Vad uppdraget ska uppnå och varför

Nu är behovet/idén identifierad och förankrad. Nu ska beställaren specificera vad uppdraget ska uppnå, varför, när arbetet ska vara klart och vad det får kosta. Vi behöver minska osäkerheten och analysera förutsättningarna för att genomföra uppdraget. En viktig del är att redan nu utse en mottagare som är redo/har resurser/budget att ta emot och hantera uppdragets resultat på lång sikt. 

Förberedelserna mynnar ut i ett uppdragsdirektiv. Syftet är att uppnå en gemensam förståelse för uppdragets innebörd och att ange dess ramar och klargöra de förväntningar som finns mellan beställare och uppdragsledare. När förberedelserna startar är det inte alltid lätt att veta om det senare kommer bli ett uppdrag, eller så kan det komma fram att ingen förändring bör ske. 

Förarbetets omfattning

Förarbetet är av olika omfattning. Det finns tillfällen då vi redan har mycket kunskap (till exempel tidigare projekt/uppdrag/förstudier) och vi kan med en mindre insats fylla i uppdragsdirektivet. Ofta sker förberedelsearbetet i linjen genom att beställaren (ofta med hjälp av en medarbetare) undersöker och samlar in den information som behövs. Förberedelserna inför ett projekt är ofta större än för ett uppdrag. 

I dokumentmallarna för uppdragsdirektiv får du mer stöd i vad som är obligatoriskt att ange och inte.

Vid en större förändring, eller om många delar behöver undersökas djupare, kan förberedelserna genomföras som en förstudie.