Arbetsordning
En arbetsordning innehåller de regler och arbetsformer som gruppen har kommit överens om ska gälla i deras arbete. Det är helt upp till er vad ni vill komma överens om men vi ger er ett exempel här nedan som inspiration och utgångspunkt. Ni kan exempelvis göra er mycket kortare. Exemplet utgår från att gruppen är en styrelse men det går utan att problem att anpassa till er grupp. Vissa av dessa saker kan regleras i stadgarna så kolla där innan så att det inte krockar.
Inför styrelsemötet
Kallelse
Kallelse sköts av styrelsens sammankallande.
Kallelse sker senast xx dagar innan bestämt mötesdatum.
Kallelsen innehåller information om tid och datum.
Punktstopp till dagordningen är xx dagar innan mötet. Punkter som kommer in senare behandlas i mån av tid under § Övrigt.
Handlingar skickas ut senast xx dagar innan mötet.
Dagordning
Sammankallande organiserar dagordningspunkterna och sätter tidsgränser för mötet.
Föredragande har friheten att utforma mötestekniken på ett för punkten lämpligt sätt samt ansvarar för att skicka in underlag innan punktstopp.
Förberedelser inför styrelsemötet
Styrelsens ledamöter förväntas vara insatta i handlingarnas innehåll samt dagordningens upplägg.
Ledamöterna förväntas redogöra för vad de har arbetat med sedan senaste styrelsemötet.
Under styrelsemötet
Deltagare
Alla medlemmar har närvarorätt på styrelsens möten, förutom i personalfrågor. Även i andra frågor kan styrelsen besluta om att ha ett slutet möte, då har bara styrelseledamöter närvarorätt. Styrelsen kan även välja att ha helt slutna möten där endast styrelseledamöter har närvarorätt.
Arbetsformer
Ordet begärs genom handuppräckning.
Beslut tas med enkel majoritet. Röstning sker i första hand per acklamation, sluten röstning sker om någon så begär.
Talarlistan kvoteras i första hand efter den som ej tidigare talat under punkten, och om så begärs efter kön.
Ordningsfrågor och sakupplysningar bryter talarlistan.
Replikskiften regleras av mötets ordförande.
En demokratiobservatör ska väljas på varje möte. Demokratiobservatören ska vara särskilt uppmärksam på mötesklimatet och om härskartekniker används. Uppgiften bör rotera inom styrelsen.
Protokoll
Protokoll är beslutsprotokoll.
Vid uppenbara tvister skrivs både avslag och bifallsyrkanden ut.
Uppgiften att skriva protokoll roterar mellan gruppens medlemmar.
Efter styrelsemötet
Protokoll
Protokoll ska vara justerade digitalt senast en vecka efter mötet och fysisk justerade till nästkommande möte.
Justerade protokoll och handlingar ska finnas i driven senast tre veckor efter mötet.
Protokoll ska vara underskrivna och arkiverade senast vid årsmötet för innevarande verksamhetsår.
Kansliet ansvarar för arkivering av justerade protokoll och handlingar.
Mellan styrelsemöten
Per capsulam-beslut
Vid mer brådskande beslut kan styrelsen fatta beslut per capsulam, under förutsättning att en majoritet av ledamöterna är eniga om att beslutet behöver tas innan nästa ordinarie styrelsemöte.
Förslag till beslut skickas ut till ledamöterna via mejl som får rösta bifall eller avslag på förslaget. I förslag till beslut ska det alltid finnas ett alternativ som innebär att beslut inte ska tas i frågan. Ledamot som inte svarat inom 24 h kontaktas av den som lägger förslaget över telefon. Om en ledamot inte röstat inom 48 timmar antas hen ha lagt ner sin röst.
Sammankallande ansvarar för att anmäla beslutet till nästkommande styrelsemöte, där det ska protokollföras.
Förslag om att ta ett beslut per capsulam ska innan det skickas ut bollas med sammankallande.
Google Drive
Styrelsen arbetar i Google Drive, där sparas möteshandlingar och andra dokument som är relevanta för styrelsens arbete.
Förslag till ändringar i arbetsdokument görs genom kommentar-funktionen.
Digital justering av protokoll sker genom att justeraren skriver en kort kommentar i slutet av protokollet. Protokoll måste också justeras skriftligen och läggas till kommande styrelsemötets handlingar.
Rapportering
XXX skriver en rapport om sitt arbete till varje ordinarie styrelsemöte.
Utskotten skriver en kort rapport om sitt arbete till varje ordinarie styrelsemöte.
Språkrören skriver en kort rapport om sitt arbete till varje ordinarie styrelsemöte.
Sekretess och transparens
I en ideell organisation är det viktigt att styrelsen är transparent i sitt arbete. Men det finns vissa ämnen eller saker som inte bör spridas utanför styrelsen och kansliet, om en har ett kansli. Balansen mellan sekretess och transparens är därför viktig att fundera kring.
Information om personalfrågor, exempelvis löner, ska hanteras med stor försiktighet och inte spridas vidare.
Protokoll från styrelsemöten ska läggas upp på hemsidan.
Lösryckta citat ur diskussioner och ofärdiga förslag till beslut ska ej läggas ut i sociala media.
Sociala media är ett bra verktyg för ökad transparens och kommunikation med intresserade medlemmar. Sociala media kan användas för att ge information om vad som diskuteras och beslutas under möten om de inte är av känslig karaktär.
Lojalitetsplikt och jäv
Rollen som styrelseledamot innebär att inom ramen för styrelsearbetet företräda den verksamhet som bedrivs av föreningen som helhet och inte agera utifrån sina egna särintressen.
Om det uppstår en intressekonflikt ska detta meddelas till den sammankallande som leder diskussionen i styrelsen om den uppkomna situationen. Om styrelsen kommer fram till att jäv förekommer ska den berörda ledamoten inte delta i beredning, beslut eller genomförande av den aktuella frågan.
Det är framförallt varje enskild ledamots ansvar att själv uppmärksamma en sådan situation.
I en styrelse kommer det att uppstå situationer där enskilda ledamöter inte står bakom ett beslut som styrelsen tagit. Trots detta så förväntas alla ledamöter agera lojalt med de beslut styrelsen fattar samt stå för de besluten utåt sett gentemot medlemmar, samarbetspartners och media. Dock finns möjlighet för ledamot att reservera sig mot ett beslut om denna finner det moraliskt oförsvarbart eller misstänker att beslutet strider mot lag. Detta ska då föras till protokollet.
Utvärdering
Styrelsens arbete ska regelbundet utvärderas. Utvärderingen är en viktig del för att förbättra styrelsen arbete. Sammankallande är ansvarig för när, hur ofta och hur utvärderingen görs. Utvärdering ska ske minst en gång per år.