Arrangera (tillgängligare) möten och träffar

Planera mötet

Att skapa ett tillgängligare möten handlar mycket om att planera mötet och då ha i åtanke att det ska bli så inkluderande som möjligt redan då. Den med mötesansvar behöver fundera på hur mötet kan bli så tillgängligt och inkluderande som möjligt för de som deltar. Checklistan för tillgänglighet här nedan finns som hjälp.

Kallelse/dagordning/Schema

Bra att tänka på är att kalla mötet i god tid. Skicka med information var och när mötet ska vara och vad som kommer hända under dagen (schema eller dagordning). Håll er till det avsatta schemat i största möjliga mån och undvik att göra förändringar.

Information

Skicka ut information om tillgängligheten i lokalen. Är lokalen otillgänglig så behöver du informera om det också. Skicka ut underlag om det är något som ska diskuteras så alla hinner förbereda sig och får den information som behövs.

Raster

Planera in raster med regelbundna mellanrum. Människor brukar inte kunna koncentrera sig i mer än 45 min åt gången med fokus så ta rast var 45 min och en längre tid för lunch.

Tid för det sociala

Planera in tid för umgänge också för många behöver det sociala när de ses för att känna att mötet är kul. Det brukar vara svårt att komma igång exakt så avsätt lite tid i början för umgänge.

Variera mötesmetoder

Variera metoder under mötet för att det ska passa olika personer. Mer om olika mötesmetoder finns att läsa här.

Checklista för tillgänglighet

Checklista för tillgänglighet är ett bra verktyg som hjälp för att planera tillgängligare möten både fysiskt och socialt. Listan kan användas i planeringsfasen så att ni inte behöver komma på allt själva utan här är en massa bra grejer att tänka på redan samlande. Checklistan ligger här nedanför och delar av den går att använda till olika typ av möten.

Det finns andra ideella organisationer som har gjort checklistor också om ni googlar kan ni hitta flera av de om ni vill jobba särskilt med en viss typ av tillgänglighet.

Under mötet

Diskutera behov i gruppen

Att diskutera vilka behov som finns i gruppen öppnar upp för att diskutera hur olika personer fungerar och vad de behöver för att de ska kunna delta så bra som möjligt. Du kan inte veta eller se det innan så enda sättet är att prata om det. Det kan vara svårt för vissa att själva våga tala om vad de behöver om en diskussion inte initieras av någon som leder gruppen. Om gruppen pratar om behov kan det leda till bättre förståelse för människors beteende längre fram som annars kanske kunde ha lett till irritation leder nu till förståelse.

Utrymme under mötet

Vilka talar under mötet eller vilka syns som föreläsare under era event?

Vilka kommer till tals under era möten. Tänk på att det finns bra metoder för att låta alla komma till tals som rundor som vi pratat om här ovan. Det finns också olika hjälpmedel för att räkna talartid, de brukar vara fokuserade på kön och det negativet är att de bara har man och kvinna som alternativ. Tänk på att det är viktigt att ha en bredd av föreläsare med olika erfarenheter och bakgrund på era event. Att blanda personer ger organisationen en bredare kunskapsbas och skapar lättare identifiering för medlemmarna.

Rundor

En metod för att få alla att komma till tals under mötet. Rundor kan användas när en fråga ska diskuteras. Då för att alla ska få uttala sig så går en en person i taget och den får säga vad den tycker. Ingen får avbryta någon i rundan och det är okej att säga pass men då har alla fått chans att prata. För tydlighetens skull kan ni ha en talarpinne eller något som skickas runt och bara den som håller i saken får tala.

Pronomenrunda

Under presentations-rundan då en säger sitt namn är det det bra att lägga till pronomen. Pronomen är det som används i tredjeperson istället för namn och kan till exempel vara han, hen, hon, den. Pronomenrundor är bra eftersom du aldrig kan se vilket pronomen en person föredrar och att pronomen säkert kommer att användas under träffen. Pronomenrundan blir ett normkritiskt tillfälle att låta alla tala om vilket pronomen de vill bli tilltalade med.

Må-runda

Under må-rundan får var och en av deltagarna berätta om hur de mår just idag. På så sätt går det att skapa mer förståelse för om någon är trött eller har en dålig dag, istället för att kanske bli arg eller irriterad på personen.

Gruppkontrakt

Innan det är dags att börja med ett arbete i en grupp kan det vara bra att upprätta gemensamma förhållningsregler. Syftet är att skapa en bra gruppdynamik genom att tillsammans komma överens om hur deltagarna ska förhålla sig till varandra. Be deltagarna spåna kring vilka regler som ska finnas och skriv upp de och se till sen att alla är överens. Om ni vill lägga till regler sen så kan ni ta uppdokumentet senare, låt det vara ett levande dokument ni påminner varandra om. Tänk på att alla ska kunna få komma till tals.

Det är också viktigt att det finns utrymme för olika åsikter så allas behov är olika men det får aldrig vara på bekostnad av någon annan. Ska en regel vara “högt i tak” så kan också “respektera alla” behöva vara en regel..

När en gör det här kan det vara bra att formulera hur gruppen vill att klimatet ska istället för hur ni inte vill att det ska vara.

Exempel: Alla får tala till punkt.

Istället för: Vi avbryter inte varandra.