IT Related Goals

1. Komitmen manajemen eksekutif untuk membuat keputusan terkait TI

Metrics: Persentase peran manajemen eksekutif dengan akuntabilitas yang jelas untuk keputusan TI, berapa kali TI ada dalam agenda dewan secara proaktif, frekuensi rapat komite strategi (eksekutif) TI, tingkat pelaksanaan keputusan terkait TI eksekutif.

2. Transparansi biaya, manfaat dan risiko TI

Metrics: Persentase kasus bisnis investasi dengan perkiraan biaya dan manfaat terkait TI yang ditentukan dan disetujui dengan jelas, persentase layanan TI dengan biaya operasional yang jelas dan disetujui serta manfaat yang diharapkan, survei kepuasan pemangku kepentingan utama terkait tingkat transparansi, pemahaman dan keakuratan informasi keuangan TI.

3. Pengiriman layanan TI sesuai dengan kebutuhan bisnis

Metrics: Jumlah gangguan bisnis akibat insiden layanan TI, persentase pemangku kepentingan bisnis puas bahwa penyampaian layanan TI memenuhi tingkat layanan yang disepakati, serta persentase pengguna yang puas dengan kualitas penyampaian layanan TI.

Process Goals

1. Pelaporan pemangku kepentingan sejalan dengan kebutuhan pemangku kepentingan

Metrics: Tanggal revisi terakhir persyaratan pelaporan, persentase pemangku kepentingan yang tercakup dalam persyaratan pelaporan.

2. Pelaporan lengkap, tepat waktu dan akurat

Metrics: Persentase laporan yang tidak disampaikan tepat waktu, persentase laporan yang mengandung ketidakakuratan

3. Komunikasi efektif dan pemangku kepentingan puas.

Metrics: Tingkat kepuasan pemangku kepentingan dengan pelaporan, jumlah pelanggaran kewajiban pelaporan

RACI Chart

RACI merupakan singkatan dari responsible, accountable, consulted dan informed. Dalam praktiknya, RACI chart merupakan spreadsheet atau tabel sederhana yang mencantumkan semua stakeholders dalam suatu proyek dan level keterlibatan mereka dalam setiap tugas yang dilambangkan dengan huruf R, A, C atau I. RACI Chart dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan dan membantu pihak manajemen dalam mengidentifikasikan peran dan tanggung jawab setiap stakeholders. Pembagian tugas yang jelas beserta peran dan tanggung jawabnya merupakan hal yang penting dalam suatu organisasi.

Empat parameter dalam RACI chart:

1. 1. Responsible, yaitu pihak yang melakukan tugas atau pekerjaan.

   2. Accountable, yaitu pihak penanggung jawab dan berwenang untuk memutuskan suatu permasalahan atau perkara.

   3. Consulted, yaitu pihak yang memberikan masukan atau pendapat ketika diperlukan pada suatu tugas.

   4. Informed, yaitu pihak yang perlu mengetahui tindakan dan hasil ataupun keputusan yang telah diambil.

Pada RACI chart domain EDM ini semua role memiliki peran yang tetap. Terdapat Board yang berperan sebagai pihak penanggungjawab (A). Sedangkan chief Executive Officer dan Chief Information Officer berperan sebagai pelaksana tugas (R). Selanjutnya Business Process Owners, Head Architect, dan HEad IT Administration berperan sebagai pihak yang perlu mengetahui hasil keputusan yang diambil (I). Kemudian yang terakhir ada Chief Financial Officer, Chief Operating Officer, Business Executive, Compliance dan Audit yang berperan sebagai pihak yang memberikan masukan atau pendapat yang diperlukan (C).

Management Practices

• EDM05.01 – Mengevaluasi persyaratan pelaporan pemangku kepentingan

Terus memeriksa dan membuat penilaian tentang persyaratan saat ini dan masa depan untuk komunikasi dan pelaporan pemangku kepentingan, termasuk persyaratan pelaporan wajib (misalnya, peraturan) dan komunikasi ke pemangku kepentingan lainnya. Menetapkan prinsip-prinsip komunikasi.

Aktivitas yang dilakukan pada practice ini adalah:

1. Meneliti dan membuat penilaian tentang persyaratan pelaporan wajib saat ini dan di masa mendatang yang berkaitan dengan penggunaan TI dalam perusahaan (peraturan, undang-undang, hukum adat, kontrak), termasuk cakupan dan frekuensi.

2. Meneliti dan membuat penilaian tentang persyaratan pelaporan saat ini dan masa depan untuk pemangku kepentingan lainnya yang berkaitan dengan penggunaan TI di dalam perusahaan, termasuk cakupan dan ketentuannya.

3. Memelihara prinsip-prinsip komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal, termasuk format komunikasi dan saluran komunikasi, dan untuk penerimaan dan penandatanganan pelaporan oleh pemangku kepentingan.

• EDM05.02 – Melakukan komunikasi dan pelaporan pemangku kepentingan langsung

Memastikan terjalinnya komunikasi dan pelaporan pemangku kepentingan yang efektif, termasuk mekanisme untuk memastikan kualitas dan kelengkapan informasi, pengawasan pelaporan wajib, dan menciptakan strategi komunikasi bagi pemangku kepentingan.

1. Mengarahkan penetapan strategi komunikasi bagi stakeholder eksternal dan internal.

2. Mengarahkan penerapan mekanisme untuk memastikan bahwa informasi memenuhi semua kriteria persyaratan pelaporan wajib TI untuk perusahaan.

3. Menetapkan mekanisme validasi dan persetujuan pelaporan wajib.

4. Menetapkan mekanisme eskalasi pelaporan.

• EDM05.03 – Memantau komunikasi pemangku kepentingan

Memantau efektivitas komunikasi pemangku kepentingan. Menilai mekanisme untuk memastikan akurasi, keandalan, dan efektivitas, dan memastikan apakah persyaratan pemangku kepentingan yang berbeda terpenuhi

Aktivitas yang dilakukan pada practice ini adalah:

1. Secara berkala menilai efektivitas mekanisme untuk memastikan akurasi dan keandalan pelaporan wajib.

2. Secara berkala menilai keefektifan mekanisme untuk, dan hasil dari, komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal.

3. Tentukan apakah persyaratan pemangku kepentingan yang berbeda terpenuhi

Related Guidance

Sumber eksternal yang dapat memberikan wawasan lebih lanjut ke dalam proses EDM05 ini yaitu:

• COSO

• ISO/IEC 38500

• King III

ISACA. COBIT 5: Enabling Processes. 2012. www.isaca.org

Wiki.process-symphony.com. 2 Juni 2019. Portfolio Management – APO05 (COBIT 2019). Diakses pada 18 Oktober 2022, dari https://wiki.process-symphony.com.au/framework/lifecycle/process/requirements-definition-management-bai02-cobit2019/

Glints.com. 25 Januari 2021. RACI Matrix, Cara Pembagian Tugas Efektif untuk Tim yang Lebih Produktif. Diakses pada 18 Oktober 2022, dari https://glints.com/id/lowongan/raci-adalah/

Fithrotuz Zuhroh - 5026211045