Guide du référent clic'amap

Dans clic'amap, lorsque l'administrateur amap définit un amapien comment référent d'une ferme, celà lui rajoute un nouvel onglet "Gestionnaire référent" dans la barre de menu.

Définition de souscrire : s'engager à acheter, moyennant un prix convenu, des produits à un(e) paysan(ne) dont la production est en cours.

Définition de souscription : signature mise au bas d'un acte pour l'approuver.

Avant de commencer un nouveau contrat, il faut vous assurer que les produits que vous allez proposer sont bien définis dans la base de données !

Nota bene :

• Il n'est pas nécessaire de renseigner les prix à cette étape qui peuvent être ajoutés/modifiés lors de la création d'un contrat vierge.

• Il peut y avoir plus de produits que ceux que vous voulez mettre dans votre contrat, ne pas les supprimer (ils peuvent être proposés dans d'autres contrats/amap), vous pourrez les enlever lors de la création d'un contrat vierge.

Ensuite élaborer un contrat vierge, où il faudra renseigner plusieurs étapes :

Etape 1

• Nom du contrat : (choisir un nom court avec si possible un numéro de contrat ou l'année)

• Type de production : (expliquer brièvement de quoi il s'agit)

• Spécificités du contrat : (ce texte sera visible par l'amapien lorsqu'il souscrira au contrat, à utiliser si vous avez un message IMPORTANT à faire passer concernant ce contrat)

• Lieu de livraison : LCR du Granier ou LCR des Boisses

Etape 2

• Date de fin de souscription : (ATTENTION la première colonne du calendrier indique un dimanche !)

• Date(s) de livraison : (utiliser le générateur de dates si besoin ou définir la/les date(s) manuellement grâce au bouton vert [+])

Etape 3

• Définir la liste des produits proposés pour ce contrat : (par défaut tous les produits sont proposés, utiliser le bouton rouge [-] pour supprimer un produit, le bouton vert [+] pour ajouter un produit et les listes déroulantes pour réorganiser les produits si nécessaire)

Etape 4

• Le paysan propose-t-il des produits identiques toutes les livraisons ? : Oui/Non

• L'amapien choisit-il un produit identique à chaque livraison ? : Oui/Non

ATTENTION : plancher = nombre de livraison minimum, plafond = nombre de livraison maximum.

• Nombre de livraison plafond sur lequel le paysan s’engage : (informatif)

• Nombre de livraison plancher sur lequel le paysan accepte que l’amapien s’engage : (comprendre nombre minimum obligatoire de livraison, le nombre plancher est souvent égal au nombre plafond)

• L'amapien peut-il dépasser le nombre de livraison plancher ? : Oui/Non

Les questions suivantes ne sont pas applicable à notre amap, donc répondre 2 x Non.

• L'amapien est-il autorisé à déplacer une livraison sur les dates sans livraison amapien ? : Oui/Non

• L'amapien est-il autorisé à reporter une livraison sur une date ayant déjà un panier ? : Oui/Non

Etape 5

• Choix des produits par date : (seulement si "le paysan propose-t-il des paniers/produits identiques toutes les livraisons = Non" ; utile quand certains produits sont indisponible à certaines dates)

Etape 6

• Nombre de règlements maximum : (à définir avec le paysan si il accepte plusieurs règlements et combien)

• Sélectionner les dates des règlements à effectuer : (ATTENTION mettre la date de récupération des chèques, utiliser le bouton [+] pour ajouter une date et si plusieurs règlements mettre plusieurs fois la même date)

• Mode de règlement : Chèque / Virement / SEPA / Carte bancaire

• Modalités de règlement : (ATTENTION penser à indiquer l'ordre pour remplir le chèque)

Etape 7

• Autres éléments au contrat : (ce texte sera noté dans le contrat pdf mais non visible lors de la souscription)

Sauvegarder

Sauvegarder ne signifie pas que le contrat est disponible, il reste non visible pour les amapiens et le paysan, seul l'administrateur peut le voir.

• Envoyer le contrat en validation paysan (tant que le contrat n'a pas été validé par le paysan ou l'administrateur amap il n'est pas visible des amapiens !!!! Le référent reçoit un mail lorsque le contrat est validé et il lui faudra prévenir les amapiens de sa disponibilité ...)

• Tester le contrat (pour voir ce que l'amapien verra)

• Modifier le contrat (chaque étape peut être modifiée autant de fois que nécessaire, penser juste à sauvegarder après avoir fait une modification)

• Supprimer le contrat (attention pas de corbeille, il sera définitivement perdu !)

• Prévisualiser le contrat (ouvre le fichier pdf qui regroupe toutes les étapes)

Jusqu'à la dernière date de livraison du contrat, le référent peut :

• Voir le nombre de contrats signés (souscris)

• Ajouter / Supprimer / Modifier un contrat à la place d'un amapien

• Déplacer une date de livraison

• Télécharger plusieurs fichiers excel :

  • Toutes les feuilles de livraisons (pour réaliser la feuille de pointage)

  • La liasse des contrats signés (pas vraiment utile)

  • La liste des souscripteurs de ce contrat, avec leur email et téléphone (si besoin de contacter un amapien, vous avez leurs coordonnées)

  • Synthèse des paiements (pour cocher les chèques reçus et vérifier les montants)

L'administrateur amap peut suppléer n'importe quel référent ou amapien.