Nettiquette

Wat is nettiquette?

Gedragscode voor het gebruik van e-mail en internet. Net als voor gewone communicatie of briefwisseling bestaan er voor internet en e-mail richtlijnen en gedragsregels. Nettiquette is een samenvoeging van de woorden netwerk en etiquette en betekent de ongeschreven richtlijnen en gedragsregels bij communicatie via het internet.

Een voorbeeld van een nettiquette-regel is het vermijden van volledige woorden of zinnen in hoofdletters, wat als schreeuwerig en storend overkomt. Ook het plaatsen van meerdere uitroeptekens achter een zin komt als roepend over.

Nettiquette bij digitale berichten en e-mail

E-mail komt overeen met een gewone brief. Een elektronische brief is eigenlijk niet veel anders dan een brief op papier. Houd online daarom dezelfde gedragsstandaarden aan als in het gewone leven.

Houd het simpel en netjes

Je weet nooit wie het bericht leest. Pas dus op met de inhoud van een email-bericht en schrijf in dit geval het liefst in de beleefdheidsvorm. Iemand kan het e-mailbericht doorsturen.

Gebruik een passende aanhef en ondertekening

Een passende aanspreking en ondertekening moet dus ook gebruikt worden. Begin je e-mail altijd met een aanhef. Begin een zakelijk e-mail niet met ‘Hoi’, ‘Ha’ of ‘Hallo’, maar gebruik ‘Beste XXX’. Sluit een zakelijke e-mail netjes af en zorg er ook voor dat bij de afsluiting van de e-mail alle benodigde gegevens beschikbaar zijn. Zet in je handtekening wie je bent, maar ook in welke functie je de e-mail hebt geschreven, wat je telefoonnummer is en eventueel op welke dagen je bereikbaar bent.

In de onderwerpregel van de e-mail wordt ingegeven waarover het bericht gaat

Verstuur nooit een e-mail zonder onderwerp. Zet in het onderwerp een goede beschrijving van de mail die je stuurt. Een onderwerp als ‘Hallo daar’ heeft geen toegevoegde waarde. Let er ook op bij doorsturen en reageren dat het onderwerp leesbaar blijft. Een onderwerp wat begint met ‘Re, RE, For, Antw, Re, …’ leest niet lekker. Als je antwoordt op een mail en het onderwerp dekt de lading niet meer, verander dan het onderwerp van de mail.

Geen typefouten

Het blijft belangrijk om tijd te nemen voor het opstellen van een nette mail en daarbij eventueel gebruik te maken van de spellingscontrole.

Zorg ervoor dat er geen type- en spelfouten in je mailverkeer staat. Maak van je e-mail een verzorgde brief. Kijk de e-mail even na met een spellingchecker voordat je hem opstuurt om de grootste fouten eruit te halen. Controleer de e-mail ook op werkwoordsfouten en kromme zinnen.

Geef duidelijk aan waar het over gaat

Geef in de onderwerpregel (subject) een duidelijke omschrijving van het onderwerp van het bericht, waaruit de ontvanger in één oogopslag kan opmaken waar het bericht over gaat en hoe urgent het is om het te lezen. Bovendien maakt een duidelijke subjectregel het gemakkelijker om een bericht later terug te vinden.

Houd het kort

Schrijf het bericht kort en krachtig en blijf bij de kern van de zaak. Behandel het liefst een onderwerp per bericht. Het is beter om per onderwerp een kort mailtje te sturen, dan een lange mail met diverse onderwerpen. De ontvanger kan de berichten makkelijker op onderwerp archiveren en hierdoor een e-mail ook makkelijker terugvinden.

Verstuur de e-mail altijd als gewone tekst in plaats van HTML

Reageer

Laat altijd even weten als je een (belangrijke) mail hebt ontvangen. Misschien duurt het even voordat je de mail kan beantwoorden omdat er veel werk aan vastzit, of omdat je er nog even geen tijd voor hebt, maar het is voor de zendende partij prettig om te weten dat de mail is gelezen en dat er eventueel wat mee gedaan wordt. Wanneer je niet in staat bent om e-mails te lezen of te beantwoorden, stel dan de afwezigheidsassistent in.

Humor

Bij het schrijven van een e-mail ontbreekt lichaamstaal. Er moet dus voorzichtig worden omgegaan met humor. Wanneer iets als een grap wordt bedoeld kan gebruik worden gemaakt van een emoticon. Let wel, emoticons kunnen enkel in informele berichten.

Overzichtelijkheid

Zorg ervoor dat de e-mail niet te groot wordt. Een vuistregel is dat een e-mail ongeveer een lengte van maximaal 72 regels moet bevatten. Het past dan vaak nog net op een beeldscherm waardoor er overzicht blijft. Gebruik ook geen exotische lettertypes voor je e-mail. Gebruik in je e-mails geen woorden of zinnen die geheel bestaan uit hoofdletters. Het gebruik van hoofdletters wordt vaak gezien als GESCHREEUW.

BCC

Wanneer een e-mail naar veel personen en/of personen die elkaar niet kennen verstuurd wordt, vul dan de e-mailadressen in het BCC-veld in. Door het BCC-veld te gebruiken worden de e-mailadressen niet kenbaar gemaakt aan anderen.

Tekst onderwerp

Plak bij beantwoorden alleen de tekst aan waarover het onderwerp gaat. Knip onnodige zinnen weg, bij voorkeur vervangen door "[...]" om te laten blijken dat je iets hebt weggehaald. Knip sowieso de ondertekening van de vorige schrijver weg.

Bekijk ook de volgende filmpjes:

Extra: