Olika roller i styrelsen

Styrelsen brukar ofta vara ganska fri att utforma sina arbetsmetoder som den själv vill. Ni behöver dock följa stadgan och vad årsmötet beslutat. Ett bra sätt att göra ramarna för hur ni arbetar klara, rollerna tydliga i styrelsen och vem som får göra vad kan vara att ta fram en arbetsordning (och delegationsordning).

Fundera på vilka uppgifter som ni tror behöver göras och dela upp dem mellan er. Det kan vara bra att fråga tidigare styrelse vilka roller de hade och hur de delade upp arbetet samt kolla om det fungerade bra. Det finns inget som hindrar er från att ha några av dessa poster nedan eller inga alls. Ni kan välja själva vilka roller ni vill ha så att de passar er organisation, det enda som styr är stadgan och årsmötesbeslut. Kom bara ihåg att uppgifter och ansvar ska vara tydliga och också tydligt vem som får fatta vilket beslut. Bra att minnas är också att styrelsen i sin helhet alltid är ytterst ansvariga.

Här nedan kommer ett par vanligt förekommande roller att beskrivas:

Styrelseledamöter

Ledamöterna i styrelsen är alla som blivit valda till styrelsen av årsmötet. Vissa poster kallas klädda och har specifika uppgifter (se här nedan). Tillsammans är styrelsens ledamöter ansvariga för hur organisationen utvecklas. De kommer med idéer, tar ansvar för styrelsens beslut och genomför verksamhet. Ledamöterna i styrelsen leder och planerar sitt eget arbete. De ansvarar för att vara förberedda, anmäla beslutspunkter i tid, läsa in sig inför beslut och anmäla frånvaro för möten och så vidare.

Sammankallande eller ordförande

Finns i alla styrelser i någon form i princip men hur dennes uppdrag ser ut kan skilja sig. I grunden så brukar ordförande/sammankallande vara den som leder styrelsens arbete och ansvarar för styrelsemötena. Ibland är ordförande organisationens främsta företrädare men inom Grön Ungdom och Gröna Studenter kan det istället vara språkrören som har den här rollen.

Grön Ungdom och Gröna Studenter bygger på maktdecentralisering och därför är det på många delar inom organisationerna som traditionellt faller på en ordförande i andra organisationer delats upp mellan olika personer som sammankallande och två språkrör här.

Vanliga ansvar för ordföranden eller sammankallande:

• • Leda och planera styrelsens arbete

  • Särskilt ansvar för uppföljning

  • Ta fram ett förslag på arbetsplan för styrelseåret

  • Ansvarar för att planera och kalla till styrelsemöten. Detta betyder bland annat att se till att en dagordning och information skickas ut i tid.

  • Bevakar att styrelsen följer styrdokument såsom arbetsordning och stadgar

  • Säkerställa hållbart engagemang

Uppgifter i att leda själva mötet:

• • Hålla fastställda tider för mötet och driva mötet framåt till beslut

  • Se till att styrelsen håller sig till dagordningen

  • Styra bort från de mindre viktiga frågorna till de viktiga

  • Använda allas kompetenser i styrelsen

  • Se till att alla kan komma till tals

  • Bidra till att mötena blir roliga och stimulerande liksom att se till att ledamöterna känner att det är kul och stimulerande att sitta i styrelsen

  • Tillse en positiv och demokratisk diskussionsmiljö

  • Sammanfatta besluten och se till att alla förstår och att det blir tydligt till protokollet

Ordförande/sammankallandes uppgifter är krävande och viktiga så i allmänhet bör ordförande inte ha så många fler större ansvar än de ovan utan låta övriga ledamöter ta hand om de andra uppgifterna.

Det är vanligt att ha en eller flera vice ordförande eller sammankallande som kan hoppa in ifall ordförande inte kan göra sina uppgifter av någon anledning.

Språkrör

Språkrören är organisationens yttersta företrädare. De representerar och bedriver vår politik gentemot Miljöpartiet, media och andra intressenter och representerar även organisationen internt gentemot medlemmar.

Språkrörens ansvar:

• Representera organisationen politiskt både internt och externt

• Bedriva politiskt påverkansarbete

Kassör eller ekonomiskt ansvarig

Den här rollen kan se väldigt olika ut i olika organisationer, oftast beroende på storlek. Är det en liten organisation så ansvarar ofta kassören/ekonomiskt ansvarig för redovisningen rent praktiskt och ge rapport om det ekonomiska läget för styrelsen. Den kan också ansvara för att betala ut ersättning för utlägg och betala räkningar. Är organisationen större kanske det finns anställda som gör detta eller en bokföringsfirma och då är kassören/ekonomiskt ansvariges uppgift istället är att ha kontakt med de som redovisar och se till att styrelsen får rapporter. Kassören/ekonomiskt ansvarig kan ha ett extra ansvar att föreslå förändringar i budgeten om verksamheten omprioriteras men det är något hela styrelsen ska tänka på. Lika så kanske kassören/ekonomiskt ansvarig är lite extra expert i att föreslå budget men det är hela styrelsen som är slutgiltigt ansvariga.

Här är några förslag på vad kassören eller den ekonomiskt ansvariga kan ha för uppgifter:

• • Ansvar för att betala räkningar eller betala ut ersättning för utlägg

  • Ansvara för att samla in och spara kvitton och andra ekonomiska underlag

  • Ansvarar för den ekonomiska redovisningen till årsmötet (bokslut)

  • Rapportera till styrelsemötena att följa upp och informera om hur ekonomin ser ut

  • Extra ansvar för att föreslå ändringar i budgeten

  • Extra ansvar att föreslå ny budget när sådan ska tas fram

Oavsett utformning på kassören/ekonomiskt ansvariges uppdrag i just er organisation så är det inte kassören/ekonomiskt ansvarig eller den som redovisar pengarna som har ansvaret för det ekonomiska resultatet utan det har styrelsen i sin helhet.

Sekreterare

Liksom tidigare så skiljer sig även denna roll väldigt mycket från organisation till organisation. Antingen kan det väljas en som har rollen hela året eller så kan det variera från möte till möte. Finns anställda är det vanligt att de gör några eller alla dessa uppgifter och då behövs ingen sekreterare. Läs mer om att skriva protokoll här!

Här kommer några förslag på uppgifter en sekreterare kan ha:

• • Skriva protokoll

  • Skicka ut kallelse till möten

  • Extern information och kommunikation via kommunikationskanalerna (kan vara att svara på mejl)

  • Uppdatera hemsidan och sociala medier

  • Arkivera protokoll och se till att de blir justerade

Kontaktperson

Kontaktpersonen är en särskild person inom Grön Ungdom och Gröna studenter som ansvarar för att ta emot och sprida viktig information från Grön Ungdoms och Gröna Studenters riksorganisation. Kontaktpersonen har tillgång till medlemsuppgifter. Styrelsen kan välja vem som helst i styrelsen till kontaktperson som fyller i en blankett. (Se mer här)

Kontaktpersonen ansvarar för:

• Vara kommunikationslänken mellan den lokala föreningen och riksorganisationen

• Hantera medlemsuppgifter och följa Personuppgiftlagen (PUL)

• Efter varje årsmöte se till att skicka in årsmöteshandlingar (protokoll, verksamhetsberättelse, ev uppdaterade stadgar samt ev ny kontaktpersonsanmälan) till rikskansliet

Har organisationen anställda under sig så kan denna ta hand om många av dessa uppgifter. Kontaktperson kan ha andra roller i styrelsen som sammankallande t.ex.

Andra roller i organisationen

Valberedning

Revisor