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A entrada de produtos em estoque é controlada pelas Notas Fiscais de Entrada. O Pedido de Compra, ainda que aceito, não altera a quantidade do produto em estoque. Após ser lançada, uma nota de entrada passa a ter o campo "Quantidade" desabilitado para alterações. Notas de Entrada não podem ser excluídas. Ao ser cancelada, a quantidade dos itens constantes na mesma são debitados do estoque.
O débito dos produtos no estoque pode ser feito através de Notas de Saída, Vales ou Vendas de Balcão. As Propostas, mesmo que aceitas, não debitam o estoque. Ao ser gerada uma NF ou venda de balcão proveniente de Vale, a baixa do estoque já terá sido feita pelo Vale, sendo que apenas itens inseridos diretamente na Nota debitarão o estoque.
Vales e Notas, após gravados, terão o campo quantidade desabilitados. Em Vales, não é permitido também a simples exclusão de um item. Para maior segurança, para alterar a quantidade de um item, pode-se cancela-lo (atalho F10) e incluí-lo novamente com a quantidade desejada.
Ao fazer o cancelamento ou exclusão de uma nota cujos itens tenham sido provenientes de um Vale, não há alteração do estoque, a menos que o Vale também seja cancelado.
Acerto de Estoque
O acerto de estoque pode ser feito diretamente no cadastro do produto que se deseja alterar a quantidade, para usuários que possuam esse acesso no sistema. Porém, apesar de ser mais rápido, não é a prática mais aconselhável, pois dessa forma não há documentação que comprove a movimentação, ficando mais difícil de rastrear problemas futuramente.
Acertando o estoque para mais: o crédito no estoque para fins de acerto pode ser feito através de Notas Fiscais de Entrada. Usando o botão "Acerto Est." pode-se lançar um ou mais itens com a quantidade desejada para o acerto. É pedida uma senha para esta operação e não há necessidade de escolher fornecedor, já que este será automaticamente a própria empresa. Ao incluir um item, é preciso informar apenas a quantidade desejada e gravar. No final, será gerado um recibo (RC) do tipo "Reposição de Estoque", que não se relaciona com o Contas a Pagar.
Esta operação poderá ser consultada posteriormente em "Itens Pedidos / Comprados", já que está devidamente documentado.
Acertando o estoque para menos: o débito para acerto de estoque pode ser feito através dos Vales. Usando o botão "Acerto Est." é gerado um vale "sem cliente", com valor zerado, onde são lançados os produtos que se deseja alterar a quantidade. Na coluna "Nota Gerada" aparecerá a indicação "ACERTO ESTOQUE".
Esta operação também poderá consultada posteriormente em "Itens Vendidos / Orçados", já que foi corretamente documentada.
Inventário
Uma boa prática que pode ser feita periodicamente é o registro de inventário. Feito no cadastro do produto, basta registrar no campo "Inventário" a data e a quantidade correta do estoque no momento. É preciso ter acesso no sistema para esta operação.
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