문서가 해외의 제출기관에 아무런 문제없이 접수되기 위해서는 그 문서가 진정으로 작성되었다는 것을 상대방이 쉽게 확인할 수 있어야 합니다. 그 확인수단으로 고안된 것이 먼저 문서상의 당사자 서명을 공증인등이 증명하고 다음으로 공증인등의 서명이나 직인을 별도의 공적 기관이 다시 증명하는 제도입니다. 전자의 서명인증을 공증인 인증(notarization)이라고 하고, 후자의 다른 기관의 증명을 영사증명(legalization)이라고 합니다.
일반적으로 상대국 국가기관에 문서제출할 경우에는 공증인 인증(notarization)과 영사증명(legalization)이 모두 필요하지만, 상대방이 민간회사 등인 경우에는 상대방만 이의가 없다면 노터리제이션(공증인의 인증)만으로 족한 경우도 있습니다.
공증인의 인증을 받은 후에는, 외교부에 인증문서를 가지고 가서 그 문서에 붙어있는 인증이 해당 공증인이 인증한 것이라는 증명(이를 '영사확인'이라 합니다)을 받습니다. 그리고 그 후 제출할 국가의 주한 대사관(영사관)의 증명(이를 ‘영사인증’이라 합니다)을 받는 순서로 일을 처리하시면 됩니다.
영사증명 중 해당국 대사관(영사관)의 영사인증 절차를 생략하여 단순화하는 국제 협약을 아포스티유 협약이라고 합니다. 아포스티유 협약국에 문서를 보낼 때는 외교부의 영사확인만 받는 것으로 영사증명을 마칠 수 있습니다. 아포스티유 대상문서는 공문서로 제한되어 있습니다. 그러므로 사문서는 사서증서인증을 통해 공문서로 만드는 절차를 먼저 거쳐야 합니다.
아포스티유 발급업무는 공문서인 경우 외교부에서, 공증된 문서인 경우 법무부에서 발급하는데 발급사무소는 외교부 민원실에 같이 자리잡고 있습니다.
※ 서울특별시 서초구 양재동 남부순환로 2558 외교센터빌딩 6층 영사민원실 아포스티유 담당자
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