Årsmöte
Årsmötet är det högsta beslutande organet och hålls en gång per år. Hur årsmötet ska gå till står i er stadga så kolla där. Här nedan kommer generella riktlinjer och tips för årsmötet att presenteras
Varför har vi årsmöten?
Årsmöte är föreningens högsta beslutande organ och kan bestämma om allt! Det hålls en gång per år och när det ska vara och när ni ska kalla till årsmötet står i er stadga tillsammans med annan information om hur årsmötet ska gå till hos er.
Föreningar är medlemsorganisation som bygger helt på att medlemmarnas intressen och det är under årsmötet som de har möjlighet att sätta ramarna för året som kommer vilket styrelsen som förvaltar organisationen ska jobba mot. Att sätta ramarna för året betyder att ta ställning till vilket arbete som ska ske under kommande år, prioriteringar, politiska frågor och mål som ska drivas och vilka som ska sitta i styrelsen. Att styra organisationen som medlem genom årsmötet sker genom att närvara, framföra sina åsikter och rösta på årsmötet genom att ta ställning till olika styrdokument, motioner och propositioner. Styrdokumenten är kan vara budget, verksamhetsplan, policys, politiskt program och stadgar.
Motioner är förslag från medlemmar och propositioner är förslag från styrelsen (är ofta styrdokumenten).
Årsmöten hålls också för att vi ska kunna söka bidrag till organisationerna på riksnivå så det är väldigt viktigt att ni inte glömmer årsmötet för då får organisationen mer pengar och det betyder fler roliga saker och mer stöd för er ideellt aktiva.
Årsmötets delar
Årsmöten ser alltid lite liknande ut när det gäller upplägget även om dagordningen kan skilja sig något åt och exemplet här nedan kommer från normalstadgan. Delarna på dagordningen för årsmötet kan hur som delas in i fyra delar. Mer om själva innehållet i punkterna finns i förslag på dagordnings dokumentet som ligger här nere på sidan.
Formalia Sådant ni måste gå igenom för att kunna genomföra själva mötet på ett demokratiskt och smidigt sätt.
Mötets öppnande
Val av mötesfunktionärer (mötesordförande, mötessekreterare och justerare)
Fastställande av röstlängd
Fastställande av dagordning
Frågan om mötet är stadgeenligt utlyst
Senaste året
Redovisning från styrelsen och revisorn om hur förra året gått.
Verksamhetsberättelse för föregående verksamhetsår
Ekonomisk redovisning
Revisionsberättelse
Beslut om ansvarsfrihet för föregående styrelse
Nästa år
Beslut om ramarna för nästa år.
Fastställande av verksamhetsplan
Fastställande av rambudget
I tid inlämnade motioner och propositioner
Val
Välja personer till olika uppdrag under året.
Val av styrelse och eventuellt val av olika poster i styrelsen
Val av revisor
Val av eventuell valberedning
Formalia
Årsmöte avslutas med några mer formalia punkter också.
Övriga frågor
Mötets avslutande
Att göra inför årsmötet Som styrelse ansvarar ni för att arrangera årsmötet även om ni kan delegera uppgifterna. Ni behöver:
Kolla vad det står i stadgan om årsmötet.
Bestämma datum, tid och plats för årsmötet.
Skriva en kallelse. OBS att kolla vad stadgarna säger angående hur lång tid innan årsmöteskallelsen ska ut och vad den ska innehålla.Kallelsen behöver innehålla datum, tid och plats för årsmötet och datum då det är motionsstopp samt ett förslag på en dagordning.
Skriva dagordning (mall finns längst ner på sidan).
Skicka kallelsen till alla medlemmar i din avdelning/region. Kontaktpersonen ber rikskansliet om den uppdaterade medlemslistan.
Om ni har en facebooksida så kan ni skriva om årsmötet där och kanske göra ett event.
Hitta ordförande och sekreterare (tillsammans kallas de presidium) som kan hålla i mötet.
Det behöver vara någon utanför styrelsen och en person som inte kandiderar på årsmötet. Presidiet ska inte rösta under årsmötet.
Informera revisorn om när ni ska ha årsmötet och skicka över era protokoll och den ekonomiska redovisningen till denne.
Kontakta valberedningen innan och se till att de tar fram ett förslag till ny styrelse eller om ni saknar styrelse så försök hitta minst tre personer som kan kandidera till styrelsen.
Förbered handlingarna för årsmötet. Minst behöver ni skriva verksamhetsberättelse om vad ni gjort under året, göra en redovisning av vad pengarna gått till, skriva förslag på verksamhetsplan för nästa år.
Genomföra årsmötet
Det också alltid kul om det händer något under årsmötet, en föreläsning, diskussion om verksamhetsplanen eller att ni bjuder på våfflor tillexempel som gör det lite roligare och fler personer kommer. Tänk alltid på att vara välkomnande och hjälpsamma så alla känner sig sedda och kan delta på mötet.
Att göra efter årsmötet
Tillgängligare och mer demokratiska årsmöten
Årsmöte kan för många låta som något svårt. Alla är någon gång på sitt första årsmöte och kan tycka det känns lite knepigt att förstå allt och det gör verkligen inget, en lär sig med tiden. Det är bra om ni som styrelse som arrangerar årsmötet jobbar med att skapa en så inkluderande stämning som möjligt eftersom årsmötet ska kunna besökas av nya som gamla medlemmar och att det är viktigt att så många som möjligt kommer för att ni ska kunna fatta beslut som många medlemmar håller med om. Det viktigaste är att ni skapar en välkomnande stämning för medlemmarna, hälsar de välkomna och pratar med dem men här nere kommer några tips på metoder för mer tillgängligare och mer demokratiska årsmöten.
Årsmötesskola: Låt presidiet hålla en kortare utbildning i hur årsmötet går till och vad svåra mötesord betyder.
Presidiet: Be de vara så tydliga som möjligt så att alla hänger med och att de förklarar svåra mötesord de använder. Informera också deltagarna om att de alltid kan fråga presidiet om de undrar saker eftersom presidiet finns för att se till att årsmötet flyter på och hjälpa till att lotsa mötet fram till att fatta beslut. De har en viktig uppgift i att finnas till för årsmötet och se till att alla som är där ska förstå vilka beslut som fattas och vad som diskuteras.
Funktionärer: Ni kan utse någon möteskunnig medlem eller någon styrelsen som funktionär som hjälper till lite extra och kan svara på frågor.
Påverkanstorg: Påverkanstorg är en bra metod för att låta medlemmarna diskutera de propositioner och motioner som är på dagordningen. Påverkanstorg är propositioner och motioner sätts upp, tillexempel i hörnen i det rum ni är i. Där kan en gå och läsa och diskutera vad som står och vad en tycker om förslagen. Det är bra om någon från styrelsen är vid varje station och kan svara på frågor. Här kan medlemmarna också få skriva egna ändringsyrkanden och sätta upp. En kan också låta medlemmarna rösta genom att skriva sitt namn på förslagen om de stödjer de för att få lite känsla för vilka som är de mest populära förslagen när ni sätter er i helgrupp igen, så kallat plenum. Påverkanstorgen är ett sätt för att låta medlemmarna prata, tycka till, ställa frågor och skriva yrkanden under andra former än från talarstolen i plenum som många kan tycka är lite läskigt och göra att vissa tar mer plats än andra. Påverkanstorgen är tänkt att ha lägre trösklar in i diskussionen och så kan kanske plenum diskussionerna gå lite snabbare och istället för debatt vara mer inriktade på beslut.
Bikupor: Ni kan låta deltagarna diskutera förslagen ni föreslår i mindre grupper för att de ska ta ställning och få en bra chans att förstå vad de beslutar om.
Värderingsövningar: Ni kan ställa frågor som medlemmarna får ta ställning till på olika sätt genom att prioritera vad de tycker är viktigast. Det kan vara 4-hörn där ni har 4 olika svars alternativ där de får ställa sig i det hörn som stämmer bäst med deras åsikt. Eller låta de gradera sin åsikt på en skala. En fråga kan vara, vad är viktigast att vi satsar på nästa år? 4-hörn: 1. Att ha roliga och intressanta föreläsningar. 2. Att få fler medlemmar. 3. Att skriva fler politiska debattartiklar till lokaltidningen. 4. Eget alternativ. (Det är bra om förslagen är kopplade till verksamhetsplanen) Skala: Längst till vänster, att aktivera medlemmarna. Längst till höger, fler medlemmar.