Identifiera behov, krav och förutsättningar 

Upprinnelsen till ett projekt är ofta en idé om en förändring, ett nytt behov som uppstått eller ett krav som ska tillgodoses. Behovet kan komma från olika håll i verksamheten/politiken eller från lagkrav och lyfts till exempel till linjechef eller objektledare. Vi behöver då välja rätt initiativ att satsa våra resurser på.  

Än har inte projektet startat. 

Nu ska vi möjliggöra att bedöma behovet/idén (initiativet) tillsammans med andra nya och befintliga initiativ. Vem som helst kan identifiera ett behov/krav eller ha en idé om förändring. Hur vi fångar upp det är olika. Vi är inte styrda centralt i hur vi ska gå tillväga i er verksamhet/objekt. 

Om Ford i början av 1900-talet hade frågat människor vad de ville ha, hade människorna kunnat svara: Snabbare hästar. Det är inte alltid behovsägaren har klart för sig att de inte behöver mer av samma sak, utan kanske en annan lösning. 

Det är olika hur strukturerat arbetet är i detta stadie. För större/mer komplexa initiativ bör arbetet vara mer strukturerat än vid mindre.

Syftet är att möjliggöra att bedöma behovet tillsammans med andra nya och befintliga initiativ. Vilken verksamhetsnytta ska det bidra till och vad kommer det kosta.

Nu ansvarar beställaren för att identifiera behovet genom att ta reda på varför något behöver göras, vilken nytta det leder till och vad som händer om inget görs. Det ligger till grund för dialog för om det ska prioriteras eller inte. Dialog och beslut kan till exempel ske inom ett styrgruppsmöte i ett objekt. Beställaren behöver ofta stöd från till exempel objektet/medarbetare för att förstå behovet.

I detta stadie finns det ett värde i att, där det är aktuellt, undersöka om behovet stämmer överens med aktuella eller kommande utlysningar av externa medel. 

Om behovet/idén är prioriterad så är det beställarens ansvar att ta reda på vilka behov, krav och förutsättningar som finns för att starta ett projekt. Det beskrivs i det förberedande stadiet. 

Vem fattar beslut?

Beställaren.