Embedded Files
Här hittar du information om hur vi arbetar när vi förbereder ett projekt.
Vad projektet ska uppnå och varför
Vad projektet ska uppnå och varför
Nu är behovet/idén identifierad och förankrad. Nu ska beställaren specificera vad projektet ska uppnå, varför, när arbetet ska vara klart och vad det får kosta. Vi behöver minska osäkerheten och analysera förutsättningarna för att genomföra projektet. En viktig del är att redan nu utse en mottagare som är redo/har resurser/budget att ta emot och hantera projektets resultat på lång sikt.
Förberedelserna mynnar ut i ett projektdirektiv. Syftet är att uppnå en gemensam förståelse för projektets innebörd och att ange dess ramar och klargöra de förväntningar som finns mellan beställare och projektledare. När förberedelserna startar är det inte alltid lätt att veta om det senare kommer bli ett projekt, eller så kan det komma fram att ingen förändring bör ske.
Förarbetets omfattning
Förarbetets omfattning
Förarbetet är av olika omfattning. Det finns tillfällen då vi redan har mycket kunskap (till exempel tidigare projekt/förstudier) och vi kan med en mindre insats fylla i projektdirektivet. Ofta sker förberedelsearbetet i linjen genom att beställaren (ofta med hjälp av en medarbetare) undersöker och samlar in den information som behövs. Förberedelserna inför ett projekt är ofta större än för ett uppdrag.
I dokumentmallarna för projektdirektiv får du mer stöd i vad som är obligatoriskt att ange och inte.
Om projektet är av mer omfattande karaktär kan det vara aktuellt att i förberedelserna dokumentera krav, definiera projektets omfattning, kartlägga intressenter, välja eventuell lösning och bedöma nyttan för att ställa den mot kostnader och förutsättningar. Det kan även vara aktuellt att leverera en grov plan för hur projektet ska genomföras på en övergripande nivå.
Förstudie?
Förstudie?
Vid en större förändring, eller om många delar behöver undersökas djupare, kan förberedelserna genomföras i formen av en förstudie och då nyttjar vi uppdragsformen. Ofta vill beställaren förstå om ett kommande projekt går att genomföra, vad det kan uppnå och till vilka kostnader. De behöver en indikation på hur projektet ska realiseras. En förstudie är ofta en förutsättning för att lyckas med ett större, mer omfattande projekt.
Beslutspunkt 1
Beslutspunkt 1
Om förberedelserna kommit fram till att ett projekt har förutsättningar att starta tas ett BP 1-beslut. Se nedan vad som ska finnas på plats för att kunna passera BP 1 (startsäkring). Om resultatet är att inte fortsätta så behövs inte BP 1.
Vad ska finnas på plats för att avsluta förberedelserna och starta projektet i samband med BP 1?
Vad ska finnas på plats för att avsluta förberedelserna och starta projektet i samband med BP 1?
Beskriva ramarna för projektet i ett projektdirektiv
Projektmål och effektmål ska finnas på plats
Säkerställ finansiering av projektet
Säkerställda kompetenser och resurser för projektet
Säkerställ mottagare (ägarskap)
Säkerställ att resultatet kan finansieras och resurssättas, samt hur, efter projektet är klart
En utsedd projektledare
En utsedd styrgrupp
En beställning på projektet är lagd till projektledaren genom ett projektdirektiv
Dokument som alltid ska upprättas:
Dokument som alltid ska upprättas:
Dessa är obligatoriska och alltid ska upprättas, alternativt kan informationen finnas i till exempel ett projektstyrningsverktyg:
För att underlätta arbetet så finns dessa som dokumentmallar som är framtagna som stöd.
Vem fattar beslut?
Vem fattar beslut?
Beställaren.
Verktyg
Verktyg
För att underlätta arbetet så finns ett antal verktyg framtagna som stöd.
BP 1 beslut: Startsäkring innan projektet påbörjas - underlag och motivering till beslut. Börja använda redan i starten av förberedelserna som stöd för vad du behöver ta fram. Ha den sedan som underlag när ni ska passera BP 1. Den är främst framtagen för att säkra projektstart. Startsäkring bidrar till en effektiv planering och genomförande av projektet samt ett strukturerat arbete. Det kan även bidra till att göra projektet kostnadseffektivt så vi inte engagerar resurser innan det finns något konkret att göra. Det ger även möjlighet för beställaren att initiera en förstudie i form av ett uppdrag, för att säkra GAP.
BP 1 beslut - presenationsmall för styrgruppsmöte för att startsäkring och att starta projektet med ett BP 1 beslut.
Lichtenberg är ett stöd om du behöver uppskatta tidsåtgången för aktiviteterna i ett kommande projekt.
Nulägesanalys är ett dokument som kan stötta dig att dokumentera en nulägesanalys.
Effektmålscoachen - en GEM som bland annat baseras på stöd och mall för effektmål. Du berättar kort om bakgrund och ber den hjälpa dig att ta fram eller förbättra era effektmål!
Riskregister, riskanalys är ett stöd för riskanalys och med hjälp av miniriskmetoden identifiera och prioritera risker som kan uppstå i olika typer av projekt. Det är fritt att välja andra metoder. Kan även användas i planeringsfasen.
Se en film om riskanalys och riskhantering.
Projektekonomi - budget är ett kalkylark som du kan använda för att hantera och spåra projektets ekonomi. Du får en tydlig bild av hur projektets kostnader förhåller sig till budget. Det möjliggör att du kan identifiera avvikelser samt ha det som underlag för beslut när du presenterar till styrgrupp.
Checklista beställaren:
Checklista beställaren:
Jag har förstått vad Linköpings kommuns projektmodell innebär
Jag har förstått mitt, projektledarens och andras ansvar enligt Linköpings kommuns projektmodell
Det finns en tydlig bild av vad projektet ska åstadkomma och varför.
Projektmålen är specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta
Projektet är väl avgränsat
Mottagare och ägarskap av resultatet är säkrat, både resurser och finansiering
Kompetenserna är resurssäkrade på en övergripande nivå
Jag är beredd att leda en styrgrupp vid ett projekt
Den projektledare som utses har kunskap, tid och mitt förtroende att driva projektet
Checklista projektledaren:
Checklista projektledaren:
Jag har förstått vad Linköpings kommuns projektmodell innebär
Jag har förstått mitt, eventuell styrgrupps och andras ansvar enligt Linköpings kommuns projektmodell
Jag förstår vad projektet ska åstadkomma och vilka resurser som finns till förfogande.
Projektets förutsättningar är rimliga och tillräckliga så att jag kan påbörja planeringen av arbetet.
Checklista projektgruppsdeltagarna:
Checklista projektgruppsdeltagarna:
Jag har förstått vad som ska åstadkommas i projektet och att förutsättningarna är rimliga.
Jag har förstått min roll och mitt ansvar som projektgruppsmedlem.
Min tidsåtgång är beräknad och min närmsta chef har frigjort tid för mitt deltagande i projektet.
I vår utvecklingsportal kan du läsa mer om hur ni kan förbereda förändringen och få verktyg för det. Verktygen där är mer riktade till de som jobbar med förändringen snarare än med själva projektet (projektledaren).
Jag vill veta mer!
Jag vill veta mer!
Lär dig av andras lärdomar från andra projekt i ditt projekt genom Notebook LM:
Lär dig av andras lärdomar från andra projekt i ditt projekt genom Notebook LM:
Testa att logga in i Notebook LM om du inte redan gjort det.
Ansök hos Cecilia Stenberg om access till den specifika anteckningsboken i Notebook LM genom att maila/chatta med henne.
När du fått access, gå in i anteckningsboken.
Ställ nu dina frågor eller titta på de chattar som redan finns.
Vill du kan du såklart gå in i några av filerna och titta på vad de dokumenterat.
Uppskatta tidsåtgång för att kunna göra en milstolpeplan och en bemanningsplan
Uppskatta tidsåtgång för att kunna göra en milstolpeplan och en bemanningsplan
Det kan vara utmanande att ta fram en milstolpeplan och en bemanningsplan utan att veta hur lång tid olika saker tar (på en övergripande nivå. För att åtminstone delvis lösa detta problem är det vanligt att ge varje aktivitet en trepunktsberäkning. Detta innebär att de övergripande insatserna tilldelas en ”mest trolig”, ”optimistisk” och ”pessimistisk” tidsåtgång. Vi har ett verktyg för att räkna ut det genom att använda oss av Lichtenbergmetoden.
Annars är ett av de bästa sätten att titta på ett liknande tidigare projekt eller prata med en projektledare som gjort det förut. Det finns en film på denna sida om Lichtenbergmetoden, spola till 07:40 in i filmen så förklaras den.
Avgränsningar i ett projekt
Avgränsningar i ett projekt
Ett projekt tenderar att växa i komplexitet och omfattning. För att skapa rätt förutsättningar och skapa en tydlighet för projektet är det viktigt att tydliggöra vad som ingår i projektet.
Projektmålen, som beskrivs i projektets förberedelsefas, är en komponent som hjälper projektet att fokusera på rätt saker. En annan viktig komponent är att definiera projektets avgränsningar. Avgränsningar för ett projekt är de aktiviteter eller områden som projektet inte ansvarar för inom ramen för projektgenomförandet.
En avgränsning kan exempelvis vara att projektet inte inkluderar:
Införandet av ett system som upphandlats, breddinförande genomförs i separat projekt
Projektet inkluderar inte alla kommunens verksamheter utan enbart de verksamheter som specificerats i projektplanen.
Projektet omfattar bara ett första steg för utvärdering, kommande införande hanteras i separat projekt.
Page updated
Report abuse