외국인이 직접 공증인사무소에 출석하여 촉탁하는 경우에는 여권, 영사증명서, 외국국적동포국내거소신고증, 외국인등록증 등의 신분증으로 신원을 확인할 수 있으면 됩니다. 외국인이 대리인을 통하여 촉탁하는 경우에는 그 외국인이 국내에 인감신고를 한 상태라면 인감증명서와 위임장을 제출하면 되지만, 그렇지 않은 경우에는 공증위임장을 인증받아 제출하여야 합니다. 공증위임장을 그 외국인의 본국에서 공증하였다면 해당 국가의 아포스티유나 영사확인을 모두 마쳐야 합니다. 또 인증된 공증위임장이 외국어로 되어 있다면 한국어로 번역공증도 하여야 할 것입니다.
회의의 소집절차가 문제가 되는 경우 소집통지가 법률이나 정관에 정해진 기한내에 의결권을 가진 모든 주주에게 통지되었는지가 가장 중요한 쟁점이라 하겠습니다. 이런 점을 고려하여 새로운 법인의사록 인증사무처리지침에서는 법인 대표로 하여금 공증인에게 소집일시, 소집통지 발송일 등이 기재된 확인서를 작성하여 제출하도록 규정하고 있는데, 확인서 상의 소집통지 발송일을 기재할 때에는 반드시 법률이나 정관에 정해진 기한 이전의 날짜를 기재하여야 합니다.
주식회사 주주총회 - 2주전 (소규모 주식회사 : 10일전)
주식회사 창립총회 - 2주전
주식회사 이사회, 유한회사 사원총회, 민법 사단법인 사원총회, 협동조합 조합원총회, 대의원총회, 협동조합 창립총회 - 7일전
영농조합법인 - 정관에 따름
의사록의 인증을 받으려면 의사록을 원본으로 2통 제출하여야 합니다. 의사록 1통은 공증인사무소의 보관용으로 필요하며, 다른 1통은 인증을 부여하여 촉탁인에게 내어드리는 용도로 필요합니다. 공증인사무소에 보관되어 있는 의사록 원본에 근거하여 촉탁인이나 이해관계인은 의사록의 열람을 구하거나 등본의 발급을 요청할 수 있습니다.
종전에 공증사무소에서 등기소 제출용으로 1통을 더 교부해 드리던 관행이 있었으나 최근에는 법무부의 지침에 따라 엄격히 금지되고 있습니다. 촉탁인은 인증을 촉탁하면서 공증인사무소에 보관되는 의사록에 기하여 인증서 등본의 발급을 신청할 수 있는데, 등기소 제출용은 이러한 인증서 등본으로 사용하면 됩니다.
정관에 다른 정함이 없는 한 감사 선임의 경우도 일반적인 예에 따라 출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로써 결의하도록 되어 있습니다. 하지만 이 경우 발행주식총수의 100분의 3을 초과하는 주식을 가진 주주는 그 초과하는 주식에 관해서 의결권을 행사할 수 없도록 규정되어 있습니다(상법 409조 2항). 이때 100분의 3을 초과하는 주식의 의결권수는 발행주식총수에도 산입하지 않는 것으로 해석합니다. 그렇지 않으면 주주전원이 출석하여 찬성하더라도 발행주식총수의 4분의 1에 미달하는 불합리한 상황이 생기기 때문입니다.
주주총회는 매 결산기에 소집되는 정기주주총회와 회사의 필요에 따라 수시로 소집되는 임시주주총회로 구분됩니다. 정기주주총회는 원칙적으로 재무제표를 승인하고 이익처분을 결정하기 위하여 소집되는데 그 소집시기는 보통 정관에 규정되지만 정관에 규정이 없으면 상법 354조 2항, 3항의 해석상 매 결산기 후 3월 내에 소집되어야 합니다.
재무제표 등의 승인을 안건으로 하지 않으면 정기주주총회라 할 수 없지만(설령 의사록의 제목이 정기주주총회의사록이라 되어 있어도) 정기주주총회에서 재무제표 등의 승인 외에 이사나 감사의 개선 등 다른 일상적 사항을 안건으로 하더라도 관계 없습니다. 정기주주총회가 개최되어야 할 시기(결산기)에 개최되지 않았다면 뒤늦게라도 정기주주총회를 개최하여 재무제표 등의 승인을 처리할 수 있고 임시주주총회로 재무제표 등의 승인을 처리해도 무방합니다. 하지만 결산기에 임시주주총회를 열어 재무제표 등의 승인을 결의하는 것은 허용되지 않습니다.
주식회사의 상호나 목적사항은 정관의 절대적 기재사항이므로 이를 변경하려면 정관의 변경절차를 거쳐야 합니다. 정관을 변경하려면 주주총회의 특별결의를 요합니다. 따라서 주주총회의 의사록 상에는 의안을 ‘정관변경의 건’으로 기재하여야 합니다. 그런데 당사자들 가운데는 의사록 상의 의안을 단순히 ‘회사명칭 변경의 건’이나 ‘목적사항 변경’의 건으로 기재하여 인증을 요청하는 경우가 있습니다. 원칙적으로 인증을 받는데 적절한 의사록이라 할 수는 없지만 의사록의 전체 취지에 비추어 볼 때 정관을 변경하는 것으로 이해될 수 있다면 인증을 받을 수 있다 할 것입니다.
본점 이전은 회사의 통상적 업무집행에 불과하므로 이사회의 결의로 결정합니다. 소규모 주식회사로서 이사가 2인 이하인 경우에는 대표권을 가지는 이사의 결정으로 충분합니다. 이사회 의사록에는 변경된 주소와 이전일자를 명기하여야 하며, 이를 누락하면 등기소에서 등기신청이 거절될 것입니다. 변경된 주소는 반드시 도로명주소로 적어야 합니다.
그런데 본점 소재지는 정관의 필수적 기재사항이므로 회사가 정관에서 정한 최소행정구역 밖으로 이전을 하게 되거나 정관에 최소행정구역 외에 소재지번 등까지 기재된 경우에는 주주총회의 특별결의로 정관을 먼저 변경해야 합니다. 주주총회 의사록에는 의안을 반드시 '정관변경의 건'으로 정하여 변경된 정관의 내용이 정확하게 기재되도록 작성하여야 합니다. 정관 상의 변경된 본점 소재지 내에서 구체적 소재장소를 정하는 것은 이사회(소규모회사로서 이사가 2인 이하인 경우에는 대표권 있는 이사)의 몫이며, 주주총회 의사록에는 이를 기재할 필요가 없습니다(기재하더라도 무의미함).
이사 또는 감사는 주주총회에서 선임하며, 이는 주주총회의 전속적 권한사항이므로 이사회에 위임할 수 없습니다.
이사의 임기는 3년을 초과하지 못합니다.(상법 383조 2항) 회사는 정관으로 3년 이내의 범위에서 임기를 자유로이 정할 수 있고, 임기중 최종결산기에 관한 정기주주총회의 종결시까지 임기를 연장할 수 있습니다. 임기는 선임결의시와 취임승낙시 중 늦은 때로부터 진행하며 초일은 산입하지 않습니다. 이사의 임기에 관한 정관규정을 변경하는 경우 그 규정은 변경후에 취임하는 이사는 물론 변경당시 재임중인 이사에게도 적용됩니다. 재임중인 이사에게 임기가 단축되는 정관규정을 적용할 경우 사실상 해임을 하는 것과 같은 효과를 가져올 수도 있습니다. 대표이사의 임기는 정관이나 선임한 주주총회에서 별도로 정하지 않았다면 이사로서의 임기에 따라 결정됩니다.
감사의 임기는 취임후 3년 내의 최종결산기에 관한 정기주주총회의 종결시까지로 합니다(상법 410조). 감사의 임기는 단축이나 연장을 할 수 없습니다. 정관에 정한 시기 또는 기간 내에 최종의 결산기에 관한 정기주주총회가 개최되지 아니한 때에는 그 시기 또는 기간이 경과함과 동시에 그 임기가 만료합니다. 정관에 정기주주총회의 개최시기에 관한 정함이 없는 때에는 정기주주총회는 상법 354조의 해석상 결산기로부터 3월 내에 개최되어야 하므로 만약 회사의 회계기간이 12월 31일까지라면 다음 해 3월 31일에 임기가 만료합니다(상업선례 1-162). 따라서 감사의 임기만료를 원인으로 새로 감사를 선임하는 주주총회는 그 개최일자가 3월 31일 이전이라면 반드시 정기주주총회로 소집되어야 합니다.
이사의 퇴임원인에는 임기만료, 사임, 해임 등이 있습니다. 임기만료로 인한 퇴임등기를 신청할 때에는 정관을 첨부하여 임기가 만료되었다는 사실을 증명하면 족하며, 사임을 원인으로 하는 퇴임등기 신청에는 퇴임이사의 사임서와 인감증명서를 제출해야 합니다.
하지만 해임으로 인한 퇴임등기 신청의 경우에는 공증인의 인증을 받은 의사록을 제출해야 합니다. 이사 및 감사가 해임된 경우에는 주주총회 의사록을, 대표이사가 해임된 경우에는 이사회 의사록을 첨부하여야 합니다.
사내이사란 회사의 업무를 상시 집행하는 자를 말하고, 사외이사란 회사의 상무에 종사하지 아니하는 이사로서 상법 328조 3항 등에 해당하지 않는 자를 말하며, 기타 비상무이사는 회사의 상무에 종사하지 아니하는 이사로서 사외이사가 아닌 자를 말합니다.
상법은 이사를 사내이사, 사외이사, 기타비상무이사로 구분하여 등기하도록 규정하고 있기 때문에(상법 317조 2항 8호) 이사를 선임하면서 위 구분 중 어디에 해당하는지 의사록상 명확히 기재하지 않으면 등기소에서 등기가 거절됩니다. 또 대표이사의 대표권은 업무집행권을 전제로 하므로 회사의 상무에 종사하는 사내이사가 아닌 사외이사 또는 기타비상무이사를 대표이사로 선임할 수 없습니다.
대표이사는 원칙적으로 이사회에서 선임하지만, 정관의 규정으로 주주총회에서 선임할 수도 있습니다. 1명의 이사를 두고 있는 소규모 주식회사에서는 이사가 당연히 대표권을 가집니다. 2명의 이사를 두고 있는 소규모 주식회사에서는 원칙적으로 이사가 각자 회사를 대표하며, 정관에 규정을 두고 있는 경우에는 이사 중 회사를 대표할 이사를 주주총회에서 선임할 수 있습니다. 대표이사는 이사의 자격을 전제로 하므로 이사가 아닌 자를 대표이사로 선임할 수 없습니다. 또 회사의 상무에 종사하지 아니하는 사외이사나 기타비상무이사도 대표이사가 될 수 없습니다.
대표이사가 수인이 있는 경우에는 원칙적으로 각자 단독으로 회사를 대표하지만 예외적으로 정관 또는 이사회의 결의로 수인의 대표이사가 공동으로 회사를 대표하도록 정할 수 있습니다. 공동대표 중 1인이 퇴임하더라도 공동대표의 정함을 폐지하지 않는 한 다른 공동대표이사가 단독으로 회사를 대표할 수 있게 되는 것은 아닙니다. 공동대표이사는 상대방에 대한 의사표시(능동대표)는 공동으로 하여야 하지만 상대방으로부터 의사표시를 수령하는 것(수동대표)은 단독으로 할 수 있습니다.
신주의 발행은 상법에 다른 규정이 있거나 정관으로 주주총회에서 결정하기로 정한 경우를 제외하고는 이사회가 발행사항을 결정합니다. 2명 이하의 이사를 두고 있는 소규모 주식회사의 경우에는 주주총회에서 신주발행사항을 결정합니다.
신주발행사항에는 (1) 신주의 종류와 수, (2) 신주의 발행가액과 납입기일, (3) 신주의 인수방법, (4) 현물출자에 관한 사항, (5) 주주가 가지는 신주인수권을 양도할 수 있는 것에 관한 사항, (6) 주주의 청구가 있는 때에만 신주인수권증서를 발행한다는 것과 그 청구기간을 빠짐없이 정하여야 합니다. 예컨대, 신주발행시 발행가액, 납입기일, 배정기준일 등이 누락된 의사록은 인증을 받을 수 없습니다.
또 신주발행시 제3자 배정은 정관에 정한 경우에만 할 수 있으므로, 제3자배정을 포함한 신주발행사항의 결정은 정관에 이에 관한 근거규정이 없는 경우에는 정관 변경을 하지 않는 한 허용되지 않습니다.
상법에 의하면 정관에는 회사가 발행할 주식의 총수와 회사의 설립 시에 발행하는 주식의 총수를 기재하도록 하고 있습니다. 그 중 전자를 보통 발행예정주식총수(수권자본)라 합니다. 발행예정주식총수란 회사 설립후 정관을 변경하지 않고 이사회의 결의로 늘릴 수 있는 주식수의 최대치를 말하는데, 종전에는 회사 설립시에 실제 발행하는 주식수의 4배를 넘지 못하도록 하는 제한 규정이 있었지만, 2011년 상법개정시 삭제되었습니다. 따라서 발행예정주식총수를 정하는 데는 아무런 제한이 없습니다.
정관상 발행예정주식총수의 범위 내에서는 이사회의 결의(정관으로 정한 경우에는 주주총회의 결의)로 신주를 발행할 수 있습니다. 하지만 발행예정주식총수를 초과한 신주발행은 무효이며, 이사등이 초과발행의 죄로 처벌될 수 있습니다(상법 629조). 따라서 발행예정주식총수를 초과하는 주식을 발행하려면 주주총회의 특별결의로 정관을 먼저 변경하여야 합니다.
회사의 본점 또는 지점 이전, 지점설치나 폐지 등은 회사의 통상적인 업무집행이므로 이사회의 결의에 따릅니다. 이사의 수가 2인 이하인 경우에는 대표권 있는 이사의 결정으로 족합니다. 다만 정관에 기재된 본점 소재지의 변경이 필요한 경우에는 정관변경을 위해 주주총회 결의를 필요로 하지만, 이 때에도 변경된 본점 소재지 내에서 구체적인 장소를 정하는 것은 이사회나 대표권 있는 이사의 몫입니다.
본점 또는 지점 이전일, 지점설치일, 지점폐지일을 누락하면 등기가 이루어질 수 없으므로 의사록상에 반드시 기재하여야 합니다.
정관인증을 촉탁하려면 정관 2통을 제출하여야 합니다. 2통 모두 원본이어야 합니다. 공증인은 이것으로 정관인증서 2통을 작성하여 1통은 스스로 보관하고 다른 1통은 촉탁인에게 내어줍니다. 공증인은 정관인증서를 20년간 보관하면서 촉탁인이나 이해관계자의 신청이 있을 경우 원본열람, 등본교부 등에 응하여야 합니다.