comercial

DIRECTRICES OPERATIVAS Y PROCEDIMIENTOS

Para Área Comercial

A. Solicitud de cotización

• Las cotizaciones deben solicitarse a través del sistema interno o vía correo electrónico con toda la información necesaria.

• Datos requeridos en la solicitud:

  • Origen y destino de la carga.

  • Tipo de mercancía y código HS.

  • Peso y dimensiones de cada bulto.

  • Modalidad de transporte (Aéreo, Marítimo, Terrestre o Multimodal).

  • Incoterm aplicable (EXW, FOB, CIF, etc.).

  • Servicios adicionales requeridos (seguro, almacenaje, despacho aduanero, etc.).

  • Fecha estimada de salida y llegada.

B. Gestión de Cotizaciones

• Las cotizaciones deben ser atendidas dentro de un plazo máximo de 2 horas en el caso de solicitudes urgentes.

• Los ejecutivos comerciales deben verificar las tarifas en el sistema de Pricing y negociar con proveedores si es necesario.

• Todas las cotizaciones deben ser documentadas en el CRM o sistema interno para trazabilidad y seguimiento.

C. Seguimiento y Cierre de Venta

• Realizar seguimiento a cada cotización enviada para maximizar la tasa de conversión.

• Registrar respuestas de clientes y objeciones en el CRM.

• Una vez aceptada la cotización, proceder con la confirmación formal del servicio y coordinar con el área operativa.

• Notificar al equipo de operaciones sobre los detalles del embarque asegurando que toda la documentación esté lista.

D. Formalización de Instrucciones

• Las instrucciones de embarque deben ser enviadas al área de operaciones vía correo electrónico y registradas en el sistema para trazabilidad.

• No se aceptarán instrucciones a través de WhatsApp sin su respectiva confirmación formal por correo.

• Las cargas y operaciones deben atenderse en el orden en que fueron confirmadas sin alterar prioridades.

E. Educación del Cliente

• Informar a los clientes sobre los tiempos de respuesta esperados para cada solicitud.

• Educar sobre la importancia de enviar la documentación completa desde el inicio para evitar demoras en los procesos de embarque y despacho aduanero.

F. Monitoreo y Mejora Continua

• Realizar análisis de efectividad en cotizaciones y cierre de ventas.

• Implementar mejoras en la estrategia de pricing y comunicación con clientes según resultados.