Objetivo: Obtener la resolución de MiAMBIENTE que reconozca a la OBC.
Requisitos: Cada OBC debe contar con estos ocho (8) documentos conforme a las plantillas proporcionadas por cada oficina Regional o Central de MiAMBIENTE:
[ ] Solicitud
[ ] Acta de constitución
[ ] Listado de asistencia adjunta al acta de constitución
[ ] Dirección y copia de cédula de los miembros fundadores
[ ] Estatutos
[ ] Acta de aprobación de los estatutos
[ ] Listado de asistencia adjunta al acta de aprobación
[ ] Plan de trabajo
Lugar: Oficina Regional de MiAMBIENTE.
Costo: Gratuito.
Tiempo: El proceso toma un mínimo de treinta (30) días hábiles, pero puede variar dependiendo de la cantidad de correcciones que se necesiten realizar; para algunas OBC el proceso ha tomado hasta seis (6) meses.
*Se deben seguir las plantillas proporcionadas por MiAMBIENTE. Además, es necesario presentar dos copias originales de los documentos: una de ellas se archivará en el expediente de la OBC en las oficinas de MiAMBIENTE, mientras que la otra deberá ser conservada por la OBC en sus propios registros.
En general, inscribir una OBC con MiAMBIENTE requiere contar con un mínimo de tres (3) personas que conformen la Junta Directiva. También deben tener un objetivo claro y una misión ambiental definida para desarrollar en su comunidad. Con estos objetivos claros se pueden acercar a la oficina de MiAMBIENTE en su respectiva provincia o comarca. Deberán entregar a la secretaria de su dirección regional una serie de documentos (ver abajo), incluyendo una solicitud (carta) para apertura de la OBC; acta de constitución con listado de asistencia; dirección y copia de cédula de los miembros fundadores; estatutos y acta de su aprobación con listado de asistencia; y plan de trabajo. Ellos colocarán la fecha de recibido y luego enviarán los documentos a Dirección Cultura Ambiental para su debido trámite, ya sea para procesarlos o devolverlos si están incompletos. El proceso de inscripción con MiAMBIENTE es gratuito. Se recomienda llevar todo en doble copia para archivo y constancia de entrega por parte de la OBC.
La Resolucion DM-0211-2019 de 20 de julio de 2019 ofrece un Manual de Procesos para el ortogramiento de la Personaría Jurídica a las OBC de MiAMBIENTE y describe detalladamente los requisitos y procesos para registrar y mantener actualizada una OBC con MiAMBIENTE.
A continuación, se presentan los pasos sobre el proceso de inscripción y trámites, extraídas del Manual de procesos.
NOTA: El Manual de Procesos indica que la OBC debe realizar la inscripción en el sistema; sin embargo, actualmente este paso es completado por los oficiales de Cultura Ambiental del Ministerio de Ambiente.
El Ministerio de Ambiente proporciona plantillas de cada uno de los ocho documentos que deben presentarse al momento de la inscripción.
¿Quién puede registrar una OBC?
Cualquier persona que resida legalmente en Panamá puede ser miembro fundador de una OBC. Sin embargo, para formar parte de la Junta Directiva, los individuos deben ser nacionales o residentes de Panamá. Los menores de edad (16 años en adelante) pueden pertenecer a la OBC, más no pueden ser miembros de la junta directiva, con el permiso de sus guardianes. Para más detalles, consulte la página 5 del Decreto Ejecutivo N° 32 de 2017.
¿Cuántas personas se requieren para registrar una OBC?
Para registrar una OBC, se requiere un mínimo de tres miembros fundadores en la Junta Directiva: el Presidente, el Secretario y el Tesorero, quienes deben ser nacionales o residentes de Panamá. Para información adicional, consulte la página 5 del Decreto Ejecutivo N° 32 de 2017.
¿Qué se obtiene al finalizar el proceso con MiAMBIENTE?
Al ser registrada como OBC de MiAMBIENTE, la organización recibe una resolución firmada por MiAMBIENTE. Este documento oficial certifica su estatus y reconocimiento como OBC. Es fundamental que la OBC conserve el documento original, así como todos los originales de los documentos entregados a MiAMBIENTE. Estos documentos son esenciales para la validación y el cumplimiento de las normativas establecidas.
¿Cuánto cuesta registrar una OBC con MiAMBIENTE?
El proceso de obtención de la resolución de MiAMBIENTE, que reconoce a la OBC, es gratuito. Sin embargo, completar el proceso completo, que incluye trámites en Notaría, Registro Público y la DGI, implica un costo que varía entre B/. 70 y B/. 200 debido a los gastos notariales.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Los errores más comunes están detallados en las páginas 10-11 del Manual de Procesos. Además, durante las entrevistas realizadas con todas las OBC en el país, se han identificado otros desafíos frecuentes:
Copias de documentos: Se deben presentar dos (2) copias de todos los documentos originales a MiAMBIENTE, para que la OBC pueda conservar una copia original para sus registros. Esta copia original es necesaria para los próximos trámites. NOTA: asegúrese de contar con copias selladas de recibido y archivarlas muy bien.
Estatutos: Los estatutos deben ser suficientemente amplios para abarcar futuras iniciativas para evitar conflictos entre los miembros de la Junta Directiva y que sean acordes a la gestión de los fondos recaudados o por recaudar. No obstante, si los estatutos son demasiado extensos, esto podría incrementar el costo de la notaría. Se recomienda utilizar el formato proporcionado por MiAMBIENTE.
Formato y firma: Es importante usar hojas de tamaño legal / oficio (8.5" x 11") y firmar los documentos con pluma azul. Las páginas no deben ser dobladas. NOTA: archive los documentos en carpetas tamaño legal / oficio, preferiblemente de plástico.
Confirmación de plazos: Se debe confirmar con los puntos de contacto de MiAMBIENTE que la revisión de los documentos no excederá un máximo de 30 días, los miembros de la OBC son responsables de darle seguimiento a su papelería y hacer las preguntas sobre cómo va el proceso.
Estos aspectos son cruciales para evitar retrasos y problemas durante el proceso de registro y garantizar que la OBC cumpla con todos los requisitos establecidos.
El punto de contacto es la Dirección de Cultura Ambiental Regional de MiAMBIENTE (consulte la Parte III: ¿Quiénes son sus aliados? para obtener más información).
Seleccione cualquiera de estas secciones de Orientación a las OBC > ¿Cuáles son las reglas del camino? para acceder a una descripción detallada: