Gestão de Tarefas

Módulo que permite a criação, delegação e acompanhamento de tarefas da empresa, possibilitando a troca de mensagens, criação de checklists, inclusão de anexos, acompanhamento por e-mail, encaminhamento para outros usuários, entre outros.

Importante :

Para que o usuário tenha acesso ao módulo, é necessário que seu cadastro de funcionário esteja linkado ao cadastro de usuários, do contrário ao tentar entrar no módulo, receberá uma mensagem impedindo o acesso.

Caso receba a mensagem, basta ir ao cadastro de funcionários, localizar o funcionário em questão, clicar com botão direito sobre o mesmo em "Indicar USUÁRIO do Funcionário".

Na tela, basta indicar o usuário (que entra no sistema) referente ao funcionário selecionado:

Tela Inicial da Gestão de Tarefas

O acesso ao módulo é feito através do menu "Ferramentas":

Ao entrar no módulo de gestão de tarefas, a princípio os filtros aplicados para reduzir o número de itens na tela, retiram da consulta as tarefas canceladas e exibem apenas as que estão aguardando, iniciadas e cumpridas. Retirando também as que já foram concluídas. Para visualizar todas as tarefas, basta alterar os filtros.

As tarefas (linhas) em vermelho indicam que estão ou que foram concluídas além do prazo estipulado pelo seu criador.

A bandeira indica que há um novo evento (nova tarefa ou nova mensagem) neste item.

As tarefas criadas podem ter os seguintes estados:

• Aguardando: estado inicial da tarefa, aguardando o início pelo seu destinatário;

• Iniciada: quando o destinatário clica no botão "Iniciar Tarefa" (os eventos de data/hora das tarefas não podem ser alterados!);

• Cumprida: quando o destinatário clica em "Tarefa Cumprida", indicando que sua parte foi feita;

• Concluída: se o criador da tarefa estiver satisfeito com o cumprimento da tarefa pelo destinatário, irá clicar em "Concluir Tarefa", para finalizar o processo;

• Paralisada: por diversos motivos, a tarefa pode entrar em estado de "suspensão", clicando em "Paralisar Tarefa";

• Cancelada: caso a tarefa não tenha mais sentido, pode ser cancelada.

A tarefa, após cumprida pelo destinatário, caso não esteja de acordo com a exigência de seu criador, pode ser reiniciada por este, clicando em "Reiniciar Tarefa". Seu estado voltará a ser "Aguardando".

Em todos estes eventos uma mensagem para o criador ou destinatário da tarefa (dependendo do tipo de evento) é enviada por e-mail. Para isso, certifique-se que o campo "E-mail" do cadastro do funcionário esteja preenchido. Caso não esteja, o módulo de tarefas irá solicitar o e-mail e o gravará automaticamente no cadastro do funcionário.

Restrições:

• Apenas o usuário que criou a tarefa poderá alterar, cancelar, concluir, paralisar e reiniciar.

• Apenas o destinatário da tarefa poderá iniciar e marcar como cumprida;

• De acordo com os parâmetros escolhidos nas configurações, o destinatário da tarefa poderá visualizar somente as suas próprias tarefas;

• Tanto o criador da tarefa quanto o destinatário poderão clicar duplo sobre a mesma para incluir novas mensagens (andamento da tarefa) e incluir/confirmar itens no checklist.

Clicando com o botão direito sobre uma tarefa já criada, pode-se reenvia-la por e-mail para o destinatário, aplicar as ações de eventos e...

Encaminhar a tarefa à outros funcionários:

Pode-se escolher até 3 novos destinatários para uma tarefa. Esta ação pode ser útil para tarefas recorrentes, já que há a opção de definir uma nova data para execução da mesma. Há também a possibilidade de incluir ou não as mensagens (andamento) já incluídas, o checklist da tarefa atual e os anexos da tarefa original.

Tela de cadastro da tarefa

Para haver o registro e correto acompanhamento por ambas as partes, não é possível alterar ou excluir uma mensagem incluída anteriormente (somente a última mensagem incluída na mesma sessão).

Indicação da Tela Inicial do Sistema

Ao entrar no sistema (e no intervalo escolhido nas configurações) será checado se há novas tarefas ou novas mensagens em tarefas já existentes. Caso haja, o botão de aviso de tarefas irá piscar na tela inicial do sistema, indicando por exemplo:

A=4 significa que há 4 tarefas com status "A" aguardando o usuário iniciar.

N=1 significa que há uma nova mensagem em uma tarefa já existente.

Em qualquer local do sistema, também será exibido um painel com o aviso de nova tarefa/mensagem a qualquer momento, no intervalo configurado. Para que não seja exibida novamente, é necessário entrar no módulo de gestão de tarefas para (ao menos) visualizar os novos eventos:

Configurações relacionadas

Nas configurações avançadas do sistema são configurados os parâmetros relacionados ao módulo, na guia "Geral":

Para dar acesso à um ou mais usuários individualmente a enxergar as tarefas de todos, basta configurar no controle de acessos do sistema:

Exemplos do e-mail enviado ao criador da tarefa/destinatário