Tiền tại quỹ

Post date: Sep 22, 2011 2:58:25 PM

Tiền tại quỹ của DN bao gồm tiền Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí và kim khí quy đang nằm trong két của doanh nghiệp.

2.1- Các qui định về quản lý :

- Tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy, chống mối xông.

- Tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ bảo quản và trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thu, chi căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Thũ quỹ do giám đốc chỉ định và không được nhờ người khác làm thay.

- Phải thường xuyên tiến hành kiểm quỹ với sự chứng kiến của kế toán trưởng để phát hiện kịp thời khoản chênh lệch để có biện pháp xử lý; ngăn chặn mọi hành vi biểu hiện tiêu cực xâm phạm tài sản của DN.

- Hàng ngày khi nhận được báo cáo quỹ kèm các chứng từ do thủ quỹ gửi đến kế toán quỹ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu trên từng chứng từ. Sau khi kiểm tra xong kế toán lập định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản tiền mặt

2.2- Nhiệm vụ của hạch toán tiền tại quỹ:

- Phản ánh kịp thời và chính xác số hiện có và sự vận động của các loại tiền. Thông qua việc ghi chép kế toán thực hiện chức năng kiểm soát, phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ.

- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu tiền mặt ghi trên sổ sách với tiền mặt tồn quỹ, qua đó phát hiện chênh lệch ( nếu có ) để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.

- Tổ chức thực hiện các qui định về chứng từ và các thủ tục hạch toán vốn bằng tiền.

2.3- Thủ tục kế toán :

Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mỡ sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riềng VBĐQ nhận ký cược,ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ.

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán căn cứ vào các chứng từ (như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng,… để lập phiếu thu tiền mặt hoặc hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lương, các hợp đồng kinh tế… để lập phiếu chi tiền mặt).

Hàng ngày thủ quỹ nhận được chứng từ thu chi tiền mặt, kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, yêu cầu người nộp hoặc nhận tiền ký tên vào phiếu, khi thu tiền, chi tiền xong phải đóng dấu “đã thu”, “đã chi” vào chứng từ , cuối ngày kiểm kê tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch phải kiểm tra và xác định nguyên nhân kiến nghị biện pháp xử lý.

2.4- Hạch toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ:

241- Chứng từ hạch toán:

Chứng từ dùng để hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm:

- Phiếu thu ( Mẫu 01 -TT )

- Phiếu chi ( Mẫu 02 -TT )

- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT)

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẩu 04-TT)

- Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu 05 -TT )

- Biên lai thu tiền ( Mẫu 06 -TT )

- Bảng kê VBĐQ ( Mẫu 08 -TT )

- Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 08a - TT dùng cho tiền VN) và (Mẫu số 08b - TT dùng cho ngoại tệ và VBĐQ).

- Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 –TT)

Phiếu thu (hoặc Phiếu chi): Do kế toán lập từ 2 đến 3 liên (đặt giấy than viết một lần hoặc in theo mẫu qui định), sau khi ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký tên vào phiếu, chuyển cho kế toán trưởng duyệt (riêng phiếu chi phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị) một liên lưu tại nơi lập phiếu, các liên còn lại chuyển cho thủ quỹ để thu (hoặc chi) tiền. Sau khi nhập (hoặc xuất) tiền thủ quỹ phải đóng dấu “đã thu” hoặc “đã chi” và ký tên vào phiếu thu, giữ một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp (hoặc nhận) tiền. Cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi sổ.

2.42- Tài khoản hạch toán :

Kế toán sử dụng TK 111 “ Tiền mặt “ để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK tiền mặt như sau :

Bên Nợ :

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, VBĐQ nhập quỹ

+ Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

Bên Có :

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, VBĐQ xuất quỹ.

+ Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

Số Dư Nợ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, VBĐQ tồn quỹ (Cuối kỳ hay đầu kỳ)

TK.111 có 03 TK cấp 2 để phản ánh chi tiết các loại tiền tại quỹ:

- TK 1111 – Tiền Việt Nam

- TK 1112 – Ngoại tệ

- TK 1113 – Vàng bạc,kim khí quý, đá quý.

2.43 / Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu :

A- Kế toán tổng hợp thu tiền mặt :

(1)- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng:

Nợ TK 111 – Số tiền mặt đã nhập quỹ

Có TK. 511– Doanh thu BH và CCDV ( giá bán chưa thuế GTGT)

Có TK. 512 – Doanh thu hàng nội bộ.

Có TK. 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

(2)- Doanh thu hoạt động tài chính hoặc Thu nhập khác bằng đồng VN nhập quỹ:

Nợ TK 111 – Số tiền mặt đã nhập quỹ

Có TK 515 – Doanh thu HĐTC ( giá chưa thuế GTGT)

Hoặc Có TK 711 – Các thu nhập khác ( giá chưa thuế GTGT)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

(3)- Thu hồi tạm ứng, các khoản nợ phải thu bằng đồng VN nhập quỹ :

Nợ TK 111 – Số tiền mặt đã nhập quỹ

Có TK 131 – Số tiền thu của khách hàng

Có TK 136 – Số tiền thu của các đơn vị nội bộ

Có TK 138 – Số phải thu khác đãđược thanh toán.

Có TK 141 – Số tiền tạm ứng đã thanh toán

(4)- Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt :

Nợ TK 111 – Tiền Việt Nam rút từ ngân hàng về nhập quỹ.

Có TK 112 (1112) – Tiền gửi ngân hàng

(5)- Thu hồi vốn từ các hoạt động đầu tư ngắn hạn hoặc dài hạn bằng đồng VN nhập quỹ:

Nợ TK 111 – Số tiền mặt nhập quỹ

Có TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

Có TK 128 – Đầu tư ngắn hạn khác

Có TK 221 – Đầu tư vào công ty con.

Có TK 228 – Đầu tư dài hạn khác

Có TK 222 – Vốn góp liên doanh.

(6) Thu hồi các khoản cầm cố, ký cược ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn bằng tiền đồng VN nhập quỹ:

Nợ TK 111 – Số tiền mặt nhập quỹ

Có TK 144 – Số tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn

Có TK. 244 – Ký cược, ký quỹ dài hạn

(7) Nhận tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn ho85c dài hạn bằng tiền VN nhập quỹ:

Nợ TK 111 – Số tiền mặt nhập quỹ

Có TK. 338 (3386) – Ký cược ký quỹ ngắn hạn

Có TK. 344 – Ký cược, ký quỹ dài hạn

(8) Tiền mặt thừa tại quỹ phát hiện khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân:

Nợ TK 111 (1111) - Số tiền thừa khi phát hiện

Có TK 338(3381) – Tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi như sau:

Nợ TK.338 (3381)

Có TK. 338 (3388) – Phải trả phải nộp khác

Có TK. 334 - Phải trả CNV

Có TK. 711 – Thu nhập khác

Có TK. 642 – CP quản lý doanh nghiệp.

B- / Kế toán tổng hợp chi tiền mặt :

(1)- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng :

Nợ TK 112 - Số tiền xuất quỹ gửi vào ngân hàng

Có TK 111 -Số tiền xuất quỹ gửi vào ngân hàng

(2)- Xuất quỹ tiền mặt mua sắm vật tư, hàng hoá dùng vào SXKD sản phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế (giá mua không bao gồm thuế GTGT và số thuế GTGT đầu vào được khầu trừ ) kế toán ghi:

2a- Theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Nợ TK 151 – Giá trị hàng mua đang đi đường (Giá chưa thuế GTGT)

Nợ TK 152 – Giá trị NVL đã nhập kho (Giá chưa thuế GTGT)

Nợ TK 153 – Giá trị CCDC mua đã nhập kho (Giá chưa thuế GTGT)

Nợ TK 156 – Giá trị hàng hóa mua đã nhập kho (Giá chưa thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. ( nếu có)

Có TK 111 – Số tiền mặt thực chi (Giá thanh toán )

2b- Theo phương pháp Kiểm kê định kỳ:

Nợ TK 611 – Giá trị hàng mua đã nhập kho (Giá chưa thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. ( nếu có)

Có TK 111 – Số tiền mặt thực chi (Giá thanh toán )

(3)- Xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ dùng cho SX- KD sản phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế (giá mua không bao gồm thuế GTGT và số thuế GTGT đầu vào được khầu trừ ) kế toán ghi:

Nợ TK 211 – Giá mua TSCĐ HH (Giá chưa thuế GTGT)

Nợ TK 213 – Giá mua TSCĐ VH (Giá chưa thuế GTGT)

Nợ TK 241 – XDCB DD (Giá chưa thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. ( nếu có)

Có TK 111 – Số tiền mặt thực chi (Giá thanh toán )

(4)- Các khoản chi phí cho HĐ-SX- KD bằng tiền mặt (giá mua không bao gồm thuế GTGT và số thuế GTGT đầu vào được khầu trừ ) kế toán ghi:

Nợ TK 621 – Giá trị NVL mua về sử dụng ngay cho SX sản phẩm

Nợ TK 627 – Chi phí cho hoạt động sản xuất chung

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính

Nợ TK 641 – Chi phí cho hoạt động bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí cho hoạt động quản lý DN

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. ( nếu có)

Có TK 111 – Số tiền mặt thực chi (Giá thanh toán )

(5)- Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán dài hạn, ngắn hạn:

Nợ TK 121 – Đầu tư các loại chứng khoán ngắn hạn

Nợ TK 228 – Đầu tư dài hạn khác (chứng khoán dài hạn)

Nợ TK 222 – Góp vốn liên doanh dài hạn

Nợ TK 128 – Đầu tư ngắn hạn khác (cho vay hoặc góp vốn liên doanh ngắn hạn)

Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con

Có TK 111 – Số tiền mặt thực tế xuất quỹ.

(6)- Chi tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả, hoàn trả các khoản ký cược ký quỹ.

Nợ TK 311, 315, 331, 333, 334, 338, 341, 342, 3386, 344….

Có TK111 – Tiền mặt

(7)- Kiểm kê quỹ phát hiện tiền mặt thiếu chưa rõ nguyên nhân:

Nợ TK 138 (1381) – Tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân

Có TK 111 – Tiền mặt

Khi có quyết định xử lý, kế toán căn cứ vào quyết định của lãnh đạo, ghi:

Nợ TK. 1388 – Nếu bắt bồi thường

Nợ TK. 334 – Nếu trừ vào lương

Nợ TK. 811 – Không xác định nguyên nhân HT vào chi phí khác

Nợ TK. 642 – Không xác định nguyên nhân HT vào chi phí QLDN

Có TK.1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý