3. Bokföring
Vad är bokföring?
Bokföring handlar om att skriva ner de transaktioner som genomförs inom föreningen, helt enkelt dokumentera intäkter och kostnader i en lättöverskådlig form. En bokföring skall enligt bokföringslagen föras på ”ett varaktigt sätt”, och får alltså inte gå att ändra i efterhand. Detta gör att du inte heller får använda blyertspenna i din kassabok.
Varje transaktion, eller affärshändelse som det också kan kallas, vare sig om det handlar om att köpa in fika eller ett bidrag ni fått ska det skrivas in i kassaboken. Vi kallar det så för att förut användes en bok, men numera använder vi antingen ett bokföringprogram på datorn eller excel.
Varför bokföra?
Bokföringen görs för att ha kontrollen över ekonomin och kunna visa hur er ekonomi ser ut. Även om de flesta föreningarnas ekonomi är rätt liten så rör det några tusenlappar som är föreningens. Allra minst styrelsen bör kunna få koll på hur mycket som finns kvar i kassan och vad pengarna har gått till. Bokföring är ett sätt att göra det på.
Vem är bokföringsskyldig?
En förening är bokföringsskyldig om tillgångarnas marknadsvärde överstiger 1,5 miljoner. Läs mer på skatteverkets hemsida.
Vem är ansvarig för bokföring?
Det är föreningens styrelse som har det övergripande ansvaret för bokföringen. Därutöver finns det ett ansvar hos den som i praktiken utför bokföringsarbetet så den inte gör något brottsligt. Även om föreningen tar hjälp med bokföringen av någon utomstående så är det styrelsen som har ansvaret för att bokföringen sköts korrekt.
Har ni tillgångar på mer än 1,5 miljon är ni bokföringsskyldiga och bör använda ett riktigt bokföringsprogram. Det finns många e-baserade som inte kostar mer än 1000 kr per år, exempelvis Fortnox.
Är ni inte bokföringsskyldiga kan ni göra på lite olika sätt, det viktigaste är att ni har koll och att det är tydligt för er i styrelsen och att ni kan redovisa hur det gått ekonomiskt för årsmötet.
Resultatenheter och kontoplan
För att lättare kunna följa upp ekonomin används i bokföring resultatenheter och kontoplan. De har ett nummer och ett förklarande namn. Resultatenheter brukar ha 3 siffror och konton fyra siffror.
Resultatenheten, eller kostnadsställe som det också kallas, visar var i organisationen kostnaden hör hemma och kontot visar vad kostnaden gäller. Kostnadsställena gör en själv så det passar den egen organisation medan kontoplanen följer en standard så det behöver ni inte göra själva, men ni kan göra egna konton om ni tycker det behövs.
Det här är ett exempel på en mall för resultatenheter men ni kan göra er egen. Det är bra om resultatenheterna är samma under flera år, eftersom det är lättare att jämföra kostnader över en längre tid.
Exempel:
Lokalavdelningen har köpt in mat och fika till sitt styrelsemöte och betalt en liten hyra för lokalen de använder.
Båda utgifterna hamnar då på kostnadsställe 110 (Styrelsen) men på olika konton. Maten hamnar på konto 5830 (kost) och hyran på konto 5011 (lokalhyra, extern).
Två sätt att bokföra på
Det finns två sätt att bokföra på. Det enklaste kallas enkel bokföring och det lite knepigare men som också gör det tydligare kallas dubbel bokföring.
Enkel bokföring
Enkel bokföring innebär att du helt enkelt har två olika sorters affärshändelser, intäkter och utgifter. Dessa separeras i två kolumner och är den absolut enklaste formen av bokföring ni kan använda er av och det är detta vi kommer gå igenom. Ni kan se ett enkelt exempel nedan.
Händelse Intäkt Kostnad
Bidrag från MP-avdelning 15 000 kr
Inköp värvningsmaterial 5000 kr
Mat till medlemsmöte 1000 kr
Totalt 15 000 kr 6000 kr
Resultat 9000 kr
Dubbel bokföring
Det andra sättet är dubbel bokföring. Dubbel bokföring innebär att varje transaktion belastar två konton i en kontoplan, och det går därför att på ett mycket mer överskådligt sätt separera olika typer av utgifter från varandra. För dubbel bokföring finns två olika kolumner, kredit och debet, där varje händelse registreras på två olika konton, i antingen debet eller kredit-kolumnen.
Att bokföra - steg för steg.
Ni kan använda excelmallen som finns längst ner på sidan och följa stegen nedan. Detta sätt innebär enkel bokföring. I mallen så är formler inlagda för att summera kolumnerna för intäkter och kostnader längst ner vid "Totalt" automatiskt och utifrån dessa räknas även "Årets resultat" ut automatiskt.
Har ni ett annat sätt att göra det på funkar det säkert också. Det viktigaste är att ni har koll.
Betala fakturor och ersättning för utlägg. Läs mer om det här.
Ta reda på om underlaget gäller en intäkt, t.ex. bidrag från en MP-avdelning eller en kostnad, t.ex. faktura eller ersättning för utlägg.
Fyll i excelmallen.
- Skriv i bokföringsdatum=dagens datum.
- Vilket kostnadsställe hamnar kostnaden eller intäkten på?
- Fyll i ändamål. Här skriver ni vad ni har köpt och till vad eller för vad och från vem ni har fått bidrag.
- Om det är en kostnad fyller du i summan i kolumnen kostnad och är det en intäkt fyller du i kolumnen intäkt.
- Skriv vem som har gjort köpet eller är ansvarig.
Skriv verifikatnumret kvittot/fakturan har fått i listan på själva kvitto eller fakturan så att det är lätt att koppla ihop de.
Sätt in papperna i en pärm i nummerordning och skriv ja/ok i kassaboken
Skriv ut kassaboken regelbundet och sätt in i samma pärm längst fram.
SPARA ALLA PAPPER i minst 7 år. Detta krävs av lagen.