Målformulering
Här hittar du information om hur vi formulerar mål för projekt och uppdrag på ett
ändamålsenligt sätt.
Här hittar du information om hur vi formulerar mål för projekt och uppdrag på ett
ändamålsenligt sätt.
Inom projekt och uppdrag är det viktigt att ha tydliga och mätbara mål. Vi skiljer på två olika typer av mål: projektmål/mål för uppdraget och effektmål. För projekt ska effektmålen vara mätbara. För uppdrag gäller att de om möjligt ska vara mätbara. Här fungerar även ett svar på ja/nej.
Projektmål/mål för uppdraget beskriver vad projektet/uppdraget ska uppnå och leverera när projektet/uppdraget är klart.
Att dessa mål uppnås är projektledarens/uppdragsledarens ansvar.
Det går även bra att ange ett/flera specifikt delmål som ska levereras innan uppdraget/projektet är genomfört.
Projektmål är de mål som projektet kommer uppnå och som kommer ge ett resultat från projektet. När man i början av ett projekt sätter mål så försöker man definiera vad för påverkan projektets resultat kommer ha. Man kan använda sig utav meningen
”Projektet kommer att bidra till...” för att se vad som passar in. Vad kommer resultatet av projektet att påverka?
Projektmålen kan exempelvis innebära:
Nya rutiner för xxx ska vara framtagna
Ta fram en metod för att mäta och göra en nulägesmätning
System för X ska vara upphandlat och infört i en första verksamhet och redo att beställas för övriga verksamheter den 15 november.
Bygglovsprocessen ska vara automatiserad till 15 december för MOS att börja använda.
En första digital tjänst för medborgarförslag ska vara utvecklad för invånarna till den 31 oktober.
85% av de anställda som kör kommunens fordon ska ha gått kursen ECO-driving under året.
Flera projekt/uppdrag är av undersökande karaktär. Det påverkar direktivet och sedan projektledarens/uppdragsledarens planering av projektet/uppdraget. Om så är fallet, ange det i en mening i samband med målformuleringen för att ange en ytterligare riktning för projektet/uppdraget.
Effektmålen fokuserar istället på vilken effekt projektet/uppdraget förväntas leda till i organisationen. Förändringar innebär ofta att människor måste bete sig och göra annorlunda mot innan. Därför är effektmål starkt förknippade med beteendeförändringar.
Beställaren ansvarar för att formulera effektmålen och kan med fördel göras tillsammans med förändringsledaren i de fall det är aktuellt.
Effektmålen följs upp först en tid efter projektet avslutats och det är beställaren som är ansvarig för att genomföra uppföljningen
Ett effektmål är den effekt man kan mäta på resultatet och det börjar mätas först efter att man har uppnått projektets mål. Man definierar effektmål i innan projektet startat, i förberedelsefasen, eftersom man har vissa förväntningar på vilken effekt projektets resultat kommer ha och detta ska vara tydligt för både mottagaren av resultatet och resterande intressenter så att de vet vad de kan förvänta sig av resultatet. Effektmål kan exempelvis vara hur resultatet kommer gynna verksamheten i form av t.ex. effektivisering eller kostandsbesparing.
Effektmålen kan exempelvis handla om att vi ska:
Minska användningen av fysiska blanketter med 30% till den 1 juni.
Öka vår kundnöjdhet med 10 % innan 30 november.
Minska antalet samtal till kundtjänst med 10 % innan 31 september.
Minska drivmedelsförbrukningen i kommunens bilar med 15 procent till den 15 oktober.
Öka antalet årliga inkomna digitala medborgarförslag med 300% fram till 31 december.
Uppnå ett läge där 20% av samtliga bygglovsbeslut är helt automatiserade vid slutet av året.
Effektmålscoachen - en GEM som bland annat baseras på stöd och mall för effektmål. Du berättar kort om bakgrund och ber den hjälpa dig att ta fram eller förbättra era effektmål!
Det övergripande målet med automatiseringen är att skapa möjlighet för verksamheterna att arbeta mer effektivt och digitalt i sina processer.
Med projektets insatser ska vi få lägre personalomsättning och ökad personalstabilitet.
Att fram till år 2025 öka anmälningsgraden av ärenden gällande diskriminering och kränkande behandling mot barn med minst 200%.
Ett projekt/uppdrag ska alltid ha väldefinierade projektmål/mål för uppdraget och effektmål. Men hur vet vi att målen är nådda? Redan nu bör du ange mål som kan mätas.
Såväl projektmålen/målen för uppdraget som effektmålen ska kunna mätas för att det ska vara möjligt att avgöra om målen har uppnåtts eller inte. Ange målen i antingen ett projektdirektiv eller ett uppdragsdirektiv.
Att formulera mål är en viktig del eftersom det sätter gränsen för projektledarens/uppdragsledarens ansvar/åtaganden. Formulera det konkreta resultat som ska uppnås. Ett välskrivet mål bör vara S.M.A.R.T., dvs Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt.
Här finns en film om SMARTa mål.
Beskrivningen av projektets mål är viktigt för att projektbeställare och projektledare, men även andra i projektet, ska ha samma bild av och förväntningar på vad projektet ska uppnå. Därför behöver målen vara tydliga och ha en tydlig koppling till projektets syfte. Mål ska beskrivas i form av ett uppnått tillstånd och vara formulerade enligt SMART. Det står för:
▪ Specifikt – målet ska vara tydligt formulerat och bara gälla detta projekt
▪ Mätbart – det ska gå att svara JA eller NEJ på frågan om målet är uppnått
▪ Accepterat – alla involverade ska göra bedömningen att målet är möjligt att nå
▪ Realistiskt – målet ska gå att uppnå med de resurser som får nyttjas
▪ Tidsatt – målet ska vara uppnått vid en given tidpunkt
Genom att formulera målen enligt SMART kan man kontrollera att projektet överlämnat efterfrågat resultat vid angiven tid och med rätt kvalitet.
De här tre frågorna kan vara till bra stöd när projektets mål ska formuleras:
Vilket är det önskade resultatet vi vill uppnå med projektet?
Hur vet vi att det önskade resultatet är uppnått?
Vem är mottagare av resultatet?