25. Правила експлуатації реєстраторів розрахункових операцій. Документація касира
Введення в експлуатацію
Перед початком експлуатації РРО необхідно провести його програмування, так як при купівлі РРО не готовий до роботи і не відповідає вимогам. Програмування РРО повинен здійснювати програміст-електронник центру сервісного обслуговування. Передусім необхідно з'ясувати у касирів і представника адміністрації потрібну для програмування інформацію. Потім з клавіатури ввести коди, запрограмувати такі параметри: фірмове кліше, тобто текст заголовка чека, куди входить назва підприємства, заводський номер РРО і номер розрахункового вузла, прізвища касирів (адміністраторів, офіціантів або працівників готелю) і присвоєні їм паролі, найменування і номери відділів (секцій обідніх залів, поверхів у готелі) підприємства, можливість знижок і націнок, ставки податків, обмеження максимальної ціни у відділі, дату, час та іншу необхідну інформацію. Після програмування апарат може видати звіт про те, як його запрограмували. Далі представник центру сервісного обслуговування повинен опломбувати РРО, оформити передачу його в експлуатацію і заповнити заводський паспорт встановленої форми. Крім відомостей про введення РРО в експлуатацію, в паспорт на РРО заносяться дані про технічне обслуговування, поточний і капітальний ремонти та реквізити з позначенням найменування підприємства та номера апарата.
До роботи на РРО допускаються особи, які засвоїли правила експлуатації в обсязі технічного мінімуму, з ними укладається договір про матеріальну відповідальність.
Адміністрація закладу ресторанного господарства повинна завести на кожен РРО Книгу обліку розрахункових операцій. Це прошнурована і належним чином зареєстрована в органах Державної податкової служби України книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг). Всі записи в книзі проводяться в хронологічному порядку, без помарок і стирань. Якщо допущена помилка, її необхідно закреслити, поряд або зверху написати правильний показник, а збоку - «виправленому вірити» і засвідчити підписами касира і відповідальної особи. Після закінчення книга представляється до ДПС, списується по акту, а натомість видається нова. Використані книги зберігаються протягом трьох років.
Підготовка до роботи
Перед початком роботи касир отримує у директора або представника адміністрації ключі від РРО і від грошової скрині, а також дрібні гроші для видачі здачі першим покупцям та витратні матеріали під розписку. Потім керівник підприємства, його заступник або черговий адміністратор зобов'язаний:
- оформити початок контрольної стрічки, вказавши за нею тип і заводський номер РРО, дату і час початку роботи і поставити свій підпис.
Далі касир (офіціант, бармен) повинен:
- перевірити справність блокуючих пристроїв, заправити чекову і контрольну стрічки;
- надрукувати два нульових чеки для перевірки якості друку реквізитів та правильності встановлення дати. Нульові чеки необхідно додавати наприкінці дня до фіскального звітного чека (підклеювати в Книгу обліку розрахункових операцій).
Робота касира протягом зміни
Касир-операціоніст або інша матеріально відповідальна особа (офіціант, продавець, бармен, касир-контролер, менеджер по замовленнях тощо) зобов'язані:
забезпечити ретельний догляд і дбайливе поводження з РРО, утримувати апарат в чистоті і порядку;
для одного покупця (клієнта) визначити загальну вартість всіх покупок і назвати її покупцеві;
отримати від покупця (клієнта) гроші за товари або надані послуги згідно з цінниками - за товари, прейскурантом - за послуги, меню - в закладі ресторанного господарства в такому порядку:
- чітко назвати суму отриманих грошей і покласти їх окремо на очах у покупця (клієнта);
- надрукувати чек;
- назвати суму здачі і видати її покупцеві (клієнту) одночасно з чеком; забороняється пропонувати покупцеві замість здачі будь-які товари або пропонувати покупцеві самому розміняти гроші;
- обов'язково видати фіскальний товарний чек.
При виникненні несправностей касир зобов'язаний:
вимкнути РРО;
викликати представника адміністрації;
спільно з представником адміністрації визначити характер несправності;
у разі нечіткого друку реквізитів на чеку або невиходу чека касир разом з представником адміністрації повинен перевірити відбиток чека по контрольній стрічці, замість чека, який не вийшов, отримати нульовий і вказати на звороті прописом правильну суму;
якщо стався обрив контрольної стрічки, то на ній проставляють дату і час обриву, номер РРО, найменування підприємства та підписи касира і представника адміністрації; касиру заборонено склеювати стрічку в місці обриву;
у разі, якщо неможлива подальша робота на РРО, касир разом з представником адміністрації оформляє закінчення роботи так само, як і при закінченні зміни, і робить відмітку в журналі касира-операціоніста про час і причини закінчення роботи. Потім адміністрація викликає фахівця з центру сервісного обслуговування і робить запис у журналі виклику технічного фахівця.
Касиру заборонено: працювати без контрольної стрічки; допускати сторонніх осіб до РРО; залишати касову кабіну, не відключивши РРО і не замкнувши на ключ касову кабіну; самостійно вносити зміни в програму РРО; зберігати в грошовому ящику особисті гроші і гроші, не враховані через РРО.
Як оплату касир (офіціант) може приймати готівкові грошові кошти і (або) здійснювати розрахунок з використанням платіжних карт.
Закінчення роботи
Під час закриття зміни в закладі ресторанного господарства або після прибуття інкасатора касир повинен виконати X- звіт і розкласти готівкові гроші за купюрами, монети - за їх вартістю, тобто підготувати готівку до здачі (сума виручки повинна збігатися з показниками X- звіту), скласти касовий звіт і здати виручку разом з касовим звітом за прибутковим ордером старшому (головному) касиру, а в невеликому закладі - безпосередньо інкасатору банку. Потім представник адміністрації закладу у присутності касира знімає Z-звіт. Звітні дані на кінець робочого дня записують у книгу обліку розрахункових операцій, а фіскальні звітні чеки та нульові підклеюють.
Виявлені недостачі або надлишки заносять у відповідні графи журналу. Нестачу стягують з винних осіб у встановленому порядку. Надлишки грошових коштів оприбутковують з віднесенням їх на результати господарської діяльності.
Після оформлення документів касир відключає РРО від електричної мережі, здає його ключі від представнику адміністрації під розписку. Далі старший касир складає зведений звіт за минулий день і здає його в бухгалтерію закладу.
Способи розрахунків з покупцями
Реєстратор розрахункових операцій призначений для реєстрації факту оплати покупцем товару або послуги. Для цього існують два способи введення грошової інформації: за допомогою клавіатури і за допомогою сканерів штрихових кодів.
У першому випадку касир вводить цифровий код товару (страви). РРО друкує чек, в якому вказується інформація про найменування товару та його ціну. Такий спосіб розрахунку найбільш зручний для комп'ютерно- касових систем.
Розрахунки за допомогою сканерів штрихових кодів. Відомо, що на товарах є етикетка зі штрих-кодом, яка суворо відповідає даному виду товару. Інформацію зі штрих-коду зчитує спеціальний сканер, який можна підключити до РРО за допомогою стандартного інтерфейсу (наприклад, RS232С). У закладах ресторанного господарства готовим стравам надають свій штрих-код. Етикетку з кодом наклеюють на плакат з назвою страви і офіціантові достатньо зчитати закодовану інформацію сканером, з'єднаним з РРО, а машина надрукує чек, в якому буде зазначено найменування товару або страви та інша інформація.
За таким способом розрахунку відсутнє ручне введення інформації в РРО, що відповідно зменшує кількість помилок і ймовірність обману.
Далі покупець повинен розплатитися за товари або послуги. Для цього існує два основних способи розрахунку: готівковий і розрахунково-платіжна система.
Готівкові грошові розрахунки - це зроблені з використанням коштів готівкового платежу розрахунки за придбані товари, виконані роботи, надані послуги.
Існує так звана розрахунково-платіжна система, яка застосовується для заміни розрахунків за допомогою готівкових грошей на розрахунки за допомогою платіжних карт. До платіжних карток належать дебіторські (картки авансованої оплати), кредитні та дисконтні.
Дебіторські карти діють, як правило, в межах організації, наприклад, ресторану, клубу, готелю, бізнес-центру, автостоянки, автозаправної станції та ін. При цьому співробітнику організації видається пластикова карта, внутрішній код якої зчитується і заноситься в базу даних у комп'ютер. Співробітник вносить до каси організації деяку суму грошей, яку він може витрачати. Часто організація дає можливість співробітнику здійснювати покупки в кредит. При здійсненні покупки товарів або оплаті послуг співробітник підносить карту до зчитувача інформації (рідера), який знаходиться поруч з комп'ютерним терміналом, і повідомляє касиру суму покупки (послуги). Касир за допомогою клавіатури вводить названу суму в базу даних. Програму налаштовують таким чином, що якщо при здійсненні чергової покупки ліміт рахунку перевищується, то видається попередження, і зняття грошей з рахунку (транзакція) не проводиться.
Усі платіжні транзакції зберігаються в базі даних РРО і в будь- який момент можуть бути перевірені.
Нині таку ж систему розрахунку заклади ресторанного господарства пропонують своїм постійним клієнтам, які вносять певну суму грошей у касу підприємства, а потім витрачають її, розраховуючись за допомогою пластикової дебіторської карти. Часто організації перераховують на рахунок закладу ресторанного господарства деяку суму для оплати обідів своїм співробітникам. При цьому співробітники отримують магнітну картку, за допомогою якої розплачуються за обіди. Заклад ресторанного господарства передбачає програму в РРО, яка приймає таку форму розрахунку і дає знижку на вартість за попередню оплату послуг.
Існують також розрахунки через РРО з використанням кредитних (банківських) карт. Для цього необхідно встановити зв'язок РРО з банківським терміналом. Касир вставляє карту в рідер, система автоматично визначає її тип і зчитує параметри, потім відправляє запит на авторизацію кредитної карти. Авторизація - це автоматична (за допомогою терміналу авторизації кредитних карт) перевірка карти. На контрольній стрічці та касовому чеку повинен бути передбачений запис, який відображує безготівковий розрахунок, наприклад «оплата пластиковою картою». У Z-звіті буде окремо зафіксовано інформацію про готівкові розрахунки і за банківськими картками. У фіскальній пам'яті РРО інформація про оплату кредитними картками також реєструється і зберігається.
Дисконтні картки передбачають знижку при придбанні товарів або оплаті послуг. Використання магнітних дисконтних карт - це найкращий спосіб залучення постійних покупців або клієнтів. У ресторанах, кафе, барах, готелях оплата може здійснюватись клієнтом, який має право підпису рахунку. У цьому випадку в РРО фіксується список таких клієнтів та визначено статті витрат, за якими може бути оформлений рахунок.
У клубах, де є кілька барів і ресторанів, клієнтові може бути запропонована персональна магнітна картка з встановленим грошовим лімітом, який фіксується в системі РРО. При цьому всі замовлення проводяться за магнітною карткою клієнта. Розрахунок з клієнтом відбувається під час виходу з клубу.