Project Management Officer

Project Management Officer

Pada manajemen proyek, PMO merupakan hal penting supaya suatu proyek bisa berjalan dengan baik dan sukses dalam sebuah perusahaan atau bisnis. Adanya project management officer dapat membantu perusahaan dalam mengatur dan mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki dalam penyelesaian proyek.

Pengertian Project Management Officer

Project management office adalah sebuah tim atau departemen, internal maupun eksternal, yang membuat dan menjaga standar manajemen proyek di satu perusahaan. Departemen PMO mencatat status perkembangan dari setiap proyek yang dikerjakan dan memastikan bahwa proyek-proyek tersebut dilakukan sebaik mungkin.

PMO memastikan perusahaan dapat menyelesaikan setiap proyek tepat waktu dan sesuai dengan budget yang telah ditentukan. PMO berkonsentrasi pada kegiatan koordinasi perencanaan, pembuatan prioritas dan pelaksanaan proyek yang berkenaan dengan organisasi di atasnya.

Konsep PMO pada dasarnya adalah merubah pola pikir suatu organisasi terhadap proyek dengan menetapkan prioritas-prioritas proyek yang sangat berpengaruh secara kritis bagi strategi organisasional, serta mengurangi jumlah proyek yang dikerjakan. Project management officer mengkonsolidasi tugas-tugas yang berkaitan dengan proyek dalam suatu organisasi dengan memfasilitasi pemilihan proyek, pelatihan kepada manajer proyek, project monitoring, dan pengembangan karir untuk manajer proyek.

Jenis Jenis PMO

Terdapat 3 jenis PMO yang memiliki tingkatan kontrol berbeda terhadap proyek perusahaan, di antaranya:

• Directive

Bertanggung jawab dalam memegang kontrol penuh dalam proyek perusahaan karena mengatur keberlangsungannya secara langsung. Tingkat kontrol yang dipegang PMO terhadap proyek perusahaan sangat tinggi.

• Supportive

PMO jenis ini mengambil peran sebagai ‘konsultan’ terhadap proyek yang dilakukan perusahaan melalui pemberian pelatihan hingga akses informasi. Tingkat kontrol yang dipegang PMO jenis ini termasuk rendah.

• Controlling

Berperan dalam memberikan bantuan sambil memastikan bahwa setiap karyawan menggunakan tools, standar, serta proses pengerjaan proyek yang telah diberikan. Tingkat kontrol jenis PMO ini terhadap proyek perusahaan tergolong sedang.

Tugas dan Tanggung Jawab Project Management Officer

PMO akan menjaga keberlangsungan dari seluruh proyek yang dijalankan perusahaan serta memastikan proyek-proyek itu mengikuti strategi perusahaan.

Berikut tugas lain yang diemban sebagai bagian dari PMO, antara lain:

• membentuk standar dan proses pengerjaan setiap proyek

• menjaga transparansi dari setiap proyek untuk membantu perusahaan membuat keputusan yang efektif

• mendesain proposal proyek

• membantu project manager dan anggota timnya dengan bantuan administratif dan operasional

• membantu melancarkan aliran informasi dan komunikasi dalam pengerjaan proyek

• melacak progres setiap proyek untuk memastikan perusahaan menyelesaikannya sesuai dengan budget, sumber daya, dan jadwal yang telah ditentukan

• memilih dan memprioritaskan proyek yang akan dikerjakan berdasarkan corporate strategy serta tujuan perusahaan

• memberikan cara dan template untuk pengerjaan proyek berdasarkan proyek-proyek sebelumnya yang sukses

• memfasilitasi tim proyek untuk mengefektifkan proses kerjanya serta memberikan mentoring dan coaching seputar pengerjaan proyek

• mengatur dokumentasi dari pengerjaan proyek

Keuntungan yang didapat dari PMO bagi Perusahaan

1. Meningkatkan tingkat kesuksesan proyek (mengurangi tingkat kegagalan proyek)

2. Menyediakan praktik standar untuk proyek dalam perusahaan

3. Dapat mengelola keuangan perusahaan sehingga dapat tercipta cost reduction

4. Memungkinkan untuk pengelolaan resource yang lebih baik sehingga produktivitas meningkat

5. Memberikan dukungan pada proyek dan memberikan payback yang lebih besar

6. Perbaikan kapabilitas perusahaan dalam meluncurkan produk (lebih kreatif, adaptif, dan cerdas dalam peluncuran produk baru)