Vad händer nu?

Uppdraget startar i och med att beställare tagit ett BP 1 beslut: Förberedelserna är klara och förutsättningar finns och uppdraget är värt att genomföra. 

Uppdragets enda fas är en genomförandefas. Den kan delas upp i tre moment: Planera, Genomföra, Avsluta. Beställaren initierar uppdraget genom ett skriftligt uppdragsdirektiv som definierar vad som ska utföras, varför, när arbetet ska vara klart och vad det får kosta. 

Syftet är att uppnå en gemensam förståelse för uppdragets innebörd. I början av uppdraget bör beställaren och uppdragsledaren träffas för avstämning. Syftet med mötet är att bekräfta att riktningen i planeringen är i linje med uppdraget och stämma av uppdragsdirektivet. 

Uppdragsledaren analyserar uppdraget. Eventuell arbetsgrupp (ej obligatoriskt, beror på uppdragets komplexitet/storlek) tillsätts efter dialog med beställaren och i så fall berörda resursägare. 

Uppdragsledaren planerar uppdragets aktiviteter utifrån karaktären på uppdraget, såsom intressentanalys, inhämtning av behov/krav, riskanalys, lönsamhetsanalys, med flera. Till skillnad mot projekt behöver ingen officiell plan tas fram. Under genomförandet ska uppdraget utföras med uppdragsdirektivet som utgångspunkt. 

Uppdragsledaren ansvarar för uppdragets genomförande och kvalitet. Vid längre uppdrag lämnas statusuppdateringar till beställaren kontinuerligt. Statusuppdateringarna kan överlämnas skriftligt eller muntligt enligt överenskommelse med beställaren. Avstämningar kan behövas.

Underlätta ditt arbete

Det är fördelaktigt att redan nu förbereda diarieföringen! Läs gärna mer om vad som gäller då du ska diarieföra handlingar här.

Ta del av de Lessons learned som utförts i projekt.

Är det en förstudie som ska genomföras?

Ofta vill beställaren förstå om ett kommande projekt går att genomföra, vad det kan uppnå och till vilka kostnader. De behöver en indikation på hur projektet ska realiseras. En förstudie är ofta en förutsättning för att lyckas med ett större, mer omfattande projekt. 

En förstudie ska svara på om ett projekt går att genomföra samt är relevant för målgruppen. Det kan till exempel innebära att du undersöker behovet av ett visst läromedel eller material innan du beslutar att du ska ta fram det. I förstudier kan vi bland annat titta på vilka brister som finns i nuläget, hur projektet ska avgränsas i omfattning och vad som är möjligt att genomföra. 

Förstudien kan ge exempel på lösningar och ska säkerställa att behovet är uppfyllt. På grund av resultatet i förstudien kan en del initiativ avslutas redan här. Orsaker som är svåra att förutse kan göra att initiativet inte längre är rimligt att utföras. Om förstudien görs grundligt kommer detta leda till ett enklare arbete i kommande projekt. 

Problem som undviks är bland annat:

Nyttja uppdragsprocessen

Förstudien kan med fördel nyttja processen för uppdrag. I så fall kan beställaren fylla i ett uppdragsdirektiv och där i ange vilket resultat förstudien ska uppnå.

En uppdragsledare utses och undersöker och sammanfattar resultatet på ett sätt överenskommet med beställaren till exempel i en förstudierapport. Den ska innehålla svar på frågeställningen förstudien tagit upp. 

Det bör tydligt framgå för- och nackdelar med förstudiens förslag som ska ligga till grund för beslut om projektets genomförande. Arbetet är sedan underlag för ett kommande projektdirektiv.

En förstudie för ett kommande projekt kan få i uppgift att ta fram:  

• Avgränsningar - definierar vad som inte ingår i projektet, och är ett sätt att sätta tydliga ramar för att begränsa projektets omfattning, tid och kostnad 

• Nulägesanalys - en bedömning av den nuvarande situationen, som används som grund för att fatta strategiska beslut och planera framåt. Den kartlägger ofta interna och externa faktorer, identifierar styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

• Omvärldsanalys - systematisk process för att identifiera och analysera yttre faktorer och trender som kan påverka en organisation eller verksamhet 

• Intressentanalys - En metod för att identifiera vilka som kommer att påverkas av ditt projektet/uppdraget? Vem är involverad i projektet/uppdraget? Vem har en åsikt och ett inflytande på projektet/uppdraget som du måste ta hänsyn till? 

• Kravspecifikation - Ofta förkortat kravspec, är ett dokument som beskriver vad ett system eller en produkt ska göra, och vilka krav som ställs på det. Kravspecifikationen är ett centralt dokument vid utveckling och upphandling av IT-system, men används också inom många andra områden, t.ex. vid byggprojekt och inköp av tjänster. 

• Bemanningsplan - Säkerställer att rätt person med rätt kompetens är på rätt plats vid rätt tidpunkt.  

• Milstolpeplan - övergripande tidsplan som visar projektets viktigaste etappmål och händelser, inte en lista över alla aktiviteter. Markerar viktiga punkter som slutförande av stora faser eller viktiga beslut. Milstolparna ger en tydlig bild av var projektet befinner sig i relation till sitt slutmål och hjälper till att spåra framsteg utan att involvera detaljerna i varje aktivitet.  

• Riskanalys - en systematisk process för att identifiera, bedöma och hantera potentiella risker inom ett projekt. Målet är att minimera negativa effekter och vidta åtgärder för att undvika eller minska riskerna.  

• Rekommendation -förstudie kan definitivt ge en rekommendation, eftersom det är ett av de primära syftena med en förstudie att ta fram ett beslutsunderlag som kan innehålla specifika rekommendationer för fortsatt arbete, antingen att gå vidare med ett projekt eller inte, samt vilka strategier som bör användas för att mildra risker.  

• Djupare behovs- och nulägesanalys: En detaljerad kartläggning av verksamhetens processer och grundorsakerna till behovet.

Uppgifter som är vanliga vid förstudier för digitaliseringsinitiativ: 

• Marknadsanalys: En undersökning av vilka standardlösningar och leverantörer som finns på marknaden, exempelvis genom en formell informationsinhämtning (RFI).

• Utvärdering av lösningsalternativ: En analys av olika vägval, såsom att köpa en standardprodukt, vidareutveckla en befintlig lösning eller bygga nytt.

• Teknisk genomförbarhet: En bedömning av hur en potentiell lösning passar in i kommunens befintliga IT-miljö och tekniska referensarkitektur.

• Proof of Concept (PoC): Ett praktiskt, småskaligt test för att verifiera att en idé eller en teknisk lösning är genomförbar och kan ge önskat värde.

• Grov uppskattning av Total Cost of Ownership (TCO): En tidig kalkyl över den totala kostnaden för lösningen över hela dess livscykel.