2. Utbetalningar
Med utbetalningar menar vi alla transaktioner från er organisations bankkonto eller handkassa. Detta är oftast fakturor eller ersättning för utlägg till en medlem som lagt ut sina egna pengar för att exempelvis köpa fika.
Verifikationer
För varje transaktion skall det finnas en handling/ett papper som beskriver affärshändelsen. För det mesta är det fråga om ett kvitto, en faktura föreningen har fått eller en faktura som föreningen har skickat iväg. Dessa kallas verifikationer. Verifikationerna bekräftar att det som ni skrivit in i kassaboken stämmer och gör det möjligt att kontrollera detta. Varje verifikat ska en siffra som är sammankopplad med en händelse i bokföringen. Det ska alltså vara lätt att se vilken händelse som hör ihop med vilket verifikat. Det ska alltid gå att kontrollera händelse mot verifikation.
Enligt lag måste ni spara alla ekonomiska papper såsom kvitton och fakturor i 7 år. Så samla alla verifikationer i nummerordning i en pärm.
Kvitton
För att kvitton ska vara giltiga måste det vara specificerade kvitton där det står vad som har inhandlats. Det räcker inte med ett babs-kvitto som en får vid kortköp. Ersättning får bara betalas ut om det finns ett specificerat kvitto.
Häfta upp alla kvitton utan att överlappa på tomma papper (ej blanketten).
Numrera varje kvitto samt matcha nr på blanketten.
Ange datum, ändamål och summan för varje kvitto.
Varje belopp måste ha ett giltigt kvitto.
Babs-kvitto (slip från kortläsare) är inte ett giltigt kvitto.
Vid inköp av kost, ange vem eller vilka som har ätit.
Ange följande information: Förnamn, efternamn, telefonnummer, mejladress, adress, namn på sin bank, clearingnummer och kontonummer.
Ge till den ansvarige för att betala ut ersättningar.
Den som ska betala ut ersättning för utlägg ska:
Att det finns ett giltigt kvitto.
Att summorna stämmer
Kolla på kvittot eller fakturan och bekräfta att den kostnaden avser föreningens verksamhet och att allt verkar stämma.
Om allt verkar stämma, skriv din signatur samt dagens datum på fakturan eller kvittot. Detta innebär att du attesterar, godkänner, den kostnaden.
Betala ut.
Handkassa
Ibland kan det behövas en handkassa. Ta då ut den summa som du kommer behöva och se till att spara kvitton på det som handlas för de pengarna. Gör en utskrift av det uttaget från banken eller skriv ett eget papper med information datum för uttag, summan och vem som har hand om handkassan. Häfta upp kvittona från inköpen gjorda med pengar från handkassan och häfta ihop informationen nämnd ovan. Skriv alltid vad inköpen gäller så specifikt som möjligt. Blir det pengar över kan ni välja att sätta tillbaka dom på bankkontot.
Betala via internetbank
Har ni valt att ha ni tecknar firma två i förening, vilket vi rekommenderar, innebär det att den ena personen lägger upp betalningen och den andra godkänner den. Först när detta är gjort görs utbetalningen. Varje underlag, verifikat, ska attesteras av någon som är firmatecknare eller har attesträtt. Attestera genom att skriva din signatur på underlaget samt vilket datum fakturan eller ersättning för utlägget betalades ut som du ser på bilden nedan.
Den som har gjort ett utlägg ska:
Ersättning för utlägg
Om det är någon som ska få ersättning för utlägg så fäst upp kvittot på ett vanligt papper och fyll i ersättningsblanketten. Du kan använda Gröna studenters riks eller Grön Ungdom riks blanketter även till er avdelning. De finns längst ner på sidan.