B. ¿Cómo diseñar una buena reunión?

Diseño

• Definir claramente el propósito y la agenda: Establecer el objetivo de la reunión y los resultados que se esperan lograr. Diseñar una agenda enfocada en los objetivos que permita a los participantes trabajar juntos de manera eficiente para alcanzar las metas establecidas. 

• Nombrar a los participantes clave: Elegir cuidadosamente a aquellos que pueden aportar perspectivas valiosas y tomar decisiones informadas. Asegurar que las personas que serán más impactadas por la agenda estén debidamente representadas en la reunión.

• Diseñar con la accesibilidad en mente: Planifique el día y la hora para asegurar la participación de mujeres, jóvenes y hombres de la comunidad. Si hay participantes con discapacidades específicas, ajuste el evento para facilitar su inclusión.

• Hacerlo dinámico: El tiempo compartido es oro. Una vez que haya definido los objetivos, la agenda y los participantes, considere la mejor manera de involucrar a los participantes en torno a la agenda. Procure captar tanto sus emociones como su intelecto, utilizando diversas dinámicas - como por ejemplo Café del Mundo, Fishbowl y otras dinámicas elaboradas en la sección Herramientas y recursos - que hagan la conversación más atractiva, memorable y efectiva.

Logística

• Incluya la logística en su agenda: Al diseñar la reunión, añada una columna para "Logística / aspectos técnicos" donde detalle todos los materiales y equipos que podrían ser necesarios para cada parte de la agenda, tomando en cuenta las capacidades y limitaciones del espacio (por ejemplo, espacio en las paredes y tomas de corriente). Antes de la reunión, revise la agenda como el/la facilitador(a) y también como si fuera uno de los participantes, pensando en todo lo necesario, desde el transporte hasta los bolígrafos, para asegurarse de que no falte nada.

• Delegue la responsabilidad de la logística: Asigne a una persona responsable de la logística, la convocatoria y la comunicación con los participantes o el público interesado, que se encargue de asegurar que todos los aspectos logísticos estén bien organizados, incluyendo el día de la reunión. Pruebe con anticipación los equipos y conexiones necesarios para asegurarse de que funcionen, y disponga de tiempo suficiente para sustituirlos si no lo hacen.

• Piense en la comida: Planifique con antelación la logística de la alimentación para la reunión, dejando espacio para ajustes según la cantidad de participantes, y tenga en cuenta los horarios de comida. Siempre se recomienda ofrecer agua y cuando sea posible, café y té también.

Ejecución

• Llegue con tiempo: El día del evento, asegúrese de llegar antes para comprobar que todo esté preparado: el espacio, la comida, los materiales que vaya a utilizar, los equipos electrónicos y las conexiones necesarias.

• Establezca ética y normas de conducta: Al inicio de la reunión, es útil acordar ciertas normas de conducta. Durante esta conversación inicial, demuestre una actitud de respeto absoluto, hable de manera pausada y clara, y mantenga siempre el espacio abierto para preguntas. Asegúrese de que la comunicación sea comprensible y accesible, evitando tecnicismos y adaptando el lenguaje para que sea lo más sencillo posible.

• Crear un ambiente inclusivo: Fomentar la participación equitativa y asegurar que todas las voces sean escuchadas, abriendo siempre el espacio para que las mujeres puedan participar, fomentando su participación de forma activa y determinar qué horarios y momentos prefieren. Proporcione siempre espacio para preguntas y respuestas, incluso si requiere tiempo. Fomente la comunicación continua y asegúrese de responder a todas las consultas de manera clara y sencilla.

• Orientar e introducir a los participantes: Dar a conocer la agenda es muy importante, indicando hora de inicio y final, actividades y metas a lograr, alimentación y detalles importantes que sean necesarios compartir. Presentarse lo más claro posible, de dónde visitan, quiénes son, a qué vienen, etc. es importante para establecer confianza. Una opción es también abrir el espacio para que todos los participantes se presenten.

• Consentimiento informado: Si se van a tomar fotografías o videos, es fundamental solicitar permiso previo y respetar la voluntad de quienes no deseen ser fotografiados. Asimismo, es importante establecer de antemano las normas sobre la divulgación de información fuera de la reunión y la citación de participantes.

Seguimiento

• Asegurar el seguimiento y la acción: Antes de cerrar y finalizar la reunión, es importante dejar claros los acuerdos, tareas y responsables (si los hubiera), todo por escrito en un papelógrafo o pizarra y validar cada acuerdo con los participantes, para asegurar que se traduzcan en acciones concretas.

• Programación de la próxima reunión / próximos pasos: Anunciar la próxima reunión si fuera el caso, o bien validar los próximos pasos, preguntar si la fecha propuesta es conveniente o decidir en ese momento cuándo sería el mejor momento para programar la siguiente reunión.

• Evaluación: Realicen una conversación posterior al evento con el equipo de diseño, para compartir impresiones sobre lo que funcionó bien y lo que se podría mejorar en futuras reuniones. También sería útil recopilar retroalimentación, formal o informal, de los participantes sobre su experiencia.

En la siguiente sección se ofrecen guías sobre el diseño de buenas reuniones y encuentros.