Embedded Files
Här hittar du information om projekt och hur det ska bedrivas.
Du kan navigera dig i dess process med hjälp av de lila knapparna.
Definition av projekt
Definition av projekt
Ett projekt är en tillfällig arbetsinsats för att uppnå ett specifikt resultat. Det är ett arbete som är unikt och avgränsat i tid och omfattning.
Arbetet är resurs- och kostnadsplanerat med en tydlig målsättning. Projekt kan behöva komplex samordning och organisation. Större projekt kan ibland innefatta flera delprojekt med delprojektledare. Arbetsmetodiken kan anpassas efter projektets omfattning.
Projekt som startas ska ligga inom ramen för den övergripande viljeinriktningen i Linköpings kommun.
Projekt som arbetsform bör användas när behov finns att genomföra en tillfällig arbetsinsats och kan vara såväl stora som små och det krävs resurser från olika linjeverksamheter som gemensamt ska uppnå ett specifikt resultat.
Till höger kan du se en film om att jobba i projekt.👉
arbeta_i_projekt (1080p) (1) (1).mp4Syfte med projekt
Syfte med projekt
Vad är syftet med att driva projekt? Kan vi inte genomföra allt arbete i linjeverksamheten?
Om vi vill uppnå ett visst resultat, exempelvis att ta fram en ny tjänst, möjliggör projektarbetsformen för att vi lyckas med detta. Syftet med projektarbetsformen är att vi ska kunna:
Fokusera på att utföra en viss uppgift - vi blir inte distraherade av ordinarie arbete i linjeverksamheten.
Finansiera mot tydliga mål - vi säkerställer att vi har tillräckligt med resurser för att genomföra uppgiften.
Överbrygga organisationsgränser och samla olika typer av kompetens - vi säkerställer att vi har rätt kompetens för att kunna lösa uppgiften.
Projektet består av faser och beslutspunkter
Projektet består av faser och beslutspunkter
Ett viktigt förhållningssätt är att projektet genomgår en gradvis förfining. Projektets livscykel består av tre faser; Planera, Genomföra och Avsluta. Mellan respektive fas finns beslutspunkter. Varje fas påbörjas som ett resultat av ett beslut som fattats i den föregående fasen.
Innan projektet
Innan projektet
Innan projektet startar föregås det av att först identifiera behov/idé för att sedan förbereda projektet då vi tittar närmare på vad projektet ska uppnå och varför. Det mynnar ut i ett projektdirektiv och den första beslutspunkten kan passeras.
Projektets faser
Projektets faser
I planeringsfasen sätts en mer detaljer planering för hur målen ska uppnås. Projektplanen tas fram.
I genomförandet möter projektet verkligheten, och planeringen justeras på ett kontrollerat sätt genom rapportering och beslutsfattande i styrgruppen. Projektledaren ansvarar för att tillsammans med projektgruppen driva projektet i mål utifrån den projektplan som tagits fram. Leveransen/slutresultatet lämnas över till mottagaren och beställaren godkänner projektets leverans.
I den sista fasen av projektet, avslutsfasen sker ett formellt avslut av projektet och projektgruppen avvecklas. Arbetet utvärderas och vi tar tillvara på erfarenheter. Projektledaren har summerat projektet och dess resultat i en slutrapport.
Efter projektet
Efter projektet
Projektet efterföljs av effekthemtagning. Säkerställa att nyttorna realiseras och följs upp. Vi jobbar med effekthemtagning.
Projektets beslutspunkter
Projektets beslutspunkter
Dessa beslutspunkter kan liknas vid grindar. Beslutspunkterna markerar en tydlig avgränsning mellan de olika faserna och för att grinden ska öppnas från en fas till en annan måste det finnas ett beslut om att projektet ska fortsätta.
Om projektet inte bedöms ha möjlighet att lyckas, öppnas inte grinden till nästa fas utan projektet parkeras/läggs ner.
Beslutspunkterna är:
BP 1: Definiera projektet och bestäm dess ramar. Beslut att starta projektet och en beställning sker till utsedd projektledare med ett projektdirektiv. Beslut att projektledaren kan påbörja projektets första fas: Planera.
BP 2: Beslut att godkänna projektplanen - den leder till projektets mål. Beslut att starta projektets nästa fas: Genomföra.
(BP 3: Ej obligatoriskt beslutspunkt. Används för att godkänna delresultat, vägval eller större förändringar).
BP 4: Projektets leverans överensstämmer med projektmål. Beslut att godkänna överlämning och godkänna leveransen. Beslut att starta projektets nästa fas: Avsluta.
BP 5: Beslut att godkänna slutrapporten. Beslut att stänga projektet.
Vad behövs för att ett projekt ska lyckas?
Vad behövs för att ett projekt ska lyckas?
De viktigaste faktorerna för ett projekt ska lyckas:
Aktiv beställare som röjer hinder för projektet, skapar koalition i organisationen, leder styrgruppen och ser till att projektet få nödvändiga beslut.
Styrgrupp som står bakom projektet, är en del i att projektet lyckas och inte som kravställare mot projektet
Finansiering finns för hela projektet
Resurser är tillsatta och det finns utrymme då tidigare projekt är klara
Projektets organisation är tydlig och olika roller är besatta och det är tydligt för alla hur de ska bidra
Hur beslut tas i projektet är tydligt och projektledarens mandat och styrgruppens är tydliga.
Nyttan med projektet tydlig och det är tydligt definierat hur projektet bidrar.
Ansvarig för att nyttan ska realiseras är utsedd.
Vem har huvudansvaret för att förändringen sker och vidmakthålls i verksamheten.
Jag vill veta mer!
Jag vill veta mer!
Exempel när projektform bör väljas
Exempel när projektform bör väljas
Engagerar många resurser och kompetenser.
Nyttjar resurser utanför egen linjestyrning.
Pågår under flera månader.
Har påverkan på organisationen.
Ska ge förväntad stor nytta eller är kritiskt för verksamheten.
Har en tydlig start och slutpunkt.
Exempel när vi använder projektformen
Exempel när vi använder projektformen
Anlägga nya gator.
Bygga nya eller förändra fastigheter.
Upphandla och implementera en ny samarbetsplattform.
Planera och genomföra en personalfest för samtliga medarbetare i kommunen.
Bygga om våra lokaler och övergå till ett flexibelt arbetssätt
Utveckla en ny tjänst för våra invånare.
Genomföra en större förändring i organisationen, t.ex. en omorganisation.
Projekt kännetecknas av
Projekt kännetecknas av
Att vara tidsbegränsade - det finns en bestämd start och ett bestämt slut för projekt.
Exempel: ett projekt påbörjas i maj 2021 och avslutas i september 2022.
Att ha tydliga och klart avgränsade mål - vad ska projektet uppnå?
Exempel: ett projekts mål är att upphandla och implementera ett nytt affärssystem före september 2022.
Att vara en tillfällig organisation - ofta består projektgruppen av personer med olika kompetens och som inte vanligtvis arbetar tillsammans.
Exempel: en projektgrupp skulle bland annat kunna bestå av en person som är sakkunnig, en person med IT-kompetens samt en person med juridisk kompetens.
Att ha tilldelade resurser.
Exempel: ett projekt har fått en budget på 500 000 kr att förhålla sig till. Projektet har även blivit tilldelad fyra personer som ska arbeta i projektet 50% vardera (personella resurser).
Att vara skilt från linjeverksamheten - projektet ska lösa en unik uppgift som inte är återkommande/rutinartad.
Exempel: ett projekt har fått i uppgift att utveckla en ny tjänst, ett arbete som inte utförs i det ordinarie arbetet i linjeverksamheten.
När projekt inte är lämpligt som arbetsform
När projekt inte är lämpligt som arbetsform
Projektformen är inte lämplig att använda för uppgifter som är återkommande i linjeverksamheten, det vill säga uppgifter som inte är temporära eller unika, utan rutinmässiga. Exempel:
Hantera inkomna ärenden.
Uppdatera befintliga rutiner/mallar.
Uppdatera ett system.
Planera och genomföra möten.
Online-inspelat webinar med författaren och projektgurun Bo Tonnquist
Online-inspelat webinar med författaren och projektgurun Bo Tonnquist
Bo har skrivit många böcker om projektledning och är tongivande i projektledningsbranchen. Här kan du se ett inspelat webinar på youtube med honom. Självklart är det ett webinar för att även sälja hans böcker, men det kan vara ett bra sätt att lära sig lite översiktligt om projekt om du är ny in i projektvärlden.
Page updated
Report abuse