25. Правила експлуатації реєстраторів розрахункових операцій. Документація касира

Введення в експлуатацію

Перед початком експлуатації РРО необхідно провести його про­грамування, так як при купівлі РРО не готовий до роботи і не відповідає вимогам. Програмування РРО повинен здійснювати програміст-електронник центру сервісного обслуговування. Передусім необхідно з'ясувати у касирів і представника адміністрації потрібну для програмування інформацію. Потім з клавіатури ввести коди, запрограмувати такі параметри: фірмове кліше, тобто текст заголовка чека, куди входить назва підприємства, заводський номер РРО і номер розрахункового вузла, прізвища касирів (адміністраторів, офіціантів або працівників готелю) і присвоєні їм паролі, найменування і номери відділів (секцій обідніх залів, поверхів у готелі) підприємства, можливість знижок і націнок, ставки податків, обмеження максимальної ціни у відділі, дату, час та іншу необхідну інформацію. Після програмування апарат може видати звіт про те, як його запрограмували. Далі представник центру сервісного обслуговування повинен опломбувати РРО, оформити передачу його в експлуатацію і заповнити заводський паспорт встановленої форми. Крім відомостей про введення РРО в експлуатацію, в паспорт на РРО зано­сяться дані про технічне обслуговування, поточний і капітальний ремонти та реквізити з позначенням найменування підприємства та номера апарата.

До роботи на РРО допускаються особи, які засвоїли правила експлуатації в обсязі технічного мінімуму, з ними укладається договір про матеріальну відповідальність.

Адміністрація закладу ресторанного господарства повинна завести на кожен РРО Книгу обліку розрахункових операцій. Це прошнурована і належним чином зареєстрована в органах Державної податкової служби України книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі від­повідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг). Всі записи в книзі проводяться в хронологічному порядку, без помарок і стирань. Якщо допущена помилка, її необхідно закреслити, поряд або зверху написати правильний показник, а збоку - «виправленому вірити» і засвідчити підписами касира і відповідальної особи. Після за­кінчення книга представляється до ДПС, списується по акту, а натомість видається нова. Використані книги зберігаються протягом трьох років.

Підготовка до роботи

Перед початком роботи касир отримує у директора або представ­ника адміністрації ключі від РРО і від грошової скрині, а також дрібні гроші для видачі здачі першим покупцям та витратні матеріали під розписку. Потім керівник підприємства, його заступник або черговий адміністратор зобов'язаний:

- оформити початок контрольної стрічки, вказавши за нею тип і за­водський номер РРО, дату і час початку роботи і поставити свій підпис.

Далі касир (офіціант, бармен) повинен:

- перевірити справність блокуючих пристроїв, заправити чекову і контрольну стрічки;

- надрукувати два нульових чеки для перевірки якості друку реквізитів та правильності встановлення дати. Нульові чеки необхідно додавати наприкінці дня до фіскального звітного чека (підклеювати в Книгу обліку розрахункових операцій).

Робота касира протягом зміни

Касир-операціоніст або інша матеріально відповідальна особа (офіціант, продавець, бармен, касир-контролер, менеджер по замовлен­нях тощо) зобов'язані:

• забезпечити ретельний догляд і дбайливе поводження з РРО, утриму­вати апарат в чистоті і порядку;

• для одного покупця (клієнта) визначити загальну вартість всіх покупок і назвати її покупцеві;

• отримати від покупця (клієнта) гроші за товари або надані послуги згідно з цінниками - за товари, прейскурантом - за послуги, меню - в закладі ресторанного господарства в такому порядку:

- чітко назвати суму отриманих грошей і покласти їх окремо на очах у покупця (клієнта);

- надрукувати чек;

- назвати суму здачі і видати її покупцеві (клієнту) одночасно з чеком; забороняється пропонувати покупцеві замість здачі будь-які товари або пропонувати покупцеві самому розміняти гроші;

- обов'язково видати фіскальний товарний чек.

При виникненні несправностей касир зобов'язаний:

• вимкнути РРО;

• викликати представника адміністрації;

• спільно з представником адміністрації визначити характер несправності;

• у разі нечіткого друку реквізитів на чеку або невиходу чека касир разом з представником адміністрації повинен перевірити відбиток чека по контрольній стрічці, замість чека, який не вийшов, отримати нульовий і вказати на звороті прописом правильну суму;

• якщо стався обрив контрольної стрічки, то на ній проставляють дату і час обриву, номер РРО, найменування підприємства та підписи касира і представника адміністрації; касиру заборонено склеювати стрічку в місці обриву;

• у разі, якщо неможлива подальша робота на РРО, касир разом з представником адміністрації оформляє закінчення роботи так само, як і при закінченні зміни, і робить відмітку в журналі касира-операціоніста про час і причини закінчення роботи. Потім адміністрація викликає фахівця з центру сервісного обслуговування і робить запис у журналі виклику технічного фахівця.

Касиру заборонено: працювати без контрольної стрічки; допус­кати сторонніх осіб до РРО; залишати касову кабіну, не відключивши РРО і не замкнувши на ключ касову кабіну; самостійно вносити зміни в програму РРО; зберігати в грошовому ящику особисті гроші і гроші, не враховані через РРО.

Як оплату касир (офіціант) може приймати готівкові грошові кошти і (або) здійснювати розрахунок з використанням платіжних карт.

Закінчення роботи

Під час закриття зміни в закладі ресторанного господарства або після прибуття інкасатора касир повинен виконати X- звіт і розкласти готівкові гроші за купюрами, монети - за їх вартістю, тобто підготувати готівку до здачі (сума виручки повинна збігатися з показниками X- звіту), скласти касовий звіт і здати виручку разом з касовим звітом за прибутковим ордером старшому (головному) касиру, а в невеликому закладі - безпосередньо інкасатору банку. Потім представник адміністрації закладу у присутності касира знімає Z-звіт. Звітні дані на кінець робочого дня записують у книгу обліку розрахункових операцій, а фіскальні звітні чеки та нульові підклеюють.

Виявлені недостачі або надлишки заносять у відповідні графи журналу. Нестачу стягують з винних осіб у встановленому порядку. Надлишки грошових коштів оприбутковують з віднесенням їх на результати господарської діяльності.

Після оформлення документів касир відключає РРО від електрич­ної мережі, здає його ключі від представнику адміністрації під розписку. Далі старший касир складає зведений звіт за минулий день і здає його в бухгалтерію закладу.

Способи розрахунків з покупцями

Реєстратор розрахункових операцій призначений для реєстрації факту оплати покупцем товару або послуги. Для цього існують два способи введення грошової інформації: за допомогою клавіатури і за допомогою сканерів штрихових кодів.

У першому випадку касир вводить цифровий код товару (страви). РРО друкує чек, в якому вказується інформація про найменування товару та його ціну. Такий спосіб розрахунку найбільш зручний для комп'ютерно- касових систем.

Розрахунки за допомогою сканерів штрихових кодів. Відомо, що на товарах є етикетка зі штрих-кодом, яка суворо відповідає даному виду товару. Інформацію зі штрих-коду зчитує спеціальний сканер, який можна підключити до РРО за допомогою стандартного інтерфейсу (наприк­лад, RS232С). У закладах ресторанного господарства готовим стравам надають свій штрих-код. Етикетку з кодом наклеюють на плакат з назвою страви і офіціантові достатньо зчитати закодовану інформацію сканером, з'єднаним з РРО, а машина надрукує чек, в якому буде зазначено найме­нування товару або страви та інша інформація.

За таким способом розрахунку відсутнє ручне введення інформації в РРО, що відповідно зменшує кількість помилок і ймовірність обману.

Далі покупець повинен розплатитися за товари або послуги. Для цього існує два основних способи розрахунку: готівковий і розрахун­ково-платіжна система.

Готівкові грошові розрахунки - це зроблені з використанням коштів готівкового платежу розрахунки за придбані товари, виконані роботи, надані послуги.

Існує так звана розрахунково-платіжна система, яка застосовується для заміни розрахунків за допомогою готівкових грошей на розрахунки за допомогою платіжних карт. До платіжних карток належать дебі­торські (картки авансованої оплати), кредитні та дисконтні.

Дебіторські карти діють, як правило, в межах організації, наприк­лад, ресторану, клубу, готелю, бізнес-центру, автостоянки, автозаправної станції та ін. При цьому співробітнику організації видається пластикова карта, внутрішній код якої зчитується і заноситься в базу даних у комп'ютер. Співробітник вносить до каси організації деяку суму грошей, яку він може витрачати. Часто організація дає можливість співробітнику здійснювати покупки в кредит. При здійсненні покупки товарів або оплаті послуг співробітник підносить карту до зчитувача інформації (рідера), який знаходиться поруч з комп'ютерним терміналом, і повідомляє касиру суму покупки (послуги). Касир за допомогою клавіатури вводить названу суму в базу даних. Програму налаштовують таким чином, що якщо при здійсненні чергової покупки ліміт рахунку перевищується, то видається попередження, і зняття грошей з рахунку (транзакція) не проводиться.

Усі платіжні транзакції зберігаються в базі даних РРО і в будь- який момент можуть бути перевірені.

Нині таку ж систему розрахунку заклади ресторанного госпо­дарства пропонують своїм постійним клієнтам, які вносять певну суму грошей у касу підприємства, а потім витрачають її, розраховуючись за допомогою пластикової дебіторської карти. Часто організації перерахо­вують на рахунок закладу ресторанного господарства деяку суму для оплати обідів своїм співробітникам. При цьому співробітники отримують магнітну картку, за допомогою якої розплачуються за обіди. Заклад ресто­ранного господарства передбачає програму в РРО, яка приймає таку форму розрахунку і дає знижку на вартість за попередню оплату послуг.

Існують також розрахунки через РРО з використанням кредитних (банківських) карт. Для цього необхідно встановити зв'язок РРО з бан­ківським терміналом. Касир вставляє карту в рідер, система автоматично визначає її тип і зчитує параметри, потім відправляє запит на автори­зацію кредитної карти. Авторизація - це автоматична (за допомогою терміналу авторизації кредитних карт) перевірка карти. На контрольній стрічці та касовому чеку повинен бути передбачений запис, який відображує безготівковий розрахунок, наприклад «оплата пластиковою картою». У Z-звіті буде окремо зафіксовано інформацію про готівкові розрахунки і за банківськими картками. У фіскальній пам'яті РРО інфор­мація про оплату кредитними картками також реєструється і зберігається.

Дисконтні картки передбачають знижку при придбанні товарів або оплаті послуг. Використання магнітних дисконтних карт - це найкра­щий спосіб залучення постійних покупців або клієнтів. У ресторанах, кафе, барах, готелях оплата може здійснюватись клієнтом, який має право підпису рахунку. У цьому випадку в РРО фіксується список таких клієнтів та визначено статті витрат, за якими може бути оформлений рахунок.

У клубах, де є кілька барів і ресторанів, клієнтові може бути запропонована персональна магнітна картка з встановленим грошовим лімітом, який фіксується в системі РРО. При цьому всі замовлення проводяться за магнітною карткою клієнта. Розрахунок з клієнтом відбувається під час виходу з клубу.

◀Електронні контрольно-касові апарати (ЕККА) Контрольні питання ▶