Dokumentmallar och verktyg

Här hittar du länkar till de dokumentmallar som är aktuella samt till de verktyg vi erbjuder.

Dokumentmallar

Nedan angivna dokument är obligatoriska och ska alltid upprättas/alternativt kan informationen finnas i till exempel ett projektstyrningsverktyg. För att underlätta arbetet så är nedan även framtagna som mallar för stöd. Dessa kan komma att uppdateras. Föreslagna rubriker och innehåll är framtaget baserat på erfarenhet men kan självklart justeras vid behov. Visst innehåll är obligatoriskt och det anges i respektive mall.

Flera mallar innehåller hjälptexter som du tar bort i takt med att du skriver.

Projekt:

Projektdirektiv är den mall du kan nyttja för att rama in projektets beställning och definiera vad som ska utföras och varför, samt när arbetet ska vara klart och vad det får kosta. Tänk dig att projektdirektivet är duplobitar och projektplanen är legobitar!
Projektplan är den mall du kan nyttja för att dokumentera planen för projektet. Planeringen kan såklart göras på olika sätt. I projektplansmallen är det angivet vilka avsnitt som är obligatoriska samt instruktioner/tips. Om projektet är större/mer komplext så blir ofta projektplanen fylligare/längre. Om projektdirektivet är duplobitar så är projektplanen legobitar!
Statusrapport: Stäm av med styrgruppen vad de vill ha.
1. Du väljer på antingen vår variant i google docs: Statusrapport
2. Eller presentationsvarianten Statusrapportering på styrgruppsmöte.
Beslutslogg (denna mall innehåller även andra moment du kan välja bort att ha i samma dokument) är den mall du kan nyttja för att logga beslut i projektet.
Leveransgodkännande är den mall du kan nyttja för att officiellt få ett skriftligt leveransgodkännande. Utan det kan ni inte passera BP 4.
Slutrapport är den mall du kan nyttja för att summera projektet och de lärdomar vi lärt oss. Slutrapporten kan såklart utformas på olika sätt beroende på vilket projekt du utfört. I slutrapportssmallen är det angivet vilka avsnitt som är obligatoriska samt instruktioner/tips. Om projektet är större/mer komplext så blir ofta slutrapporten fylligare/längre.

Uppdrag:

Uppdragsdirektiv är den mall du kan nyttja för att rama in uppdragets beställning och definiera vad som ska utföras och varför, samt när arbetet ska vara klart och vad det får kosta.
Uppdragsrapport/förstudierapport (eller annat sätt överenskommet med beställare, till exempel ett projektdirektiv) är den mall du kan nyttja för att summera uppdraget och vad ni kommit fram till och vad vi lärt oss. Rapporten kan såklart utformas på olika sätt beroende på hur uppdraget ser ut.

Checklistor

För att underlätta arbetet så finns ett antal checklistor framtagna som stöd.

Checklistor inför BP beslut

BP 1 beslut: Startsäkring innan projektet påbörjas - underlag och motivering till beslut. Börja använda redan i starten av förberedelserna som stöd för vad du behöver ta fram. Ha den sedan som underlag när ni ska passera BP 1. Den är främst framtagen för att säkra projektstart, men kan nyttjas även till startsäkring av uppdrag. Startsäkring bidrar till en effektiv planering och genomförande av projektet samt ett strukturerat arbete. Det kan även bidra till att göra projektet kostnadseffektivt så vi inte engagerar resurser innan det finns något konkret att göra. Det ger även möjlighet för beställaren att initiera en förstudie i form av ett uppdrag, för att säkra GAP.
BP 2 beslut - projektplanen leder till projektets mål - underlag och motivering till beslut kan du börja använda redan nu som stöd för vad du behöver ta fram. Ha den sedan som underlag när ni ska passera BP 2. Den hjälper dig i kvalitetssäkring av projektet och att veta när allt är på plats inför beslut och ny fas (alternativ stängning). En kvalitetsgranskning av projektplanen.
BP 4 beslut: Projektets leverans överensstämmer med målen - underlag och motivering till beslut kan du börja använda redan nu som stöd för vad du behöver ta fram. Ha den sedan som underlag när ni ska passera BP 4. Denna hjälper dig att kvalitetssäkra att projektets mål är uppfyllda och resultatet tas om hand.
BP 5-beslut: Projektavslut - underlag och motivering till beslut kan du börja använda redan nu som stöd för vad du behöver ta fram. Ha den sedan som underlag när ni ska passera BP 5. Hjälper dig att kvalitetssäkra avslutet för projektet.

Presentationer inför BP beslut

BP 1 beslut - presenationsmall för styrgruppsmöte för att startsäkring och att starta projektet med ett BP 1 beslut.
BP 2 beslut - presentationsmall för styrgruppsmöte för projektplan och BP 2 beslut.

Verktyg

För att underlätta arbetet så finns ett antal verktyg framtagna som stöd. Observera att de ligger insorterade enligt ett projekts faser, men samma verktyg kan vara aktuellt i mer än en fas. Verktygen kan även stötta dig i uppdragsarbetet.

Verktyg att nyttja vid förberedelse (och planering)

Effektmålscoachen - en GEM som bland annat baseras på stöd och mall för effektmål. Du berättar kort om bakgrund och ber den hjälpa dig att ta fram eller förbättra era effektmål!
Uppstartsmöte med projektgruppen - ett sätt att rama in uppstarten
Lichtenberg är ett stöd om du behöver uppskatta tidsåtgången för aktiviteterna i ett kommande projekt/i projektet.
Riskregister, riskanalys är ett stöd för riskanalys och med hjälp av miniriskmetoden identifiera och prioritera risker som kan uppstå i olika typer av projekt. Det är fritt att välja andra metoder. Kan även användas i planeringsfasen.
- Se en film om riskanalys och riskhantering.
Nulägesanalys är ett dokument som kan stötta dig att genomföra och dokumentera en nulägesanalys.
Projektekonomi - budget är ett kalkylark som du kan använda för att hantera och spåra projektets ekonomi. Du får en tydlig bild av hur projektets kostnader förhåller sig till budget. Det möjliggör att du kan identifiera avvikelser samt ha det som underlag för beslut när du presenterar till styrgrupp.

Verktyg för planering

Intressentanalys är ett stöd för att identifiera var ni kan hitta stöd för projektarbetet och hjälper er att ta fram strategier för att hantera motstånd eller hinder. Om en sådan redan är utförd i det förberedande stadiet kan du behöva uppdatera den.
Kommunikationsplan är en mall du kan nyttja för att sammanfattas de kommunikationsinsatser som behövs för att underlätta genomförandet.
Aktivitetsplan är ett stöd för att planera när projektets olika aktiviteter ska utföras. Denna mall innehåller även beslutsloggen - det är samma mall.
- Här finns en film om hur du kan jobba med WBS för att ta reda på omfattning och aktiviteter i ett projekt

Verktyg för genomförande

Systemdokumentation - stöd vid överlämning av projekt till förvaltning. Ett dokument du som projektledare/annan kan ha som grund när ni ska sammanställa den information som behöver överlämnas till förvaltning vid ett Digitaliseringsprojekt. Alla rubriker är inte alltid aktuella och du kan behöva göra justeringar i innehållet.
Checklista för start av vidmakthållande - överlämning från projekt till objekt - en checklista du som projektledare vid ett digitaliseringsprojekt kan nyttja när det är dags för överlämning till objektet. Detta är enbart en samling om vad som behöver vara klart vid överlämning, men jobbet att göra det klart kommer inte i slutet av projektet utan pågår ofta under hela projektet.

Verktyg för Avslut

Stöd i diarieföring

Verktyg för retrospektiv

Använd gärna denna mall för att genomföra ett retrospektiv
Andra mallar till retrospektiv - om du vill ha lite mer inspiration!
Ett gratis onlineverktyg RetroTool om ni gör en retrospektiv digitalt

Verktyg för lessons learned

Använd gärna denna mall för att genomföra en lessons learned i slutet av ett projekt
Använd gärna denna mall för att genomföra en lessons learned i ett pågående projekt
Insamlandet av lärdomar kan med fördel göras kontinuerligt och dokumenteras ner i en lärlogg som finns i samma mall som beslutsloggen.
Dokumentera slutsatserna i Slutrapporten för projektet

Till formuläret för återkoppling på portalens utformning, dess innehåll samt mallar och verktyg -->

Page updated

Report abuse