Verksamhetsplan

Verksamhetsplanen är ett styrdokument som antas av årsmötet.

Kanske känner du till berättelsen om Alice i Underlandet? I den kommer Alice till ett vägskäl. Där finns ett träd där en flinande katt sitter.

Alice frågar katten:

• • “Vill du vara snäll och tala om för mig vilken väg jag ska ta härifrån?”

  • “Det beror på vart du vill komma?” svarade katten.

  • “Det spelar inte så stor roll….”, sa Alice.

  • “Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar”, sa katten.

Denna berättelse visar att om du inte vet vart du skall så blir det svårt att använda din tid väl. Du riskerar att planlöst irra runt och slösa tid, för att du inte vet vart du vill. Att definiera ett mål hjälper oss människor att göra något konkret av en tanke.

Och det är det verksamhetsplanen ska bestå av, mål. Men det är vanligt att verksamhetsplanen snarare blir en lista på aktiviteter som ska genomföras istället för vilka mål som ska uppnås. Exempel Det kanske står att en utbildning ska genomföras. Problemet blir då att det endast finns information om vilken typ av aktivitet men det finns inget som pekar ut en riktning och kan ge information om vad utbildningen ska fyllas med eller varför den ska hållas. En utbildning är en metod för att uppfylla ett mål men det är målet som styr innehållet och upplägget på själva utbildningen.

Målet från årsmötet är kanske att medlemmarna ska känna sig delaktiga och finnas som en resurs för att hjälpa till att genomföra verksamhet för organisationen. Vilket sedan kokas ner av styrelsen i att det ska hållas en projektledningsutbildning för medlemmarna.

Mål ska vara SMARTA, det vill säga:

Specifika

Mätbara

Accepterade

Realistiska

Tidsbestämda

Först när målen är satta kan en bryta ned målen och se hur de ska uppnås, alltså vilka aktiviteter ska genomföras för att uppfylla målen. Ofta finns det flera olika sätt, vägar och metoder för att nå ett mål och det bästa är om ni alltid funderar inför varje aktivitet på vilket sätt den aktiviteten bidrar till att uppfylla de mål som ni har beslutat om.

Koppla till visionen

Har ni långsiktiga mål, en målbild eller en vision, om vart ni vill vara längre fram än vad verksamhetsplanen gäller? Koppla verksamhetsplanen till era mer långsiktiga. Ställ er alltid frågan "Hur bidrar den här verksamhetsplanen till att uppnå våra mer långsiktiga mål?".

Upplägg på verksamhetsplan

I större organisationer är det vanligt att en gör en verksamhetsplan med målen, alltså vad som ska uppnås och sedan kompletterar det men en aktivitetsplan som visar hur målen ska nås. Eftersom verksamhetsplanen beslutas om av årsmötet så är det en fördel om årsmötet enbart beslutar om målen, vad som ska uppnås, men inte hur, alltså aktiviteterna. Detta eftersom det ofta finns flera olika sätt att uppnå målen och det brukar bli bäst om det finns en viss flexibilitet i just hur målen ska uppnås. Om aktiviteterna beslutas av årsmötet tillsammans med målen måste ni i styrelsen i princip göra exakt de aktiviteterna och kan inte anpassa er efter vad som händer under året eller om ni får en bättre idé senare under året. Låt istället medlemmarna komma med önskemål och förslag under årsmötet om de har idéer, vilket de ofta har, om vilka aktiviteter de vill ha men undvik att allt för detaljerade saker står i verksamhetsplanen.

Exempel

Mål Ge aktiva medlemmar kunskap, verktyg och mod att vara ute och kampanja och medlemsvärva.

Aktivitet 1 En utbildning med fokus på medlemsvärvning där deltagarna får kunskap om samt får öva på att samtala med människor om vår politik och om att bli medlem.

Aktivitet 2 Inom två veckor efter utbildningnen anordnas ett kampanj-och värvningstillfälle där alla deltagarna kan delta och omsätta sina nya kunskaper i praktiken.