영문 인증은 인증의 대상이 되는 문서상의 당사자, 예컨대 계약서나 신청서 상에 서명 또는 기명날인을 하시는 분이 신분증을 소지하고 공증사무소에 출석하여 인증 촉탁을 하여야 합니다.
인증문 상의 당사자 영문성명은 고객께서 지정해주신 대로 기입하여 드립니다. 하지만 외국에서 사용할 때 스펠링, 띄어쓰기, 하이픈 여부 등을 예민하게 따지는 경우가 많으므로 가급적 여권상의 기재와 일치시키는 것이 바람직하다고 생각합니다.
번역공증이란 촉탁인에게 번역의 정확성에 관하여 서약케 하고 그 서약의 진정성을 보증하여 주는 것인데, 만약 공증사무소가 직접 번역을 하면 위와 같은 번역공증 본래의 취지가 훼손되므로 직접 번역을 금지하고 있습니다. 따라서 고객께서는 원칙적으로 번역문 인증을 촉탁하실 때 원문과 번역문을 모두 준비하여 가지고 오셔야 합니다.
고객이 번역자격능력을 갖추지 못하고 있고 번역자격능력자를 구하기 어려운 경우에 도움을 드리기 위해 공증사무소에서 번역사무소를 소개해드릴 수는 있습니다. 다만 번역사무소에 번역을 맡기거나 번역료를 지불하는 등의 일은 고객께서 자기 책임하에 직접 하셔야 합니다.
번역문 인증의 대상이 되는 것은 번역문 자체가 아니라 번역문이 원문과 상위 없다는 취지의 서약서입니다. 따라서 고객 분들께서 번역문 인증을 받으려면 원문과 번역문을 미리 준비하셔야 합니다. 번역문을 준비하는 것은 고객 분들의 몫이며, 비록 공증사무소에서 번역인을 소개하여 드리는 경우에도 번역은 고객 분들의 책임 하에 하는 것입니다.
공증인의 역할은 원문과 번역문이 일치한다는 서약을 확인하는 데 있습니다. 공증인은 번역의 정확성을 심사할 의무도 없고 실제로 심사하는 것이 가능하지도 않습니다.
번역문 인증은 문서마다 별건으로 인증하는 것이 원칙입니다. 예컨대, 유학서류를 번역문 인증 받으려 하는 경우 졸업증명서와 학교생활기록부가 모두 한 사람의 유학서류이므로 이를 한 건으로 공증하고자 하는 경우가 많습니다. 하지만 같은 사람에 관한 서류라 하더라도 서류가 여러 건의 서류라면 각각 인증을 받은 것이 원칙입니다.
다만 주된 서류에 첨부표시가 되어 있고, 문서의 성격상으로도 첨부서류임이 분명한 경우에는 한 건의 서류로 인증을 받을 수 있습니다. 하지만 이 경우에도 인증의 효력은 그 주된 서류에만 미치고, 첨부된 서류들에는 미치지 않습니다. 문서의 성격이 전혀 다른 서류를 무리하게 첨부한 경우에는 인증이 거절될 수도 있습니다.
완역된 번역문으로 번역문 인증을 하는 것이 원칙이지만, 원문의 분량이 많고 원문 중 일부만 번역이 필요한 경우에는 그 일부에 해당하는 번역문만 준비해도 번역문 인증을 받을 수 있습니다. 이 경우 공증은 인증문에 번역문이 원문의 특정부분임을 명시하게 됩니다.
예컨대 번역문이 중국어 또는 일본어로 작성된 경우에도 공증인이 부여하는 인증문은 국문 및 영문으로 작성되며, 중국어 또는 일본어로 작성된 인증문을 부여하지는 않습니다.
아포스티유 발급업무는 공문서인 경우 외교부에서, 공증된 문서인 경우 법무부에서 발급하는데 발급사무소는 외교부 민원실에 같이 자리잡고 있습니다.
※ 서울특별시 서초구 양재동 남부순환로 2558 외교센터빌딩 6층 영사민원실 아포스티유 담당자
중국은 아포스티유 협약 미가입국이므로 리컬리제이션의 일반적인 원칙에 따라야 합니다. 한국에서 발급받은 가족관계증명서를 예로 들어 설명하자면, 우선 번역을 의뢰하여 번역문을 만든 다음 공증인 사무소에서 번역문 인증을 받아야 합니다. 번역문 인증(노터리제이션)을 마치고 나면 리걸리제이션 절차를 밟기 위해, 외교통상부에서 영사확인을 받아야 하고(이것은 아포스티유 인증이 아닙니다) 이어서 중국대사관에서 영사인증을 받아야 합니다.
중국대사관은 인증업무에 관하여 보통건, 급행건, 특급건으로 나누어 수수료와 처리기간을 달리하여 진행하고 있으니 참고하시기 바랍니다.