Strategiskt arbete

Börja med vart ni ska... ...inte hur ni ska ta er dit. Kanske känner du till berättelsen om Alice i Underlandet? I den kommer Alice till ett vägskäl. Där finns ett träd där en flinande katt sitter.

Alice frågar katten:

Och det är det verksamhetsplanen ska bestå av; mål. Men det är vanligt att verksamhetsplanen snarare blir en lista på aktiviteter som ska genomföras istället för vilka mål som ska uppnås. Exempel Det kanske står att en utbildning ska genomföras. Problemet blir då att det endast finns information om vilken typ av aktivitet men det finns inget som pekar ut en riktning och kan ge information om vad utbildningen ska fyllas med. En utbildning är en metod för att uppfylla ett mål men det är målet som styr innehållet och upplägget på själva utbildningen.

Mål ska vara SMARTA, det vill säga:

Specifika

Mätbara

Accepterade

Realistiska

Tidsbestämda

Först när målen är satta kan en bryta ned målen och se hur de ska uppnås, alltså vilka aktiviteter ska genomföras för att uppfylla målen. Ofta finns det flera olika sätt, vägar, metoder för att nå ett mål och det bästa är om ni alltid funderar inför varje aktivitet på vilket sätt den aktiviteten bidrar till att uppfylla de mål som ni har beslutat om.

3 nivåer kopplade till beslut Det finns tre nivåer kopplade till beslut och kanske främst till styrelsemöten. Strategisk - taktisk - operativ. Dessa kommer från anktikens Grekland och militären.

Strategi - "konsten att vinna ett helt krig"

• Minst 4-5 år

• Sätta riktning

• Kolla på helhet

• Långsiktighet

• Kolla omvärlden

• Större behov av strategi i stora organisationer

Taktik - "konsten att vinna en strid"

• Cirka 1-2 år

• Kolla på vissa delar

• Kortare tidsperspektiv

• Lärdomar av händelsers konsekvenser

Operativ - "konsten att kriga"

• Nuet

• Att genomföra, utföra, göra

I små organisationer brukar styrelsen behöva jobba med alla nivåerna. Även när beslut som är strategiska eller taktiska tagits blir det ofta styrelsen som ska genomföra det rent operativt, men dessa beslut behöver inte fattas av styrelsen som helhet. Det viktigaste är att beslut tas på rätt nivå och när hela styrelsen träffas och beslutar saker bör ni främst fokusera på strategiska och taktiska beslut snarare än operativa beslut. Operativa beslut kan ni delegera till utskott/grupper eller en enskild person i styrelsen eller en medlem utanför styrelsen som är ansvarig för exempelvis en medlemsträff.

Vikten av att tänka långsiktigt

Strategier fokuserar på hur ni och organisationen ska arbeta långsiktigt för att kunna uppnå de ändamål som har definierats för organisationen. Hur strategier och styrning mot era uppsatta mål ser ut kan se väldigt olika ut i olika organisationer.

Gemensamt för strategier är att de avser att hantera en systemnivå snarare än enskilda sakfrågor. Hur t.ex. aktiviteter ska utformas när det kommer till genomförande är operativa beslut som är bättre att de fattas av den person eller den grupp som är ansvarig. En av de viktigaste strategiska frågorna för styrelsen är hur resurser ska prioriteras både ekonomiska och personella. Det handlar lika mycket om att besluta om vad som ska göras och prioriteras och vad som inte ska göras när resurserna är begränsade.

Ett exempel på ett strategiskt beslut kan vara om ni tillexempel ska ta fram ett informationsmaterial. Det strategiska som styrelsen ska besluta om kan vara vad syftet med kampanjen är och vilka som ska nås med kampanjen. Medans att utveckla och sprida innehållet är operativt som utförs av ansvarig utifrån de strategiska ramarna.

Att skilja mellan strategi och verksamhet är inte enkelt, det finns ingen tydlig avgränsning och den kan variera i olika organisationer. Särskilt i ideell verksamhet är det svårt där styrelseledamöter eller andra medlemmar är de som också är de som behöver göra sakerna som det beslutas om när det inte finns anställda.

Styrelsen ansvarar på en övergripande nivå för vad som ska göras och varför men hur och när bör delegeras till den som är ansvarig för att göra aktiviteten. Diskutera gärna vad strategiska beslut betyder hos er. Även om det strategiska och operativa ansvaret är svårt att skilja i små organisationer så är det bra att göra genom att delegera ansvar för hur detaljer i saker ska lösas till den ansvariga och inte ta det på styrelsemötena, ta det hellre i arbetsgrupper utanför styrelsemötet.

Tänk på att styrdokumenten ni fått av årsmötet är som en karta för er i styrelsen. De visar verkligheten och vart ni ska. Ni i styrelsen behöver välja vilken stig mot målet ni ska ta från där ni är idag. Ni kanske inte hinner hela vägen men ni kan hinna en bit i rätt riktning. Rent krasst är det så att det är sällan en hinner uppleva resultatet av ens arbete och detta är ännu mer sant i ungdoms-och studentorganisationer där en ofta är en kortare tid. Men det är ändå viktigt att lägga grunden för de som kommer efter. Tillsammans med människor ni aldrig träffat kommer ni att åstadkomma förändring.

Sid 31 i ung i styrelsen

Checklista för bra delegation se sid 25 i ung i styrelsen.

Att göra projekt av er verksamhet

Idéer brukar finnas i ideella organisationer men det kan ofta saknas pengar för att kunna genomföra de. Om det är något nytt ni vill göra så är det bra att fundera på om det kan utformas som ett projekt och se om det går att söka pengar för att genomföra det ni vill. Politiska organisationer kan ha lite svårt att söka pengar men det finns bidrag att söka om en letar runt lite. I de flesta fall finns också pengar att söka för unga under 26 år i kommuner och landsting i alla fall och då också för er löpande verksamhet men det ställer då krav på att organisationen ska vara utformad på vissa sätt och medlen redovisas. Läs mer om finansiering här.