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Painel de Filtragem
Pr / Pe: alterna entre Propostas e Pendências (a partir da versão 2.20.0.0, as pendências estão disponíveis somente para consulta)
Emissão / Aceite: escolha o critério para aplicar o período de datas selecionado. Pela data da emissão da proposta ou a data em que foi dado o aceite do cliente;
Vendedor: filtra apenas as propostas feitas pelo vendedor selecionado;
Produto: permite exibir as propostas que contiverem o produto cujo código for fornecido neste campo;
Cliente: filtra as propostas feitas para o cliente escolhido;
Obs Interna: filtra as propostas que contiverem no campo "Obs Interna" parte do texto digitado neste campo. É especialmente útil para localizar Pendências, uma vez que o sistema grava nas observações internas o número da Proposta que originou a Pendência.
Doc: filtra a Proposta que tiver o documento gerado informado, podendo ser um número de Vale ou Nota gerada;
OS: filtra a Proposta que tiver a Ordem de Serviço informada;
Empresa: exibe apenas as propostas da empresa escolhida. Esta função é relevante apenas quando há mais de uma empresa cadastrada no sistema;
Situação: exibe somente as propostas:
Aguardando: propostas que foram feitas e que o cliente ainda não aceitou;
Aceitas: com aceite do cliente (através da função F5) mas ainda sem documento de saída;
Recusadas: propostas que o cliente recusou e foram marcadas na ferramenta "Recusar CTRL+R";
Pendentes: exibe as propostas que foram atendidas parcialmente;
Atendidas: as propostas em que as quantidades foram totalmente atendidas;
Filtro Estoque Atend: exibe somente as propostas que foram indicadas através da ferramenta de análise da quantidade em estoque para atendimento;
As opções abaixo são referentes às ordens de serviço geradas a partir de propostas (botão direito do mouse, opção "Ordens de Serviço" ou <CTRL + O>) e estão disponíveis apenas para usuários do sistema que utilizam este módulo:
OS: Agua: exibe propostas que contiverem OS na situação "Aguardando";
OS: Exec: exibe propostas que contiverem OS na situação "Em Execução";
OS: Para: exibe propostas que contiverem OS na situação "Paralizada";
OS: Conc: exibe propostas que contiverem OS na situação "Concluída";
Doc. Compra: filtra as propostas pelo documento de compra do cliente, que pode ser uma ordem de compra, p.o, etc. Este documento é informado no ato do aceite da Proposta. Não há necessidade de digitar todo o documento, apenas parte já suficiente para localizar;
Contagem: filtro referente ao prazo de entrega da Proposta ao cliente. Este filtro considera o prazo estipulado no campo "Prev. Entrega" da Proposta, que é o número de dias para entrega após o aceite do cliente:
A Vencer: propostas aceitas cujo prazo de entrega estipulado não foi ultrapassado, inclusive as de "hoje";
Vencidas: propostas aceitas e/ou pendentes, cujo prazo de entrega expirou;
Dentro do Prazo: propostas totalmente atendidas dentro do prazo;
Fora do Prazo: propostas totalmente atendidas, com entrega fora do prazo estipulado;
Compras: filtro indicador ao setor de compras da empresa, indicando que esta proposta possui itens que necessitam de cotação de preço antes de ser enviada ao cliente.
As opções são:
Cotar: indica ao setor de compra que há um ou mais itens que precisam ser cotados;
Em Cotação: o setor de compra já iniciou o processo de cotação;
Cotação Ok: o processo de cotação já foi finalizado e os valores da proposta já foram atualizados;
Cot.Cancelada: o processo foi interrompido - não há mais necessidade de cotar;
Consulte o manual do módulo de cotação
Painel de Rodapé
Aceitar: (tecla de função F5) tem a função de informar ao sistema que a Proposta enviada ao cliente foi aceita pelo mesmo. Pode-se, opcionalmente, informar o documento de compra do cliente, que pode ser uma ordem de compra, p.o, ou qualquer outra indicação que se queira dar. Ao confirmar o aceite, os dias informados no campo "Prev. Entrega" da Proposta começam a ser contados, sendo exibidos na coluna "Entrega" da listagem. Caso queira retirar o aceite de uma Proposta, basta clicar novamente em "Aceitar" e na janela de aceite, clicar em "Não Aceitar";
Ao dar o aceite na Proposta, o sistema reserva os itens contidos na mesma, mostrando no campo "Estoque Reservado" a quantidade do produto constante em propostas aceitas. Esta quantidade reservada é estornada quando a Proposta gera um Vale ou uma Nota Fiscal, é cancelada, excluída ou o aceite é retirado.
Recusar: (atalho CTRL+R) utilizado quando o cliente declina, alterando o status para "Recusada". Ao recusar, deve-se informar o motivo da recusa e pode-se entrar com um texto explicativo do motivo.
Totalizar: (tecla de função F6) totaliza a lista de propostas, exibindo separadamente o valor de cada status da Proposta. Mostra também o percentual de itens recusados e o total de propostas canceladas.
Estoq Atend: (a partir da versão 2.20.0.2) ferramenta utilizada para analisar as propostas que estão no filtro atual, indicando através do sinal verde quais podem ser totalmente atendidas de acordo com as quantidades dos itens no estoque atual.
Para utilizar a ferramenta, é preciso que o filtro "Situação" esteja como "Aceit + Pend", "Aceitas" ou "Pendentes".
Cotar: acesso ao módulo de cotação de itens da proposta. Só poderá ser utilizado se a proposta selecionada possuir ao menos um item com requisição de cotação.
Novo: cria uma nova Proposta no sistema. Ao escolher o cliente da lista, é feita a verificação no módulo financeiro das pendências do mesmo, exibindo o valor das contas vencidas não pagas. É verificado também o limite de crédito, definido no cadastro do cliente. Havendo pendências uma mensagem é exibida, porém é dada a opção de continuar com a Proposta. Nos módulos de Vales e Notas Fiscais, dependendo dos parâmetros definidos, pode-se bloquear a operação, não permitindo vendas se o limite de crédito for ultrapassado.
(veja "Incluindo itens na Proposta" e "Finalizando a Proposta" mais abaixo)
Altera: altera uma Proposta gravada;
Localiza: permite encontrar uma Proposta pelo número, data de emissão, cliente, documento de compra, etc;
Exclui: dependendo do parâmetro definido no sistema, esta função pode excluir definitivamente uma Proposta do banco de dados ou apenas marca-la como "Cancelada" (indicada pela cor vermelha na listagem);
Imprime: abre o painel com as opções de impressão:
Proposta: saída impressa ou por e-mail com as opções de incluir imagens dos produtos, suas especificações técnicas, informações sobre ICMS, IPI e Situação Tributária.
Pode-se optar por imprimir em impressora laser, matricial de 80 colunas ou impressora de bobina. Com a visualização da impressão na tela, pode-se salvar em formato do Excel, Word ou PDF clicando no botão "Salvar", com imagem do disquete.
Ao marcar "e-mail", deve-se preencher o endereço de e-mail do destinatário (cliente). Caso o cadastro do cliente tenha nos campos de contatos os nomes e e-mails pré-cadastrados, pode-se abrir a lista clicando em ">>>>" e depois clicar duplo sobre o contato desejado para preencher o destinatário;
Listagem: imprime a lista das propostas do filtro atual, totalizando ao final;
Apenas gerar PDF: salva a Proposta no formato PDF considerando as opções acima (incluir imagens...). Escolha o local para salvar;
Formulário de Separação: imprime apenas os itens da proposta selecionada que estão pendentes de entrega, não utiliza valores.
Outras Funções
Com o botão direito do mouse, além do botões descritos acima, pode-se acessar outras funções:
Analisar Estoque: esta ferramenta é utilizada para exibir apenas os itens de cada proposta cujo estoque é inferior ao que foi proposto, exibindo as quantidades pendentes, o estoque e a quantidade a comprar.
Marcar "Atendida" (parar contagem): o 'status' da proposta fica como "Atendida" quando todos os itens são entregues, automaticamente, através de um Vale ou uma Nota Fiscal. Para parar a contagem manualmente e marcar a Proposta como "Atendida", basta utilizar esta função.
Lembrando que para fins de obtenção de tempo de atendimento e rastreamento, é sempre interessante fazer o processo como um todo, ou seja, a sequência lógica do sistema, que é gerar a Proposta, criar o Vale "puxando" esta Proposta e por fim gerar a Nota Fiscal faturando este Vale. Dessa forma, no módulo de Vales, o sistema exibirá o documento anterior (Proposta) e posterior (NF) à ele, facilitando o rastreamento e fluxo das informações.
Vale que gerou a Pendência: visível apenas no modo de Pendências, esta opção exibe o nº do Vale que gerou automaticamente a Pendência selecionada;
Informar Urgência à Separação: em empresas que possuirem setor de expedição, o Dinamicos oferece, opcionalmente, um módulo de quadro de avisos, que automatiza as tarefas de avisar à pessoa responsável que certa Proposta foi aceita, se já foi separada (Vale gerado) ou já saiu para entrega.
Esta função permite informar ao setor de expedição, através do módulo "Quadro de Avisos" que a Proposta tem prioridade em relação às outras. A Proposta pode ser marcada como urgente antes do aceite. De qualquer forma, o sistema perguntará no momento do aceite se o usuário quer informar que a separação desta é urgente;
Altera Cliente: (tecla de função F7) permite alterar o cliente da Proposta desde que não tenha sido gerado Vale a partir da mesma;
Altera Empresa: disponível quando há mais de uma empresa cadastrada no sistema, abre a lista para escolher qual empresa irá emitir a Proposta;
Ordens de Serviço: (atalho <CTRL> + O ) abre a lista de Ordens de Serviço relacionadas à Proposta selecionada. Esta opção estará visível apenas se o módulo de OS estiver habilitado no sistema;
Tabela de Preços: (tecla de função F11) abre o cadastro de produtos;
Cadastro de Clientes: (tecla de função F12) abre o cadastro de clientes;
Cadastro do Cliente: abre o cadastro resumido do cliente da Proposta selecionada, permitindo atualização rápida e/ou conferência das informações;
Replicar Proposta: cria uma nova Proposta baseada nos itens da Proposta selecionada no momento, sem ter que digita-los novamente. Deve-se especificar um novo cliente e preencher as informações gerais da Proposta, como destinatário, e-mail, prazo de entrega, etc... O vendedor da nova Proposta passa a ser o usuário que executou a replicação;
Exportar Proposta: gera um arquivo texto que pode conter uma ou todas as propostas do filtro aplicado, podendo ser enviado por e-mail para posterior importação. É utilizado quando há bases de dados separadas instaladas em mais de um local da mesma empresa;
Importar Proposta: lê o arquivo gerado através do passo acima e grava no banco de dados as propostas exportadas;
Acompanhamento de Cliente: (atalho <Shift> + <CTRL> + C ) visível apenas se o parâmetro do sistema "Acompanhar Propostas pelo módulo de relacionamento com o cliente" estiver ativo. Esta opção exibe, através do módulo "Relacionamento com Cliente" (disponível através do cadastro do cliente) a sequência de eventos relacionados à Proposta selecionada: quando a mesma foi criada, quando o Vale foi gerado e quando a Nota Fiscal foi faturada;
Auditoria sobre a Proposta: exibe o histórico de operações realizadas na Proposta selecionada, como data, hora e por quem foi criada, cliente e valor na criação, cancelamento e alteração de cliente;
Exportar para Excel: exporta a lista das propostas do filtro atual para o formato XLS;
Exportar itens para Excel: exporta os itens da proposta selecionada para o formato XLS;
Consulta Vales: (atalho <Shift> + <CTRL> + V) abre o módulo de Consulta de Vales sem a necessidade de deixar a tela de propostas.
Consulte também:
Itens da Proposta Finalizando a Proposta Ordens de Serviço Vales
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