4. Problem och lösningar
Det har identifierats flera olika problem som orsakar stress och bidrar till att skapa ohållbara förutsättningar för engagemang. Men det finns också flera enkla lösningar och bra första steg att ta. Här kan du läsa om olika problem och lösningar.
Psykologerna Christina Maslach och Michael Leiter har identifierat sex områden som är särskilt viktiga för att förebygga stress och ohälsa. Du kan läsa mer om dessa i boken "Brinntid" skriven av Pernilla Alexandersson och Sanna Lilie.
Arbetsbelastning
hur mycket en jobbar kopplat till möjligheten att återhämta sig och mängden arbetsuppgifter i relation till hur mycket tid man har.
Känslan av kontroll
hur kan en påverka det en gör och sin egen situation?
Återkoppling, uppmärksamhet och erkännande
hur en upplever att återkopplingen är i förhållande till ens arbetsinsats.
Social omgivning
relationer till de på jobbet/skolan/organisationen och de utanför som familj och vänner.
Rättvisa och respekt
hur en ser att människor behandlas med respekt och att beslut känns rättvisa. Det viktiga är inte alltid att få som en vill men att det som att beslut fattas på ett riktigt sätt.
Meningsfulla och värdefulla arbetsuppgifter
att en får göra det som upplevs som meningsfullt av en själv och att arbetet stämmer överens med ens egna värderingar.
Även Maktsalongen har identifierat vissa problem och lösningar. Vissa är på individnivå och andra på organisationsnivå. Dessa är hämtade från boken “Stress och motståndskraft” av Maktsalongen. Vill du götta ner dig rejält i detta rekommenderar vi att du laddar ner den gratis eller köper den.
Osynliga uppgifter leder till stress
För att en organisation ska fungera räcker det sällan att göra det som står i verksamhetsplanen. Det finns många små uppgifter som bara måste göras som att boka lokal, köpa fika, underlag sammanställs och mejlas ut, fixa signaturer på protokoll. Detta görs ofta, men inte alltid, av en kvinna. Osynliga uppgifter skapar stress, ojämställdhet och är förrädiska eftersom de tar mycket tid utan att ge credd
Lyft upp de osynliga uppgifterna, gör dom synliga och fördela dom på ett rättvist sätt.
Det farliga i det roliga
Att vara engagerad är fantastiskt, roligt och utvecklande. Det är sällan de tråkiga uppgifterna eller uppdragen som gör att det blir för mycket, utan de roliga uppdrag, de en inte kan tacka nej till.
Varje person måste själv ta ansvar för att inte ta på sig för mycket och organisationen måste se till att individerna inte får för många uppgifter.
Tacka aldrig ja direkt, tänk över det några dagar och fundera på om du verkligen har tid, ork och lust att göra detta innan du tackar ja.
Prestationsbaserad självkänslaPersoner med prestationsbaserad självkänsla låter sin självkänsla, alltså hur de ser på och uppfattar sitt eget värde styras av sina prestationer. Förenklat innebär det att om det går känner de sig som bra människor och om det går dåligt känner de sig som dåliga människor. Personer med prestationsbaserad självkänsla ignorerar varningssignaler om att de inte mår bra om det innebär ett hinder för deras prestationer.
Skapa tydliga strukturer, avgränsade uppdrag med tydliga mål och förväntningar samt att ge inflytande för sitt uppdrag och själva bestämma arbetstakt.
Det gränslösa uppdraget
I ideella organisationer finns det ett starkt engagemang som verkar vara gränslöst. Medlemmarna brinner för vad de gör och utan engagemanget skulle inte organisationen överleva, eftersom våra organisationer grundar sig helt eller till största delen på frivilligarbete. Organisationers syfte är stort och visionärt vilket gör att det är svårt att känna sig klar, det finns alltid mer att göra. Det gränslösa uppdraget bidrar till stress eftersom det kan vara svårt att slappna av och vara ledig från att rädda världen.
Räkna timmar
Som ideellt engagerad är det lätt att låta timmarna rinna iväg och ofta lägger vi ner fler timmar än vi tror och är rimligt för oss och våra förutsättningar. Fundera ut i förväg hur många timmar i veckan du kan och vill lägga på ditt engagemang och ta hänsyn till allt annat i ditt liv. Kom överens i er styrelse eller grupp om hur många timmar olika uppdrag får ta per vecka och håll er till det.
Kommunicera förväntningar
Att vara ny i sin roll, sitt uppdrag eller möta en ny grupp du ska arbeta med är både roligt och en påfrestning. Skriv ner beskrivningar om alla roller. Vad förväntas av rollen, hur mycket tid förvänta en lägga ned. Det kan vara både högt och lågt och glöm inte att dela på de osynliga uppgifterna. Detta kan ni göra tillsammans för gruppen som helhet och för varje persons roll. Är det rimligt? Om inte gå tillbaka och revidera.
Anpassa uppdraget När det är dags att göra verksamhetsplan, projektplan eller liknande är det lätt att tänka stort och anpassa resurserna efter vad ni vill göra och inte vad ni faktiskt har möjlighet att göra. Det är vanligt att stora projekt påbörjas men inte slutförs vilket är slöseri med resurser. Anpassa förtroendeuppdrag och projekt efter hur mycket tid, pengar och energi ni har.
Sätt delmål Med många och stora mål kan det vara svårt att veta när de uppnåtts eller så tar det väldigt lång tid. Bryt ner det stora målet i mindre som är lätta att pricka av. Det skapar också tydlighet och är lättare att stämma av vilket reducerar stress.
Fira framgångarna Att fira framgångar handlar inte bara om att göra trevliga saker utan om att uppmärksamma det hårda arbete som alla personer i organisationen lägger ner. Genom att fira framgångar så påminns alla i organisationen om allt som ni gör bra och fokus flyttas från det som är kvar att göra till det ni åstadkommit. Små succér är lika viktiga att fira som stora, speciellt i stora och långa processer.
Brist på prioriteringar
Befintligt engagemang föder ofta nytt engagemang och det kan vara svårt att prioritera vad som ska ges tid och energi. Genom att inte prioritera bort uppgifter och åtaganden blir situationen förr eller senare ohållbar och skapar långvarig stress.
Vänta med svaret
När en blir frågad om att göra en ny uppgift eller uppdrag är det lätt att bli både peppad och smickrad och tacka ja innan du har funderat på om du verkligen har den tid och energi som krävs. Så när du får en fråga, be om att få fundera någon dag innan du svarar. Gör alltid det även om du vet vad du vill svara. Om du tillfrågar någon annan be inte att få ett svar direkt utan säg till personen att tänka på det i några dagar.
Prioritera på riktigt Att prioritera handlar om att säga vad som är viktigt och inte viktigt och strunta i det oviktiga. Det som inte är vikigt ska inte göras och allt är inte viktigt. Om en person tror att allt är viktigt behöver den hjälp av någon utomstående med att prioritera. Det finns verktyg för att hjälpa er göra detta här.
Den trendande stressnormen
Istället för att belysa problemet med stress och psykisk ohälsa och har det blivit något självklart och en naturlig del av våra organisationer. I många organisationer anses det coolt att vara stressad och ha mycket att göra, kanske eftersom det visar att en är viktig. Sättet vi pratar om stress bidrar till att skapa ett klimat där stress är norm.
“Hur mår vi” - runda Arbetet med psykisk hälsa måste pågå hela tiden och vara en naturlig del av organisationen. Börja alltid varje möte med en runda där var och en får prata om vad en jobbar med just nu, hur en mår och om det är något speciellt som påverkar den personen just nu.
Tänk på språket Hur vi pratar om stress. psykisk hälsa och hälsa har stor betydelse. Om vi pratar om stress som något normalt, häftigt och förknippat med framgång och goda prestationer riskerar det att skuldbelägga de som upplever negativ stress. Svaret på frågan “hur är det?” ska inte alltid vara “det är lite mycket just nu”.
Kom överens om rimliga normer Det är svårt att vara ensam om att vilja förändra så sätt er tillsammans i alla olika grupper och kom överens om spelregler gällande vad som förväntas och vad som ska ses som rimligt. Vad förväntas i form av tillgänglighet, att prioritera bort arbetsuppgifter, antalet timmar ni arbetar per vecka osv.
Vi vet för lite om stress
Trots att vi kommit långt vet fortfarande alldeles för många för lite om psykisk ohälsa. Fortfarande finns det för många som tror att psykisk ohälsa är ett tecken på svaghet och ämnet är tabubelagt. Rädslan för andras reaktioner kan leda till tystnad och då blir det svårare att få hjälp.
Utbilda dig Stress behöver inte vara farligt och genom att lära dig att tidigt upptäcka varningssignaler från din kropp kan du göra förändringar i din vardag innan det är för sent.
Kartlägg organisationenFör att kunna göra förändringar måste ni veta hur det ser ut i organisationen. Är stress ett vanligt problem? Vilka är stressade? Är det utspritt i hela organisationen eller är vissa uppdrag mer utsatta?
Snäv rekrytering = hög belastning
I organisationer sker årligen mängder av rekryteringar till olika uppdrag, alltifrån att sitta i en styrelse till att åka på riksårsmötet. Ibland är processen formell där personer får söka uppdrag. Men det är lätt att bara fråga någon som redan har varit engagerad och det kan vara svårt för den tillfrågade att tacka nej även om de redan har tillräckligt att göra. Detta gör att vissa personer riskerar att drabbas av hög arbetsbelastning samt att tröskeln för engagemang höjs vilket gör organisationen exkluderande och uteslutande.
Låt fler ta plats Nästa gång ni behöver någon till ett uppdrag, försök hitta någon ny, som inte redan har en eller flera uppdrag i organisationen.Satsa inte på det säkra kortet och låt folk sök uppdrag istället för att bara tillfråga dem ni kommer att tänka. Istället för att en person jobbar med kampanjer kan ni ha en grupp som gör det tillsammans.
Sänk tröskeln för engagemang Det finns många olika sätt att bidra till en organisation på. Alla kanske inte har viljan eller möjligheten att sitta i en styrelse eller göra något annat som kräver många timmars arbete. Titta på er organisation och gör en engagemangstrappa. Vad kan en göra om en har tio minuter, en timme, en dag eller ett para timmar i månaden?
Skapa möjlighet för återhämtning I organisationer och de flestas liv finns perioder av arbetstoppar då det är mer att göra, vilket är helt naturligt, men efter det är det viktigt med en lugnare period. Återhämtningen behöver vara proportionerlig i relation till arbetsinsatsen. Var lediga efter ett årsmöte och kom överens om en dag i veckan ni är lediga från ert uppdrag.