COBIT 5 - APO (Align, Plan, Organize)

Apa Itu APO Dalam COBIT 5?

Domain APO (Align, Plan, Organize) pada COBIT 5 mencakup penyesuaian, perencanaan, dan manajemen teknologi dan informasi serta bagaimana cara penggunaan informasi dan teknologi dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan. Pada tahap ini, sebuah organisasi akan menyelaraskan, merencanakan, dan mengatur mengenai penggunaan infrastruktur teknologi informasi dengan tujuan bisnis dan sasaran organisasi. Proses manajemen APO menyediakan panduan untuk Solution Delivery dan Service Delivery (BAI) serta pendukung (DSS). Sebuah organisasi harus dapat merealisasikan visi strategis yang telah direncanakan kemudian dikomunikasikan dan dikelola pada perspektif yang berbeda.

Pada domain ini terdapat tiga belas proses yang dapat dipraktikkan oleh sebuah organisasi untuk mengelola infrastruktur teknologi informasinya. Ketiga belas proses tersebut mencakup:

1. APO01 Mengelola Kerangka Kerja Manajemen TI
2. APO02 Mengelola Strategi
3. APO03 Mengelola Enterprise Architecture
4. APO04 Mengelola Inovasi
5. APO05 Mengelola Portofolio
6. APO06 Mengelola Anggaran dan Biaya
7. APO07 Mengelola Hubungan Manusia
8. APO08 Mengelola Hubungan
9. APO09 Mengelola Perjanjian Layanan
10. APO10 Mengelola Pemasok
11. APO11 Mengelola Kualitas
12. APO12 Mengelola Risiko
13. APO13 Mengelola Keamanan

Dari ketiga belas proses tersebut, pada artikel ini akan dibahas mengenai salah satu proses APO yang ada pada COBIT 5 yakni pada practice ke-5 mengenai pengelolaan portfolio.

APO05 - Manage Portfolio

Deskripsi dan Tujuan Proses

Deskripsi: Menjalankan investasi yang direncanakan sesuai dengan visi arsitektur perusahaan dan termasuk mendefinisikan karakteristik investasi portfolio layanan serta keterbatasan anggaran dan sumber daya. Program dan layanan harus diprioritaskan sesuai dengan tujuan bisnis dan program yang dipilih harus dilaksanakan. Kinerja program dan layanan harus dipantau dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Tujuan: Mengoptimalkan kinerja keseluruhan portofolio program dalam menanggapi program individual, kinerja produk dan layanan serta mengubah prioritas dan permintaan perusahaan.

Manage Portfolio adalah mengelola investasi atau berbagai program yang terkait dengan pengembang TI. Berdasarkan plan yang sudah dikembangkan terdapat banyak proyek dan program yang ditawarkan. Namun perusahaan pasti memiliki batasan dalam dana dan sumber dayanya. Oleh karena itu diperlukan portfolio selection, dimana dari semua pilihan-pilihan yang ditawarkan, perusahaan harus mampu menyeleksi investasi yang harus diprioritaskan.

IT Related Goals

Menyelaraskan TI dengan tujuan strategis bisnis

Metrics: Persentase dari sasaran perusahaan yang didukung oleh sasaran strategi TI dan oleh tingkat kepuasan stakeholder dengan portfolio program dan layanan

Menyadari keuntungan dari investasi TI

Metrics: Persentase dari layanan TI dengan keuntungan yang direalisasikan dan oleh persentase dari investasi TI dengan keuntungan yang terealisasi

Memastikan delivery program dalam batas waktu dan anggaran

Metrics: Jumlah program yang telah disampaikan tepat waktu dan oleh tingkat kepuasan stakeholder dengan kualitas program

Process Goals

Menentukan dan menyelaraskan bauran investasi dengan strategi perusahaan.

Metrics: Tingkat kepuasan manajemen dengan kontribusi TI untuk strategi perusahaan.

Mengidentifikasi sumber pendanaan investasi.

Metrics: Rasio antara dana yang dialokasikan dan dana yang digunakan

Memprioritaskan program TI sebelum mengalokasikan dana.

Metric: Persentase unit bisnis yang terlibat dalam proses prioritas

Memastikan bahwa pandangan akurat dari portofolio investasi itu ada.

Metrics: Tingkat kepuasan dengan laporan pemantauan portfolio

Memastikan bahwa perubahan investasi tercermin dalam layanan yang relevan.

Metrics: Persentase dari perubahan dalam program investasi yang tercermin dalam portfolio

Memastikan bahwa keuntungan terwujud karena pemantauan.

Metrics: Persentase investasi dengan keuntungan terukur

RACI Chart

RACI merupakan singkatan dari responsible, accountable, consulted dan informed. Dalam praktiknya, RACI chart merupakan spreadsheet atau tabel sederhana yang mencantumkan semua stakeholders dalam suatu proyek dan level keterlibatan mereka dalam setiap tugas yang dilambangkan dengan huruf R, A, C atau I. RACI Chart dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan dan membantu pihak manajemen dalam mengidentifikasikan peran dan tanggung jawab setiap stakeholders. Pembagian tugas yang jelas beserta peran dan tanggung jawabnya merupakan hal yang penting dalam suatu organisasi.

Empat parameter dalam RACI chart:

1. Responsible, yaitu pihak yang melakukan tugas atau pekerjaan.
2. Accountable, yaitu pihak penanggung jawab dan berwenang untuk memutuskan suatu permasalahan atau perkara.
3. Consulted, yaitu pihak yang memberikan masukan atau pendapat ketika diperlukan pada suatu tugas.
4. Informed, yaitu pihak yang perlu mengetahui tindakan dan hasil ataupun keputusan yang telah diambil.

Contohnya pada RACI chart APO05.01 – Establish the target investment mix. Terdapat Board terdapat yang berperan sebagai pihak penanggungjawab (A). Sedangkan CEO dan CFO berperan sebagai pelaksana tugas (R). Selanjutnya Value Management Office berperan sebagai pihak yang perlu mengetahui hasil keputusan yang diambil (I). Kemudian yang terakhir ada Business Executives, Chief Risk Officer, Chief Information Security Officer, Compliance, Audit, Chief Information Officer, dan Head Architect berperan sebagai pihak yang memberikan masukan atau pendapat yang diperlukan.

Management Practices

APO05.01 – Menetapkan bauran investasi target

Meninjau dan memastikan kejelasan strategi perusahaan dan TI serta layanan saat ini. Menentukan campuran investasi yang tepat berdasarkan biaya, keselarasan tujuan dengan strategi, dan biaya dan ROI (Return on investment) yang diharapkan, tingkat risiko, serta keuntungan untuk program dalam portofolio. Menyesuaikan strategi perusahaan dan TI jika diperlukan.