Een gescand document e-mailen

Scanners zijn apparaten die afgedrukte teksten, echte foto’s of afbeeldingen digitaliseren zodat ze bekeken en bewerkt kunnen worden op de computer.

Heb je een scanner dan kun je documenten scannen en ze via e-mail versturen in plaats van ze te faxen of ze via de post te versturen. Hiermee kun je veel tijd en geld besparen en meestal is het proces heel eenvoudig. Heb je geen scanner dan kun je er vaak één vinden in de plaatselijke bibliotheek of copyshop.

Stap 1.

Scan je document naar je computer. Gebruik een USB kabel. De procedure die je hierbij moet volgen is afhankelijk van je scanner en het type computer dat je gebruikt. Scan het document als PDF-bestand omdat dit het meest gebruikt formaat is voor het versturen van gescande documenten. PDF staat voor Portable Document Format. Je scant het als PDF naar je documenten.

Stap 2.

Open de gescande documenten om ze te bekijken. Voor je het document verstuurt is het een goed idee om het nog eens kort door te nemen om het te controleren op fouten. Je hebt een PDF-reader nodig om het document te kunnen bekijken.

Stap 3.

Open je e-mailprogramma of log in op je webmaildienst. Je kunt het gescande PDF-bestand via Outlook, Gmail, Yahoo! mail of elk ander e-mailprogramma of website als bijlage meesturen met een e-mail (ook naar jezelf).

Stap 4.

Creëer je bericht. Maak een nieuw bericht voor de ontvanger waar je het document naartoe wilt sturen. Zorg dat je diegene wel waarschuwt dat er een bijlage wordt meegestuurd.

Stap 5.

Klik op de knop "Bijlage". Deze ziet er meestal uit als een paperclip. Hiermee open je een venster waarmee je op zoek kunt gaan naar het bestand dat je wilt aanhechten. Klik op bestand toevoegen.

Stap 6.

Selecteer het gescande document. Deze vind je meestal in de map Mijn documenten of Documenten. De exacte locatie is afhankelijk van de instellingen van je scanner. Klik op openen. Nu staat je bestand bij je mail en kan je het mee versturen. Sommige e-mailprogramma's en websites bieden je de mogelijkheid om een bestand in het e-mailbericht te slepen en het op die manier eraan vast te maken in plaats van ernaar te moeten gaan zoeken.

Stap 7.

Verstuur je bericht. Ben je tevreden over het bericht en je document is als bijlage vastgemaakt dan kun je het versturen. Het kan even duren voor een bijlage is geüpload.

Alternatieven:

Manieren om documenten te ‘scannen’

Iedereen heeft wel eens een kopie nodig, bijvoorbeeld van een paspoort. Maar om voor die enkele kopie een scanner aan te schaffen? Dat is nu ook weer niet nodig. Er zijn namelijk verschillende manieren om een document te digitaliseren. Enkele voorbeelden:

Camera

Met een digitale camera zijn prima kopieën te maken van documenten. Ook met de camera van de smartphone. Leg het document op de grond en zorg dat het goed plat ligt. Maak dan recht erboven een foto. Eventueel met flits. Zorg dat de tekst en/of afbeeldingen op het document scherp in beeld zijn. Breng daarna de foto over naar de computer en controleer of hij nog wat moet worden bijgesneden.

Apps

Wie een smartphone heeft kan gebruikmaken van speciale scan-apps. Deze maken een foto via de camera op uw telefoon maar de app voert automatisch correcties door en zet alles recht. Daardoor kunt u het document gewoon op tafel leggen en met de app digitaliseren onder praktisch elke hoek. Je hoeft er niet per se recht boven te hangen. Een goede app is bijv. Genius Scan.

Eigen scanner

We noemden het al en voor de volledigheid mag deze optie natuurlijk niet ontbreken: een scanner aanschaffen. Er bestaan losse scanners maar populairder zijn de zogeheten all-in-one-apparaten. Hierin zijn drie functies verenigd: printen, scannen en fotokopiëren.

De copyshop

Tot slot zijn er natuurlijk nog de winkels waar je van alles kunt (laten) digitaliseren. Dit is vooral handig als je een keer een omvangrijk document wilt inscannen bijvoorbeeld.

zie ook: https://nl.wikihow.com/Documenten-scannen

Bekijk de volgende filmpjes:

steffie:

https://generiek.uabc.nl/#!/modules/01-uitleg-uploaden/268/stap-1.html

youtube: