På denna sida finner du länk till gällande styrande information som finns på Linweb. Ytterligare information på denna sida är att betrakta som ett stöd hur du som projektledare/ uppdragsledare praktiskt ska uppfylla kraven på diarieföring.
På utförarwebben finns gällande information om projektarkivering. Där finns också en länk till den föreskrift som anger vilken projektdokumentation som ska bevaras (och alltså därför måste diarieföras och arkiveras). Detta styr vår diarieföring och du som projektledare/uppdragsledare är ansvarig för diarieföringen ska känna till detta. Det gäller även för uppdrag.
Där kan du läsa om att du som projektledare/uppdragsledare är ansvarig och vilka dokument som ska diarieföras och i vilket format. När det gäller diarieföring talar man ofta om "handlingar" för att tydliggöra att det inte bara rör sig om textdokument utan kan vara filer av vilket format som helst; kalkylblad, presentationer, bilder, kartor, filmer och så vidare. När vi anger dokument här så menas alla typer av filer.
Det är en fördel med att inte vänta till projektet/uppdraget är avslutat med att diarieföra utan istället göra det med färdigställa dokument kontinuerligt.
Du kan även redan tidigt i projektet/uppdraget märka de dokument som ska diarieföras med en etikett som heter: "Ska diarieföras". Då blir det enklare när du väl ska göra det arbetet. När du väl diariefört dokumentet kan du sedan byta etikett till "Diarieförd". Detta fungerar endast på dokument och inte på mappar.
För att diarieföra ett projekt/uppdrag behöver du ha ett ärendenummer i rätt “serie”. Varje förvaltning har sina egna serier så för att få ett ärendenummer i rätt serie behöver du kontakta en registrator. Skicka ett mail till ansvarig nämnds funktionsbrevlåda med information om vad projektet/uppdraget heter och handlar om (t.ex: Projekt för införande av system X inom verksamheten Y) och be att få ett ärende upplagt så kan registratorn hjälpa till att skapa en bra ärendemening.
Om projektet rör en upphandling ska du skicka information om vilket ärendenummer som Upphandlingsenheten fått för själva upphandlingen till registratorn och be dem lägga in en korsreferens till det ärendet. Projektet och upphandlingen diarieförs alltså var för sig men behöver “veta om varandra”.
Varefter dina dokument är klara så sparar du ner dem i pdf-format (eller Word/Excel-format) och mailar dem till samma mailadress som du använde för att få ett ärende upplagt och anger att de ska diarieföras på det ärendenummer du fått. Och som senast kan du när projektet är avslutat maila alla dokument på en gång.
Vid sekretess anger du i mailet att samtliga filer ska markeras med sekretess. Du behöver då även radera mailet från din mailkorg och tömma papperskorgen.
Se till att tydligt markera vilka dokument du har diariefört i Driven (med hjälp av etiketter) och glöm inte att rensa driven från arbetsmaterial.
Du har gjort all uppföljning, Lessons learned och skrivit din Slutrapport. Du har antingen själv diariefört dessa dokument eller så har du mailat dem till funktionsbrevlådan, så nu är alla dokument som tillför något för att man i efterhand ska kunna förstå projektet diarieförda. Maila till funktionsbrevlådan och be dem att avsluta ärendet.
Om du har ett större projekt kan det vara tillfälle att själv bli handläggare i Ciceron och själv kontinuerligt diarieföra dina projektdokument. Då finns det flera digitala utbildningar du behöver genomföra.
För att kunna bli handläggare i W3D3 behöver du:
ha genomfört den digitala kursen Offentlighet och sekretess
ha genomfört den digitala kursen Ciceron Handläggare
beställt och fått godkänt handläggarbehörighet till rätt serie i Ciceron: beställningsformulär
Be att få veta till vilken serie du ska begära behörighet när du begär att få ärendet skapat.
När du har fått behörighet är det bara att börja diarieföra dina dokument.
När projektet har avslutats och alla dokument har diarieförts ska projektdriven rensas. Kommunens regelverk säger att ärenden och handlingar ska flyttas till Stadsarkivet för att bevaras efter 5 år. Samma tidsfrist gäller för hur länge vi maximalt kan spara projektdokumentation på Projekt-driven.
Genom att rensa, städa och tydligt märka upp mapparna gör du det enkelt för både dig själv och andra att veta precis vad de ska göra med projektdriven och när.
Alla projektdokument har diarieförts och projektets Ärende i diariesystemet har avslutats. När skedde det? Ta som exempel att ärendet avslutades i mars 2024.
Innevarande år plus fem hela år till kommer ärendet att ligga kvar i diariesystemet innan det överförs till Stadsarkivet. I detta fall blir det alltså 2024, 2025, 2026, 2027, 2028 och 2029.
I januari 2030 kommer ärendet att vara aktuellt för överföring till Stadsarkivet och då ska också eventuella kvarvarande dokument på projektdriven tas bort.
Om projektet är sekretessbelagt - ange att dess handlingar ska markeras som sekretess. Sådana ärenden blir bara synliga för dem som har behörighet.
Här är det en fördel om du redan är handläggare i Ciceron eftersom du i så fall inte behöver maila sekretessbelagda handlingar utan kan lägga upp dem själv, men det går bra att ta hjälp av registratorn också, bara du följer den här rutinen:
Spara ner varje dokument i pdf-format
Maila filerna till registrator och ange ärendenummer samt att samtliga filer ska markeras som sekretess.
Radera mailet från din mailkorg.
Töm papperskorgen:
Öppna papperskorgen
Töm papperskorgen
Det finns en rutin som beskriver hantering av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar. Observera att den föreskriver att man inte lagrar sådana handlingar i den vanliga IT-miljön, utan att en så kallad “säker dator” behövs. Det betyder att man måste hantera sådana handlingar på ett säkert sätt redan vid skapandet, och sådana projekt kan man alltså inte vänta med att hantera tills projektet är avslutat.
De allra flesta projekt som berörs av säkerhetsskyddsklassning initieras från säkerhetsskyddsenheten, men även om så inte skulle vara fallet är en kontakt med säkerhetsskyddet innan projektet börjar skapa dokument nödvändig. Då tar ni gemensamt fram en lista över hur de olika projektdokumenten ska klassificeras och hur de ska hanteras både när det gäller diarieföring, lagring och arkivering.
Kanske har er organisation ett eget sätt att göra detta. Här kommer ett förslag att utgå från om ni behöver:
Alla arbetsdokument rensas bort.
Arbetsdokument du av någon anledning själv vill ha kvar flyttas till din egen Drive så att de garanterat tas bort den dag ditt konto upphör att gälla.
Har du en mapp för upphandlingsdokument?
De dokumenten diarieförs i en egen serie och hanteras av Upphandling & Inköp, så de dokument du har i dessa mappar är kopior och kan tas bort helt.
Vill du spara kopiorna ett tag efter att projektet har avslutats? Byt namn på mappen och lägg till KOPIOR - TAS BORT SENAST 20xx
Den/de mappar du har kvar där det nu bara ska ligga diarieförda dokument byter du namn på: Lägg till DIARIEFÖRT - TAS BORT SENAST 20xx
Byt namn på hela projektdriven:
Lägg till AVSLUTAT och DIARIEFÖRT i mappens namn.
Ändra om behörigheterna för hela projektdriven genom att trycka på trepunktsmenyn och välja Hantera medlemmar:
Ändra så att alla som inte varit ansvariga bara har Läsbehörighet och passa på att ta bort personer helt som t.ex. bytt tjänst och inte längre ska ha åtkomst till projektet.
