de mercado, necesidades regionales y oportunidades de alianzas.

• Reportar a Gerencia ventas reales, ventas proyectadas, negocios críticos, desviaciones de forecast y necesidades de apoyo.

Nivel de autoridad

• Definir estrategia comercial operativa.

• Asignar oportunidades a comerciales o aliados.

• Exigir actualización del CRM.

• Solicitar apoyo técnico y administrativo para cierres.

• Recomendar descuentos, condiciones comerciales y alianzas a Gerencia.

Entregables obligatorios

• Pipeline semanal.

• Forecast mensual.

• Reporte de cotizaciones.

• Reporte de clientes críticos.

• Plan comercial por zona.

• Reporte de alianzas y competencia.

Indicadores de gestión sugeridos

• Ventas cerradas.

• Cumplimiento de forecast.

• Oportunidades actualizadas en CRM.

• Tasa de conversión.

• Valor de pipeline.

• Cotizaciones enviadas y ganadas.

• Clientes críticos gestionados.

Interacción con otras áreas

Este cargo debe actuar bajo comunicación formal, trazabilidad documental y cumplimiento de los flujos definidos en este manual. Toda solicitud, decisión, aprobación o novedad relevante debe quedar registrada en el formato correspondiente, correo institucional, acta, CRM, ficha técnica, orden de compra, checklist o reporte semanal.