Hantera, arkivera och dela dokument
Dokumentation handlar om att föreningen ska ha ett gemensamt minne. Det är viktigt för att beslut, lärdomar och erfarenheter ska vara tillgängliga för alla i föreningen. Utan det blir det svårare för föreningen att utvecklas och misstag riskerar att upprepas.
Varje avdelning producerar olika typer av dokument som är nödvändiga för att avdelningen och demokratin i avdelningen ska fungera. Förutom att att spara särskilt viktiga original på papper, såsom protokoll, är det viktigt att dokumenten också finns i digital form så att flera i avdelningen kan arbeta med dem och så att de finns kvar för den som ska ta hand om avdelningen i framtiden.
Varför är det viktigt att spara dokument?
Dokumentationen av en organisations verksamhet är mycket snart den enda källan till återskapande och förståelse av det som gjorts tidigare. Det växande arkivet utgör organisationens kollektiva minne. Om man värdesätter sin förenings/organisations insatser för samhällsutvecklingen så ska man också ägna arkivfrågorna tid och uppmärksamhet.
Här har Miljöpartiet sammanställt lite tips och råd för att säkra viktig information för kommande generationer.
Vilka dokument måste vi spara?
Det är viktigt att dessa finns i fysisk form så spara dessa i pärmar.
Årsmötesprotokoll och årsmöteshandlingar ska sparas för alltid
Styrelsemötesprotokoll och styrelsehandlingar ska sparas för alltid
Årsredovisningen och deklaration ska sparas för alltid
Styrdokument och avtal ska sparas för alltid
Ekonomiska papper såsom kvitton och fakturor (7 år)
Fysiskt arkiv
Det är främst de dokumenten som nämnts ovan som behöver sparas i fysisk form i pärmar. Dessa kan ni exempelvis be att få ha hos er närmaste MP -avdelning.
Digitalt arkiv i Google drive
Inom Miljöpartiet, Grön Ungdom och Gröna studenter använder vi google drive för att lagra, synka och dela filer. Det lagras på webben så det går att komma åt oavsett var du är och det finns ingen risk att viktiga filer försvinner om exempelvis en dator går sönder.
Ni kan vara flera som har tillgång till samma dokument och mappar. Det går att bevilja tillstånd för att hämta, redigera, kommentera eller visa dokument och mappar. För detta krävs dock att personen har en gmail-adress. Eftersom ni alla kan arbeta i samma dokument så undviker ni att få flera versioner av samma dokument och därmed förvirring.
Det finns en central rutin för att föra över dokument och mappar från någon med ett @mp.se-konto till någon annan i avdelningen. Därför är det bra om mappstruktur och de viktigaste dokumenten såsom stadgar, årsmöteshandlingar osv läggs upp med ett @mp.se-konto, eftersom risken då är mindre att de försvinner när någon lämnar sitt uppdrag. Vi rekommenderar att detta görs från en @mp.se mejl som är kopplat till organisationen och inte en specifik person för att minska risken att viktiga filer försvinner när någon lämnar sitt uppdrag.
Ni som lokalavdelning har möjlighet att få en @mp.se-mejladress vilket gör det lättare med google drive. Ni skulle då få en adress enligt modellen GSlokalavdelningensort@mp.se eller GUlokalavdelningensort@mp.se. Detta kostar drygt 600 kr per år och ni får då tillgång till support. Kontakta respektive kansli för att ordna detta. Ni kan också läsa mer om det här.
Miljöpartiet har skrivit mer i detalj om hur google drive fungerar på sin funktionärswebb.
Att döpa dokument och mappar
Dokumentnamn ska vara tydliga men ändå så korta som möjligt. Tydlighet är dock viktigare än längd. Namnet ska vara förklarande och daterat med år samt oftast med månad och datum. Exempelvis: “Budget 2014” eller “styrelsemöte 2 mars 2015”. Dokumentets namn bör vara samma som huvudrubriken i själva dokumentet. Dokumentets namn, vem som tagit fram det samt datum (ååmmdd) bör alltid finnas i ett sidhuvud.
Förkortningar ska användas mycket sparsamt och med stor försiktighet. Skriv ut de istället för att förkorta helt enkelt. Förkortningarna kanske inte lever vidare hur länge som helst och det kan då bli svårt för aktiva i framtiden att förstå vad vissa saker är för något eller svårt för en ny person att förstå.
När ni tar fram utkast eller förslag
Innan en tar beslut tar en oftast först fram ett förslag, exempelvis ett förslag på verksamhetsplan som först ska godkännas av styrelsen och sedan av årsmötet. Det är då vanligt att det skapas flera olika versioner av varje dokument och det kan leda till förvirring om vilket dokument som är det senaste eller det antagna och gällande dokumentet.
Alla dokument som måste antas antingen styrelsen eller årsmötet ska ha rubriken “Förslag till xxx….”. Efter att de har antagits och eventuella revideringar är gjorda tas “Förslag till …” bort från rubriken. Om en inte skiljer på förslag och klubbade dokument är risken att en senare inte vet vilket dokument som är det antagna och vilket som är förslaget.
I sidhuvudet eller på första sidan i styrdokument ska det stå när och var de antogs eller reviderades. Exemplevis “antagna på årsmötet 13 februari 2015”. När styrdokument revideras läggs det till “Reviderad på årsmötet 21 februari 2016”.