Medlemsuppgifter

För att kunna bedriva en bra verksamhet i er lokalavdelning behöver ni veta vilka medlemmar ni har och få tillgång till deras kontaktuppgifter. Men eftersom detta innebär hantering av personuppgifter finns det en del regler kring hur vi hanterar dessa uppgifter.

Varje lokalavdelning väljer en person i styrelsen som är kontaktperson. Det uppdraget kan du läsa mer om här. Denna person får information från riksorganisationen och är bron mellan riksorganisationen och lokalavdelningen och är den enda som får hantera medlemsuppgifter.

2 sätt att få medlemsuppgifter

Ni kan välja på vilket sätt ni vill få tillgång till kontaktuppgifter till era medlemmar.

- Avdelningen får inloggning till medlemsregistret Vill ni alltid ha möjlighet att ha uppdaterade uppgifter om vilka medlemmar ni har i er avdelning och vad de har för kontaktuppgifter? Då kan ni få inloggning till medlemsregistret där ni kan se vilka som är medlemmar och göra utskick. Fördelen är att ni alltid har tillgång till aktuella uppgifter och behöver inte vänta på att få det från riks.
- Avdelningen (personuppgiftsbiträdet) utser vid styrelsemöte en lokaladministratör. Det är endast kontaktpersonen som får bli lokaladministratör. I vanliga fall har en person (lokaladministratör) per avdelning tillgång till medlemsregistret. Lokaladministratören fyller i en blankett som de skickar till service@mp.se. Läs mer här.
- Avdelningen får medlemslista från riks Det är kontaktpersonen som begär ut medlemslistan och endast denna person får hantera medlemslistan. Dokumentet får inte spridas till någon annan person i lokalavdelningen. Om kontaktpersonen vid något tillfälle skulle behöva låta någon annan i lokalavdelningen hantera medlemslistan måste den gå igenom dessa instruktioner med personen.
- Ni får själva be om en ny medlemslista när ni behöver den. När ni får en ny medlemslista ska den gamla raderas, även mejlet ni fick det i ska raderas. Kontakta kansliet minst en vecka innan ni behöver listan.
- Medlemslistan är lösenordsskyddad och du som är kontaktperson får lösenordet skickat till dig separat i ett sms av säkerhetsskäl. Lösenordet, liksom listan, får bara kontaktpersonen ha tillgång till. Detta är eftersom listan innehåller personuppgifter och dessa uppgifter måste behandlas med stor försiktighet.

Bekräftelse att du förstått informationen

När en ny person väljs till kontaktperson ska denne läsa denna information och bekräfta att hen har läst genom att skriva under, skanna och mejla in blanketten för att anmäla kontaktperson till Gröna studenters kansli på gs@mp.se eller Grön Ungdoms kansli gu@mp.se. Blanketten hittar du längst ner på sidan. Det är först när kansliet har fått denna blankett som en medlemuppgiffter kan skickas ut.

Om personuppgiftslagen

Personuppgiftslagen (PuL) trädde i kraft 1998 och har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Begreppet "behandla" är brett, det omfattar insamling, registrering, lagring, bearbetning, spridning, utplåning, med mera. Personuppgiftslagen bygger på gemensamma regler som har beslutats inom EU, det så kallade dataskyddsdirektivet.

I personuppgiftslagen finns regler för hur personuppgifter får behandlas. Lagen bygger i hög grad på samtycke och information till de registrerade. Det finns också regler om säkerhet och rättelse av felaktiga uppgifter. Företag, myndigheter, föreningar och andra kan utse personuppgiftsombud som självständigt kontrollerar att personuppgifter behandlas korrekt inom verksamheten. Det är viktigt att tänka på att det finns personer som har skyddade uppgifter så var försiktig med medlemmarnas personuppgifter.