정관이란 회사의 조직, 활동에 관한 근본규칙을 정하고 있는 서면으로 회사의 설립시 발기인이 최초로 작성하는 정관을 원시정관이라 부르고, 회사의 성립후에 주주총회에 의하여 변경된 정관을 변경정관이라 합니다.
원칙적으로 인증의 대상이 되는 것은 원시정관 뿐입니다. 변경정관은 정관 자체를 인증할 수는 없고, 정관의 변경을 결의한 주주총회의 의사록을 인증받을 수 있을 뿐입니다.
이와같이 정관인증이란 법인의 원시정관(최초의 정관)을 인증하는 것입니다.
정관인증의 촉탁인은 발기인입니다. 발기인이 여러 명일 때에는 전원이 촉탁하여야 하며, 일부만 촉탁하는 경우에는 인증을 받을 수 없습니다.
주식회사 정관의 기재사항에는 절대적 기재사항, 상대적 기재사항, 임의적 기재사항 등 세 종류가 있습니다.
가. 절대적 기재사항
절대적 기재사항은 반드시 정관에 기재하여야 하며 그 기재가 없거나 위법한 때에는 정관이 무효로 되는 사항으로서 상법상 다음과 같은 사항들이 열거되어 있습니다(상법 289조 1항).
회사의 목적
상호
회사가 발행할 주식의 총수
1주의 금액
회사의 설립시에 발행하는 주식의 총수
본점의 소재지
회사가 공고를 하는 방법
발기인의 성명, 주민등록번호 및 주소
나. 상대적 기재사항
상대적 기재사항이란 정관에 기재할 필요는 없지만, 정관에 기재함으로써 그 효력이 발생하는 것으로 상법에 기재된 사항을 말합니다. 발기인의 특별이익, 현물출자, 재산인수, 설립비용 등 변태설립사항이 대표적인 예입니다.
다. 임의적 기재사항
임의적 기재사항이란 정관에 기재하지 않아도 정관 자체가 무효로 되지 않고 또 정관에 기재하지 않아도 주주총회 또는 이사회의 정함에 의하여 그 효력이 발생하지만 내용을 명확히 하는 등의 목적으로 정관에 기재하는 사항을 말합니다.
가. 목적사항 기재방법
목적은 회사가 영위하고자 하는 사업을 말하는 것으로서 법인은 정관으로 정한 목적 범위 내에서만 권리능력이 있고(1987.9.8. 선고 86다카1349 판결) 그 목적으로 정한 영업 이외의 영업을 영위할 수 없습니다.
주식회사의 목적은 영리성이 있어야 하고, 강행법규나 선량한 풍속 기타 사회질서에 반하여서는 안됩니다. 따라서 비영리사업을 회사의 목적으로 할 수 없고 강행법규나 공서양속에 반하는 영업을 회사의 목적으로 할 수 없습니다. 영업의 종류는 구체적이고 명확해여 하므로 단순히 상업, 물품제조업 등과 같이 불분명하게 기재하는 것은 허용되지 않습니다.
나. 상호
상법상의 회사의 경우에는 그 종류에 따라 상호에 합명회사, 합자회사, 주식회사 또는 유한회사라는 문자를 사용하여야 합니다. 동일한 특별시, 광역시, 시 또는 군 내에서는 동일 또는 동종의 영업을 위하여 다른 사람이 등기한 것과 동일한 상호로 등기할 수 없습니다. 상호는 한글과 아라비아숫자로 정해야 하지만 한자나 로마자로 정한 경우에는 괄호안에 넣어 병기할 수 있습니다.
정관인증은 원시정관만을 대상으로 합니다.
회사에 따라서는 원시정관을 인증한 이후 정관변경을 결의한 주주총회 의사록을 함께 철하여 비치하기도 하는데, 이는 산만하고 변경이 너무 잦을 경우에는 혼란을 초래하게 됩니다. 이런 경우에는 “첨부 정관이 당사의 현재 유효한 정관임을 확인한다”라는 문구를 기재한 서면에 대표이사가 기명날인 다음 여기에 그동안의 변경내용을 잘 정리한 정관을 첨부하는 방식으로 정관확인서를 작성하는 것이 편리합니다. 경우에 따라서는 정관 변경시마다 정관확인서를 작성하여 공증인의 인증을 받음으로써 정관의 존재와 그 내용을 증명하기도 합니다.
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