Embedded Files
Här finner du information roller i projekt och vad de har för olika uppgifter och ansvar.
Organisation och roller i projekt
Organisation och roller i projekt
Projekt ska organiseras så att fördelning av befogenheter och ansvar blir tydligt. Varje projektroll i projektets tillfälliga organisation bör vara unik och ha ett tydligt definierat ansvar och befogenhet. Undvik om möjligt delat ansvar, det kan skapa osäkerhet.
Håll isär roller och befattningar. En projektroll beskriver vilken uppgift man har i projektet medan en befattning beskriver vilken position man har i en organisation. Man kan alltså ha en eller flera roller i ett projekt samtidigt som man exempelvis är chef för en enhet. Hos oss i kommunen är en befattning ofta kopplat till mandat vilket såklart påverkar vilken roll man har i ett projekt.
Obligatoriska roller
Obligatoriska roller
Projektorganisation ser likadan ut för alla projekt som genomförs i Linköpings kommun och ska alltid inkludera rollerna:
Beställare
Styrgrupp
Projektledare
Projektgrupp
Varje projektroll bör vara unik och ha tydligt definierade ansvar och befogenheter. Bemanningen av de olika rollerna samt vilka resurser som ska inkluderas i projektgruppen skiljer sig från projekt till projekt.
Observera att i takt med att projektet går framåt kan det vara aktuellt att byta ut/lägga till/ta bort personer i projektgruppen/styrgruppen/ referensgruppen för att det ska fungera optimalt och ge mest värde till projektet.
Ej obligatoriska roller
Ej obligatoriska roller
Exempel på roller som kan ingå i ett projekt, men som ej är obligatoriska är:
Delprojektledare
Förändringsledare
Obligatorisk roll vid projekt som har stor påverkan på många individer i organisationen, som innebär att det måste ske beteendeförändringar.
Kommunikatör
Kvalitetsgranskare
Ekonom
Andra viktiga roller
Andra viktiga roller
I många projekt finns det grupper som kan påverka projektet, eller påverkas av det, utan att behöva arbeta aktivt med projektet, såsom:
Referensgrupp
Resursägare - bör alltid finnas, men har inte alltid en aktiv roll i projektet. Om de har en aktiv roll är det ofta i en styrgrupp.
Mottagare - bör alltid finnas, men har inte alltid en aktiv roll i projektet. Om de har en aktivt roll är det ofta i en styrgrupp.
Beställare
Beställare
Obligatorisk och styrande roll. Den som beställer och har mandat att starta ett projekt. Beställaren styr och är ägare och har det övergripande ansvaret över projektet och ser till att det är i linje med verksamhetens övergripande mål. Beställaren ansvarar för effekt- och projektmål, tillsätter styrgrupp, utser projektledare, tilldelar resurser och lämnar ett skriftligt projektdirektiv till projektledaren.
En viktig del är att beställaren är synlig och ytterst kommunicerar och bär förändringen. Inom förändringsledning kallas beställaren istället för huvudsponsor och det är samma person som beställaren.
Beställaren ska ingå i styrgruppen, är ordförande och tillser att styrgruppen blir kallad. Hen tar de beslut som krävs för att projektet ska kunna fortsätta arbetet, och godkänna de resultat som projektet levererar.
Beställaren ansvarar för att projektets resultat kommer till användning och följer därför långsiktigt upp dess effektmål samt rekommendationer och framtida idéer från slutrapporten.
Hur beställaren hjälper projektet på bästa sätt
Du röjer hinder för projektet, skapar koalition i organisationen, leder styrgruppen och ser till att projektet få nödvändiga beslut.
Du är tydlig med vilken effekt du vill att projektet ska uppnå - då blir även projektledarens och projektgruppens arbete tydligare.
Du behöver finnas tillgänglig för projektledaren när hen behöver ditt stöd.
Du hjälper projektet framåt genom att ta ansvar vid beslut. Beslut som inte ageras på tenderar att bli bromsklossar för projektet vilket i sin tur kan leda till att projektet inte håller tidsplanen.
Du ser dig själv som en del i att projektet lyckas. Det är av största vikt att du som beställare ser dig själv som en del i att projektet lyckas och inte som en kravställare mot projektet.
Styrgruppen
Styrgruppen
Obligatorisk och styrande roll. Styrgruppen är ett stöd till beställaren och projektledaren, säkerställer att projektet ligger i linje med förvaltningens/kommunens övergripande mål.
Beställaren är ordförande i styrgruppen.
Deltagarna i styrgruppen har nödvändig kompetens och erfarenhet för att kunna bedöma projektet, samt är väl insatta i projektmetodiken och har mandat att fatta beslut.
Styrgruppen fastställer projektplanen och beslutar angående förslag om ändringar. De undanröjer hinder för projektet och hjälper till att förankra hos olika intressenter. Styrgruppen har ansvar för att godkänna beslutspunkterna. De bedömer resultatet och lämnar rekommendation till beställaren om projektet ska drivas vidare, parkeras eller läggas ned.
Håll styrgruppen liten och kompakt. Ofta är ett färre antal att föredra. Om flera har ett intresse i projektet så kan eventuellt flera av dem vara med i en referensgrupp. Rekommenderat antal deltagare i styrgruppen (inklusive beställaren) är två till fyra, men kan utökas vid behov. Vid behov kan ni utöka/förminska/ändra styrgruppen under projektets gång.
Om fler önskar delta i styrgrupp för att få information - ta istället med dem i kommunikationsplanen och håll dem informerade.
Hur styrgruppen hjälper projektet på bästa sätt:
Du stöttar och guidar projektet i rätt riktning
Du agerar proaktivt om du har information som påverkar projektet
Du är intresserad/engagerad av att bidra till projekt
Du har mandat att kunna fatta beslut, i annat fall blir det svårt att utföra ditt uppdrag i styrgruppen
Du har möjlighet att avsätta tid för att bidra till projektet, i annat fall blir det svårt att vara tillräckligt insatt i för att kunna fatta välgrundade beslut och vara ett stöd
Du verkar för Linköpings kommuns bästa, inte enbart se till ditt eget särintresse (t.ex. vad som är bäst för din egen avdelning/enhet)
Du är aktiv och närvarande i projektet och bidrar aktivt på styrgruppsmöten
Du arbetar för att förankra och sprida information om projektet i den egna organisationen
Projektledare
Projektledare
Obligatorisk och ledande roll. Ser till att projektmålet uppnås. Planerar och organiserar projektet samt delegerar och följer upp aktiviteter. Utvecklar projektgruppen till ett väl fungerande lag. Representerar projektet gentemot intressenterna. Kallar till och leder projektmöten och skapar en struktur för hur samarbetet med grupperna ska gå till och leder gruppen framåt. Projektledaren har även det övergripande ansvaret för projektets tidsplan, ekonomiska ramar och leveranser.
Under genomförandet är det projektledaren som överlämnar leveransen/slutresultatet till mottagaren.
När det är dags att avsluta projektet, ansvarar projektledaren för att lämna över ansvaret för det som levererats till beställaren. Projektledaren har även under projektets gång samlat lärdomar och ser till att erfarenheter från projektet vidareförmedlas. Det är även nu som projektledaren ansvarar för att de sista projektdokumenten som ska diarieföras gör det.
En projektledare organiserar och leder projektarbetet på motsvarande sätt som en vd leder sin personal i ett företag på uppdrag av styrelsen.
Delprojektledare
Delprojektledare
Ej obligatorisk roll. Endast om ett delprojekt är aktuellt. Ledande roll för ett delprojekt. Leder, som projektledare, en avgränsad del av projektet. Levererar ett delresultat i projektet till projektledaren.
Delprojektledarnas ansvar liknar i stora delar projektledarens (läs ovan). En viktig skillnad är att delprojektledaren återrapporterar till projektledaren, som har det övergripande ansvaret. Delprojektledaren sätter sig in i projektets bakgrund och kommer överens med projektledaren vad som ska ingå i delprojektet.
Om projektet har en delprojektledare ansvarar hen för att driva delprojektet från beställning till avslut. Delprojektledaren ansvarar för att delprojektet når sina uppsatta mål. Om delprojektgruppsmedarbetare finns driver delprojektledaren delprojektet i samverkan med dem, likt projektledaren gör med hens projektgrupp.
Under genomförandet är det delprojektledaren som överlämnar leveransen/slutresultatet till antingen projektledaren (som i sin tur levererar till mottagaren), eller vid överenskommelse till mottagaren direkt.
När det är dags att avsluta projektet, ansvarar delprojektledaren för att lämna över ansvaret för det som levererats till projektledaren som i sin tur levererar till beställaren. Delprojektledaren har även under delprojektets gång samlat lärdomar och ser till att erfarenheter från delprojektet vidareförmedlas. Det är även nu som delprojektledaren ansvarar för att de sista projektdokumenten som ska diarieföras gör det.
Delprojektledare ska ingå i det övergripande projektets projektgrupp.
När en delprojektledare utses är det mycket fördelaktigt att projektledare och delprojektledare sitter ner och diskuterar förväntningar på varandra.
Projektmedlem
Projektmedlem
Obligatorisk och utförande roll. Deras huvuduppgift är att utföra de aktiviteter som leder fram till det beställda projektmålet. De bedömer vilken tid- och resursåtgång dessa aktiviteter kräver och deltar aktivt på projektmöten och fattar de beslut som leder fram till projektmålet.
Projektdeltagarna i projektgruppen består av personer med olika kompetens som satts samman för att lösa den aktuella uppgiften i projektet.
Deltagarna har avsatt tid för projektet i dialog med resursägaren och har nödvändig kompetens. Enskilda projektgruppsmedlemmar kan vara ansvariga för aktiviteter.
Det operativa arbetet i projektet utförs av projektmedlemmarna, vilka kan liknas vid företagets personal och resurser.
Hur projektmedlemmarna hjälper projektet på bästa sätt:
Du genomför de aktiviteter som krävs för att projektet ska uppnå sitt projektmål.
Du är aktiv och närvarande.
För att ett projekt ska lyckas är det viktigt att projektgruppen och projektledaren arbetar tillsammans som ett team.
Det är era gemensamma arbetsuppgifter som tillsammans ska bidra till den verksamhetsnytta som projektet strävar mot.
Förändringsledare
Förändringsledare
Obligatorisk roll vid projekt som har stor påverkan på många individer i organisationen, som innebär att det måste ske beteendeförändringar. Ser till att den förväntade nyttan nås, effekthemtagningen.
I samverkan med beställaren formar förändringsledaren förändringsplanen som tar hänsyn till hur man transformerar individerna i organisationen. Den har en plan för hur vi arbetar för att få medarbetare att känna sig motiverade och engagerade till att vilja bidra och göra de beteendeförändringar som kan komma att krävas. Även en plan för att förebygga och hantera naturligt motstånd som kommer vid förändringar.
Förändringsledaren planerar för att ge individerna det stöd de behöver, före, under och efter projektet. Tar temperaturen på hur organisationen och individerna hänger med och klarar av förändringen. Och tillser att kommunikationen är tidig, transparent och tydlig. Jobbar väldigt tätt tillsammans med projektledaren.
I vissa fall kan projektledaren även agera förändringsledare vid mindre omfattande komplexa förändringar, beroende på resurstillgång och kompetens.
Resursägare
Resursägare
Ett projekt har alltid en eller flera resursägare. Hen tillhandahåller resurser till det projekt kommunen vill driva och ansvarar för resurserna kompetensutveckling. En resursägare kan till exempel vara en linjechef.
Resursägare behöver inte ha en aktiv roll i projektet. Om de har en aktivt roll är det ofta i en styrgrupp. Oavsett så är den av central vikt. Resursägare kan ingå i en styrgrupp eller vara beställaren själv.
Resursägaren ska tillhandahålla resurser till de projekt kommunen vill driva och ansvarar för resurserna kompetensutveckling.
Referensgrupp
Referensgrupp
Ej obligatorisk roll, utses vid behov i samråd med styrgruppen. Är en rådgivande men inte beslutande grupp av intressenter och/eller sakkunniga, exempelvis framtida användare av projektets resultat eller tekniska specialister. Det kan vara potentiella användare och/eller medborgare.
Det är vanligt att referensgruppmedlemmar är en viktig instans för att förankra projektets resultat på en detaljerad nivå, vilket gör att styrgruppen kan känna sig trygga i att lösningarna stämmer med organisationens behov.
Hur referensgruppsmedlemmarna hjälper projektet på bästa sätt:
Du agerar rådgivare, bidra med ideér och synpunkter
Du ger stöd och synpunkter inför beslut
Du bidrar aktivt till projektets resultat genom att delge information och erfarenheter.
Du är en förstärkning till projektet och ge vägledning vid behov
Du förankrar delresultat och delge värdefulla synpunkter inför kommande arbete
Du agerar testgrupp för idéer och lösningar
Du är ambassadör för projektet i din egen organisation
Mottagare
Mottagare
Ett projekt bör alltid ha en mottagare. Mottagaren är den som tar över ansvaret för resultatet när projektet är avslutat (ägarskap). Mottagaren kan vara den person som representerar den verksamhet/objekt som ska ansvara eller använda och förvalta projektresultatet. Mottagaren kan till exempel se till att de arbetar efter det nya arbetssättet eller förvaltar det nya IT-systemet.
Mottagaren förväntas sätta sig in i projektets resultat och förväntad nytta. Det är ibland lämpligt att det är mottagaren som tar emot leveransen och ansvarar för eventuell restpunktlista. Mottagaren behöver inte ha en roll i projektet, men påverkas och kan ibland påverka utan att aktivt jobba i projektet. Om de har en aktivt roll är det ofta i en styrgrupp.
Kvalitetsgranskare
Kvalitetsgranskare
Ej obligatorisk roll. Utses vid behov i samråd med styrgrupp. I syfte att garantera kvaliteten av projektarbetet, samt att få en granskning av projektet från en i övrigt utomstående person, kan en kvalitetsgranskare utses.
Kvalitetsgranskaren ansvarar för att tillsammans med projektledaren ta fram en kvalitetsgranskningsplan där kritiska faktorer för projektets genomförande speciellt beaktas. Därefter ansvarar kvalitetsgranskaren för att planen följs och rapporterar till styrgruppen. Syftet med granskningen är att identifiera riskfaktorer inom projektet samt att rapportera till styrgruppen om projektet riskerar att inte hålla uppsatta nivå på kvalitet negativt.
Page updated
Report abuse