IT Related Goals

1. Menyelaraskan TI dengan tujuan strategis bisnis

Metrics: Persentase dari sasaran perusahaan yang didukung oleh sasaran strategi TI dan oleh tingkat kepuasan stakeholder dengan portfolio program dan layanan

2. Menyadari keuntungan dari investasi TI

Metrics: Persentase dari layanan TI dengan keuntungan yang direalisasikan dan oleh persentase dari investasi TI dengan keuntungan yang terealisasi

3. Memastikan delivery program dalam batas waktu dan anggaran

Metrics: Jumlah program yang telah disampaikan tepat waktu dan oleh tingkat kepuasan stakeholder dengan kualitas program

Process Goals

1. Menentukan dan menyelaraskan bauran investasi dengan strategi perusahaan.

Metrics: Tingkat kepuasan manajemen dengan kontribusi TI untuk strategi perusahaan.

2. Mengidentifikasi sumber pendanaan investasi.

Metrics: Rasio antara dana yang dialokasikan dan dana yang digunakan

3. Memprioritaskan program TI sebelum mengalokasikan dana.

Metric: Persentase unit bisnis yang terlibat dalam proses prioritas

4. Memastikan bahwa pandangan akurat dari portofolio investasi itu ada.

Metrics: Tingkat kepuasan dengan laporan pemantauan portfolio

5. Memastikan bahwa perubahan investasi tercermin dalam layanan yang relevan.

Metrics: Persentase dari perubahan dalam program investasi yang tercermin dalam portfolio

6. Memastikan bahwa keuntungan terwujud karena pemantauan.

Metrics: Persentase investasi dengan keuntungan terukur

RACI Chart

RACI merupakan singkatan dari responsible, accountable, consulted dan informed. Dalam praktiknya, RACI chart merupakan spreadsheet atau tabel sederhana yang mencantumkan semua stakeholders dalam suatu proyek dan level keterlibatan mereka dalam setiap tugas yang dilambangkan dengan huruf R, A, C atau I. RACI Chart dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan dan membantu pihak manajemen dalam mengidentifikasikan peran dan tanggung jawab setiap stakeholders. Pembagian tugas yang jelas beserta peran dan tanggung jawabnya merupakan hal yang penting dalam suatu organisasi.

Empat parameter dalam RACI chart:

1. Responsible, yaitu pihak yang melakukan tugas atau pekerjaan.

2. Accountable, yaitu pihak penanggung jawab dan berwenang untuk memutuskan suatu permasalahan atau perkara.

3. Consulted, yaitu pihak yang memberikan masukan atau pendapat ketika diperlukan pada suatu tugas.

4. Informed, yaitu pihak yang perlu mengetahui tindakan dan hasil ataupun keputusan yang telah diambil.

Contohnya pada RACI chart APO05.01 – Establish the target investment mix. Terdapat Board terdapat yang berperan sebagai pihak penanggungjawab (A). Sedangkan CEO dan CFO berperan sebagai pelaksana tugas (R). Selanjutnya Value Management Office berperan sebagai pihak yang perlu mengetahui hasil keputusan yang diambil (I). Kemudian yang terakhir ada Business Executives, Chief Risk Officer, Chief Information Security Officer, Compliance, Audit, Chief Information Officer, dan Head Architect berperan sebagai pihak yang memberikan masukan atau pendapat yang diperlukan.

Management Practices

• APO05.01 – Menetapkan bauran investasi target

Meninjau dan memastikan kejelasan strategi perusahaan dan TI serta layanan saat ini. Menentukan campuran investasi yang tepat berdasarkan biaya, keselarasan tujuan dengan strategi, dan biaya dan ROI (Return on investment) yang diharapkan, tingkat risiko, serta keuntungan untuk program dalam portofolio. Menyesuaikan strategi perusahaan dan TI jika diperlukan.

Aktivitas yang dilakukan pada practice ini adalah:

1. Memvalidasi bahwa layanan dan investasi IT saat ini selaras dengan strategi perusahaan.

2. Mencapai kesepakatan dengan fungsi bisnis pada potensi dan peluang IT yang dibutuhkan.

3. Bauran investasi harus dibuat dengan mempertimbangkan risiko anggaran dan pengembalian jangka panjang dan pendek.

4. Kategori sistem informasi aplikasi dan layanan IT yang diperlukan harus diidentifikasi.

5. Menyetujui strategi dan tujuan IT, dengan mempertimbangkan hubungan antara strategi perusahaan dan layanan IT, aset, dan sumber daya lainnya

• APO05.02 – Menentukan ketersediaan dana dan sumber daya

Menentukan sumber dana potensial, pilihan pendanaan yang berbeda dan implikasi sumber pendanaan terhadap ekspektasi pengembalian investasi.

Aktivitas yang dilakukan pada practice ini adalah:

1. Mengidentifikasi ketersediaan dan komitmen dana saat ini dan jumlah yang disetujui untuk dibelanjakan.

2. Opsi untuk mendapatkan dana tambahan harus diidentifikasi.

3. Implikasi dari sumber pendanaan pada investasi mengembalikan ekspektasi.

• APO05.03 – Mengevaluasi dan memilih program yang akan didanai

Berdasarkan persyaratan untuk bauran portofolio investasi secara keseluruhan dan rencana strategis dan peta jalan TI, dilakukan evaluasi dan memprioritaskan program serta memutuskan proposal investasi. Mengalokasikan dana dan memulai program.

Aktivitas yang dilakukan pada practice ini adalah:

1. Mengenali peluang investasi.

2. Menetapkan potensi risiko dan biaya yang diharapkan.

3. Penilaian terperinci terhadap program harus dilakukan bersamaan dengan evaluasi keselarasan mereka dengan strategi perusahaan.

4. Program kandidat yang akan diinvestasikan dalam suatu implementasi harus dipilih dan dipindahkan ke dalam portofolio investasi.

5. Setiap program yang dipilih harus memiliki siklus hidup yang ditentukan sama dengan harapan yang ingin dicapai.

6. Menetapkan prosedur untuk mengkomunikasikan aspek biaya, manfaat, dan terkait risiko dari portofolio dengan prioritas anggaran, manajemen biaya, dan proses manajemen manfaat

• APO05.04 – Memantau, mengoptimalkan dan melaporkan kinerja portfolio investasi

Secara teratur, dilakukan pemantauan dan pengoptimalan kinerja portofolio investasi dan program di seluruh siklus hidup investasi. Memastikan tindak lanjut yang berkelanjutan dari portofolio selaras dengan strategi TI.

Aktivitas yang dilakukan pada practice ini adalah:

1. Meninjau portfolio investasi secara teratur untuk mengidentifikasi resiko apapun dan memanfaatkan keuntungan yang dihasilkan dari interaksi program.

2. Jika terjadi perubahan, portfolio investasi harus dievaluasi ulang dan prioritaskan kembali untuk menghasilkan keselarasan konstan dengan strategi bisnis.

3. Anggaran dan harapan perusahaan harus diubah jika diperlukan.

4. Kinerja portfolio harus dipantau dan dilaporkan kepada semua stakeholder yang relevan.

5. Manajemen senior harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang telah dicapai dan apa yang masih perlu dilakukan laporan harus mencakup keuntungan yang terwujud, mitigasi risiko, dan kemampuan yang dicapai.

6. Menyertakan informasi pemantauan kinerja mengenai sejauh mana tujuan yang direncanakan telah tercapai

7. Penyimpangan yang terjadi dalam anggaran dan keuntungan yang dicapai harus dilaporkan.

8. Matriks yang mengukur kontribusi IT untuk perusahaan harus ditentukan dan dipantau serta target kinerja harus diterapkan.

• APO05.05 – Memelihara portfolio

Memelihara portofolio program dan proyek investasi, produk dan layanan TI, serta aset TI.

Aktivitas yang dilakukan pada practice ini adalah:

1. Memelihara portfolio investasi dari program dan layanan.

2. Bekerja sama dengan manajer penyampaian layanan untuk memelihara portfolio layanan. Dan juga bekerjasama dengan manajer operasional untuk memelihara portfolio aset.

3. Ketika keuntungan yang diharapkan telah tercapai atau ketika dikonfirmasi bahwa mereka tidak akan tercapai program relevan harus dihapus dari portofolio investasi aktif.

• APO05.06 – Mengelola capaian keuntungan

Melakukan pemantauan keuntungan dari penyediaan dan pemeliharaan produk, layanan, serta kemampuan TI yang sesuai berdasarkan bisnis yang disepakati.

Aktivitas yang dilakukan pada practice ini adalah:

1. Melacak bagaimana keuntungan dicapai dan juga melacak bagaimana mereka berevolusi sepanjang siklus hidup program dan bagaimana mereka jika dibandingkan dengan standar internal dan industri.

2. Jika manfaatnya menyimpang dari harapan maka rencana perbaikan harus dilaksanakan dan rencana bisnis harus diperbarui dengan beban baru.

3. Petunjuk dari ahli eksternal dan rekomendasi Standar Industri harus dipergunakan untuk meningkatkan metriks.

Related Guidance

Sumber eksternal yang dapat memberikan wawasan lebih lanjut ke dalam proses APO05 ini yaitu

• ISO/IEC 20000

• ITIL V# 2011

• Skill Framework for the Information Age (SFIA)

ISACA. COBIT 5: Enabling Processes. 2012. www.isaca.org

Wiki.process-symphony.com. 2 Juni 2019. Portfolio Management – APO05 (COBIT 2019). Diakses pada 18 Oktober 2022, dari https://wiki.process-symphony.com.au/framework/lifecycle/process/portfolio-management-apo05-cobit-2019/

Glints.com. 25 Januari 2021. RACI Matrix, Cara Pembagian Tugas Efektif untuk Tim yang Lebih Produktif. Diakses pada 18 Oktober 2022, dari https://glints.com/id/lowongan/raci-adalah/

Fithrotuz Zuhroh - 5026211045