Відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, ресторанного господарства та послуг» реєстратор розрахункових операцій (РРО) - це пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовано фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій під час продажу товарів (наданні послуг) та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг). Реєстратори розрахункових операцій застосовуються фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності або юридичними особами (їх філіями, відділеннями, іншими відокремленими підрозділами) (далі - суб'єкти підприємницької діяльності), які здійснюють операції з розрахунків у готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, ресторанного господарства та послуг.
Фіскальні функції - здатність реєстраторів розрахункових операцій забезпечувати одноразове занесення, довготермінове зберігання у фіскальній пам'яті, багаторазове зчитування і неможливість зміни підсумкової інформації про обсяг розрахункових операцій, виконаних у готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо), або про обсяг операцій з купівлі-продажу іноземної валюти.
Розрахункова операція - приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки - оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця.
Фіскальна пам'ять - це запам'ятовуючий пристрій у складі реєстратора розрахункових операцій, призначений для одноразового занесення, зберігання і багаторазового зчитування підсумкової інформації про обсяг розрахункових операцій, яку неможливо змінити або знищити без пошкодження самого пристрою.
До реєстраторів розрахункових операцій належать:
1. Електронний контрольно-касовий апарат.
2. Електронний контрольно-касовий реєстратор.
3. Комп'ютерно-касова система.
4. Електронний таксометр.
5. Автомат з продажу товарів (послуг).
Електронний контрольно-касовий апарат (ЕККА) - реєстратор розрахункових операцій, який додатково забезпечує попереднє програмування найменування і ціни товарів (послуг) та облік їх кількості, друкування розрахункових та інших звітних документів.
Електронний контрольно-касовий реєстратор (ЕККР) - реєстратор розрахункових операцій, який додатково забезпечує облік кількості реалізованих товарів (послуг), найменування, друкування розрахункових та інших звітних документів.
Комп'ютерно-касова система (ККС) - це реєстратор розрахункових операцій, виготовлений із застосуванням комп'ютерних засобів, який додатково виконує технологічні операції, визначені сферою його застосування, і забезпечує друкування розрахункових та інших звітних документів.
Електронний таксометр (ЕТ) - реєстратор розрахункових операцій, який додатково забезпечує попереднє програмування тарифів за проїзд та облік вартості наданих послуг з перевезень пасажирів.
Автомат з продажу товарів (послуг) - це реєстратор розрахункових операцій, який в автоматичному режимі здійснює видачу (надання) за готівкові кошти або із застосуванням платіжних карток, жетонів тощо товарів (послуг) і забезпечує відповідний облік їх кількості та вартості. На території України діє Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій (перелік моделей реєстраторів розрахункових операцій та їх модифікацій, які відповідають вимогам нормативних актів України, сертифікованим у державній системі сертифікації на відповідність вимогам чинних державних стандартів, і дозволені для застосування у певній сфері), оновлений наказом Державної податкової служби України від 21.12.2012 № 1159, метою якого є забезпечення реалізації та використання лише тих реєстраторів вітчизняного та іноземного виробництва, які відповідають вимогам нормативних актів України, сертифіковані в державній системі сертифікації на відповідність вимогам чинних державних стандартів і дозволені до застосування.
Державний реєстр РРО дає змогу за допомогою технічних засобів електронної касової техніки впровадити дієвий державний контроль за фінансово-господарською діяльністю суб'єктів підприємницької діяльності всіх форм власності. Реалізація та реєстрація РРО, не включених до Державного реєстру, заборонена. В Україні забороняється також експлуатація моделі РРО, термін використання якої, встановлений Державним реєстром, закінчився.
Суб'єкти господарювання (СГ), які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) під час продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, ресторанного господарства та послуг зобов'язані:
1)проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;
2) видавати особі, яка одержує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції;
3) застосовувати реєстратори розрахункових операцій, що включені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій, з додержанням установленого порядку їх застосування;
4) забезпечувати цілісність пломб реєстратора розрахункових операцій та незмінність його конструкції та програмного забезпечення;
5) у разі незастосування реєстраторів розрахункових операцій у випадках, визначених законом, проводити розрахунки з використанням книги обліку розрахункових операцій та розрахункової книжки з додержанням установленого порядку їх ведення, крім випадків, коли ведеться облік через електронні системи прийняття ставок, що контролюються у режимі реального часу Державним казначейством України (п. 5 ст. З із змінами, внесеними згідно із Законом України № 2746-ІП (2746-14) від 04.10.2001);
6) забезпечувати зберігання використаних книг обліку розрахункових операцій та розрахункових книжок протягом трьох років після їх закінчення;
7) подавати до органів державної податкової служби звітність, пов'язану із застосуванням реєстратора розрахункових операцій та розрахункових книжок, не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця;
8) реалізовувати товари (надавати послуги) за умови наявності цінника на товар (меню, прейскуранта, тарифу на послугу, що надається) у грошовій одиниці України;
9) щоденно друкувати на реєстраторах розрахункових операцій (за винятком автоматів з продажу товарів, послуг) фіскальні звітні чеки і забезпечувати їх зберігання в книгах обліку розрахункових операцій;
10) друкувати або створювати в електронній формі на реєстраторах розрахункових операцій (за винятком автоматів з продажу товарів, послуг) контрольні стрічки і забезпечувати їх зберігання протягом трьох років;
11) проводити розрахункові операції через реєстратори розрахункових операцій з використанням режиму попереднього програмування найменування, цін товарів (послуг) та обліку їх кількості;
12) вести у порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів на складах та/або за місцем їх реалізації, здійснювати продаж лише тих товарів, які відображені в такому обліку, за винятком продажу товарів особами, які, відповідно до законодавства оподатковуються за правилами, що не передбачають ведення обліку обсягів реалізованих товарів (наданих послуг);
13) забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті реєстратора розрахункових операцій, а у випадку використання розрахункової книжки - загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня;
14) вводити в експлуатацію, проводити технічне обслуговування, ремонтувати реєстратори розрахункових операцій через центри сервісного обслуговування у встановленому порядку;
15) надавати покупцю товарів (послуг) за його вимогою чек, накладну або інший письмовий документ, що засвідчує передання права власності на них від продавця до покупця з метою виконання вимог Закону України «Про захист прав споживачів». Порушення цього правила тягне за собою відповідальність, передбачену зазначеним законом, але не може бути підставою для застосування до Порушника адміністративних чи фінансових санкцій, передбачених законодавством з питань оподаткування.