Arbeta i styrelsen
Alla föreningar får organisera sig som de vill men det finns något som kallas “god föreningssed” som gör att föreningar fungerar på väldigt liknande sätt. Årsmötet är det högsta beslutande organet och där bör de avgörande besluten tas. Styrelsen som välj av årsmötet ansvarar för att det som beslutas på årsmötet blir gjort men kan såklart delegera. Revisorn granskar på uppdrag av årsmötet. Valberedningen föreslår en styrelse som är bra sammansatt och de tror kan leda organisationen mot målen.
Styrelsens uppdrag
Här kommer först en liten bakgrund till styrelsens plats och roll i en organisation innan styrelsens direkta uppdrag kommer att behandlas.
Att tänka långsiktigt handlar om att ställa frågorna:
Var står organisationen idag?
Vart vill vi?
Vilka prioriteringar är nödvändiga för att ta oss i den riktningen?
Fokusera på målet men kom ihåg var ni är nu. Styrelsen behöver alltid läsa igenom stadgan och andra styrdokument som verksamhetsplan, policys och så vidare för att ha koll och veta vart ni ska med organisationen.
Att ta ansvar för en organisation betyder att en inte bara kan tänka ett år framöver till nästa årsmöte utan att en behöver se på längre sikt också, strategiskt arbete.
Att sitta i en styrelse är roligt, utvecklande, spännande och en möjlighet att få jobba med att förändra något. Du får också en massa erfarenheter. Förtroende att sitta i styrelse får en av årsmötet och förtroendet handlar om att tänka utanför sig själv och se vad som är bäst för organisationen. Det är bra med olika kompetenser och intressen i styrelsen och det praktiska med styrelsearbete kan du lära dig, det viktigaste är att du har ett driv och vill göra något och är beredd att lägga ner tid på styrelsearbetet. Även om en ofta säger att en sitter i styrelsen så är det bra att komma ihåg att en arbetar i styrelsen.
Styrelsens absolut viktigaste uppdrag är att ta beslut. Styrelsen är vald av årsmötet för att förvalta organisationen och dess tillgångar det vill säga, ta hand om den mellan årsmötena åt alla medlemmarna. Därför behöver styrelsen fatta beslut för att se till att organisationen tas om hand och går i den riktning som årsmötet beslutat genom till exempel olika mål, vision och så vidare i exempelvis olika styrdokument. Saknas anställda måste styrelsen också verkställa beslut.
Styrelsens uppdrag kan kort sammanfattas i dessa punkter:
-Styra och leda
Innebär att strategiskt styra organisationen mot sitt/sina ändamål/vision och mål. Det innebär att prioritera och planera för både pengar, organisationen och vem som är ansvarig för att se att ni går vägen mot era mål.
Om ni har anställda innebär att leda också ett arbetsgivaransvar.
-Kontrollera och redovisa
Innebär att säkerställa att organisationen följer lagar (läs mer här) och korrekt redovisat sina pengar (läs här). Det gäller även att se till att det finns bra metoder för att följa upp och utvärdera verksamheten för medlemmarna eftersom ni är ansvariga inför dem på årsmötet.
-Företräda och representera
Innebär att styrelsen har ansvar för att representera organisationen och dess medlemmar externt mot till exempel samhället eller mot Miljöpartiet, men också internt mot egna medlemmar eller om ni har lokala grupper under er. Enas om budskap i styrelsen som är viktiga under ert år.
Sen är det såklart viktigt att ha kul! Du engagerar dig ideellt på din fritid och varför du valt att göra det kan skilja sig mellan olika individer men ofta kan det handla om att skapa förändring och du orkar mer om det är roligt så tänk på vikten att jobba för att skapa en bra stämning i styrelsen.
Vanligast i Grön Ungdom och Gröna Studenter är att det inte finns några anställda utan att att det också är styrelsen eller några medlemmar som verkställer styrelsens beslut, alltså ser till att det som beslutat blir gjort, det kallas operativt arbete. Att tänka på när ni tar ett beslut är att också bestämma vem som ser till att det blir gjort.
Bra att komma ihåg är att det är ganska få saker ni egentligen måste göra. Det kan vara bra att känna till när tiden inte finns. Vad ni måste göra står i stadgan och beslutas av riksorganisationen, det är ofta att arrangera årsmötet (och lägga fram handlingarna dit, såsom ekonomisk rapport och skicka in till kansliet) och att ha några protokollförda styrelsemöten per år. Allt annat gör ni utanför detta som en bonus för organisationen. Verksamhetsplanen är önskningar för att nå ändamålet men det är inget krav egentligen. Så eftersom styrelsearbetet är ideellt så är det viktigt att ni orkar och att ni gör det ni tycker är kul. (läs mer under hållbart engagemang)
Beslutshjulet
Ni kan inte bara fatta beslut i styrelsen och sen tänka att det är klart. Ni behöver tänka på hela beslutshjulet för att ert beslut ska få resultat och att det ska ses som ett genomfört beslut.
Här kommer ett exempel för att visa hur ni behöver tänka för att förbereda er för och genomföra ett beslut.
ExempelIdag står det på dagordningen att ni ska fatta beslut om budget för nästa år. För att kunna göra det behöver ni veta hur mycket pengar ni kommer att ha nästa år. Ni behöver också ha ett underlag för att veta vad pengarna gått till i år. Sen behöver ni ha tänkt på hur ni vill föreslå att prioriteringarna ska göras nästa år så att ni kan ge pengar efter det. Finns inga pengar blir det inga satsningar, budgeten behöver alltså vara verksamhetsplanen i siffror. Genom att jämföra vad saker kostade under året och vad ni vill satsa på nästa år så kan ni göra en budget för hur ni tror att det är bra att pengarna används för att nå målen mot visionen och eller ändamålet. Sen behöver ni fatta beslut om vem som skriver ihop förslaget efter era diskussioner och sen ser till att den implementeras i organisationen.
Styrelsensårshjul
Ett årshjul är när olika saker behöver göras av styrelsen under året. Här är ett generellt årshjul som är bra att ha i åtanke för att inte missa att göra något under året. Gör gärna en mer detaljerad för just er styrelse.
