Vilka aktiviteter som ska utföras och när - Aktivitetsplan 

Alla projekt innebär att ett antal olika aktiviteter måste utföras, ofta i en viss sekvens för att ge önskat resultat. För att planera dessa skapas en aktivitetsplan, vilken ger en mer detaljerad beskrivning av varje moment. Anledningen till att detta är en av de vanligaste metoderna inom projektplanering är att det är en dynamisk modell som är mycket effektiv, eftersom den både ger en överblick av det stora hela samt på detaljnivå beskriver vad som behöver göras.

En aktivitetsplan innehåller alla operativa aktiviteter som måste utföras under ett visst projekt, med detaljerade beskrivningar av vad, när och hur aktiviteterna ska utföras samt vem som är ansvarig för respektive aktivitet. Aktivitetsplanen är uppbyggd så att det är enkelt att följa hur varje steg är relaterat till nästa. 

Det är vanligt att illustrera det på olika sätt. Det kan vara i en milstolpeplan och sedan jobba med detaljerade aktiviteter i ett Kanban-verktyg, eller, det vanligaste hos oss idag: Fylla i alla aktiviteter i en aktivitetslista i en Kalkyl-mall så att det faller ut i en tidslinje.  

Du tillsammans med projektgruppen bedömer vad som passar i projektet. 

Hur kan vi ta reda på vilka aktiviteter som ska utföras? WBS!

I planeringsfasen kan projektmålen behöva brytas ner till milstolpar och aktiviteter och avgränsningarna förtydligas ytterligare för att bli mer konkreta. För att kunna planera aktiviteter behöver de identifieras och definieras. Det kan med fördel göras genom att projektledaren tillsammans med projektgruppen utför en WBS - Work Breakdown Structure. 

Här är en film på Youtube som kort beskriver hur du gör en WBS . 

WBS är fördelaktigt att göra på ett fysiskt möte med post-it lappar. 

Uppskatta tidsåtgång för aktiviteterna

Varje aktivitet kräver ofta en resurs och dessa behöver planeras. Planeringen av resurseråtgången görs i samarbete med andra projektmedlemmar som har insikt i det dagliga arbetet. Därefter kan planering gällande tidsåtgång göras. 

Detta kan i sig ta ganska mycket tid att genomföra, särskilt om projektteamet inte har erfarenhet av vissa moment. Det kan då vara svårt att uppskatta hur lång tid som bör avsättas för vissa moment, vilket i sin tur påverkar precisionen av uppskattning av total tidsåtgång för projektet. För att åtminstone delvis lösa detta problem är det vanligt att ge varje aktivitet en trepunktsberäkning. Detta innebär att varje aktivitet tilldelas en ”mest trolig”, ”optimistisk” och ”pessimistisk” tidsåtgång. Vi har ett verktyg för att räkna ut det genom att använda oss av Lichtenbergmetoden. 

Annars är ett av de bästa sätten att titta på ett liknande tidigare projekt eller prata med en projektledare som gjort det förut. 

Det finns en film på denna sida om Lichtenbergmetoden, spola till 07:40 in i filmen så förklarar de den. 

Kommunikationsplan

Behovet av kommunikationsinsatser varierar från projekt till projekt - men kommunikationen är ofta avgörande för att få ett lyckat projekt. Kommunikationsinsatserna som behövs för att underlätta genomförandet av projektet sammanfattas i en kommunikationsplan som uppdateras efter hand projektet framskrider. Där i anger du vad som ska informeras och till vem, samt vilka budskap som ska tas vidare, hur vi vill att de ska tas emot och till vem och när.  

Tydlig kommunikation inom projektledning handlar inte bara om var du ska kommunicera – det handlar också om vilka som ska ta emot vilka typer av meddelanden och vad vi vill de veta, känna och göra. Du behöver därför tänka igenom kommunikationen och ha en kommunikationsplan.

Vem tar fram kommunikationsplanen?

I ett projekt som inte har en förändringsledare kopplat till sig är det projektledaren som ansvarar för att ta fram kommunikationsplanen, ofta med stöd av projektgrupp och styrgrupp. Det kan även vara en fördel att ha en kommunikatör som stöd. Den bör förankras i styrgruppen och tas med som underlag när BP2 ska tas. 

Ska vi ha en kommunikationsplan om vi har en förändringsplan?

I ett projekt där en förändringsledare deltar är det förändringsledaren som tar fram en förändringsplan. Förändringsplanen innehåller samma delar som kommunikationsplanen men är mer omfattande än kommunikationsplanen. Har ni en förändringsplan blir det därmed dubbelt om projektet skapar en egen kommunikationsplan - hänvisa istället till förändringsplanen i det fallet och projektledare och förändringsledare samarbetar.

Hur tar projektledaren fram en kommunikationsplan? 

Om det är ett mindre projekt kan projektledaren skriva kommunikationsplanen direkt i projektplanen - det finns under en egen rubrik.  

Om projektet är mer omfattande kan projektledaren med fördel använda mallen för kommunikationsplan för att säkerställa att information når en djupare nivå i form av veta, känna, göra. Lägg i så fall kommunikationsplanen som en bilaga till projektplanen.

Men intressentanalys då?

En projektplan ska även innehålla en intressentanalys - vid ett mindre komplext projekt kan den skrivas direkt i projektplanen (har en egen rubrik) eller så kan man använda mallen för intressentanalys och lägga med den som en bilaga. 

Syftet med en intressentanalys är att identifiera och analysera alla individer, grupper eller organisationer som är påverkade av eller kan påverka projektet. Tack vare att du identifierat intressenterna så går det sedan lättare att gå vidare med kommunikationsplanen. 

Men vad skiljer kommunikationsplan från en förändringsplan - egentligen?

Om ni har en förändringsplan?

Vid förändringar som påverkar många individer är praxis att man har både projektledare och förändringsledare som då behöver synka sina “kommunikations- och aktivitetsplaner” och prata sammanhållet till påverkade målgrupper i identifierade kommunikationsforum regelbundet, annars finns risk att det upplevs osammanhängande och att vi tappar riktningen, varför vi gör förändringen och den tänkta effekten om vi kommunicerar projektet och hela förändringen var för sig. Det finns också risk för dubbelarbete och slöseri med målgruppernas tid.  

Synka då kommunikationen om projektet i förändringsplanen och ha kommunikationsinsatserna där. 

Tumregel för kommunikation

Det är viktigt att kunna kommunicera så att det landar väl och blir så tydligt som möjligt och att du uppnår syftet med din kommunikation. Du behöver därför ha tänkt igenom vad du vill att målgruppen ska: 

• Veta (A)

• Tycka/känna (D)

• Göra (K)

Dessa tumregler är också sammankopplade till förändringsledningsprocessen ADKAR: 

A=Awareness - Veta

D=Desire - Engagemang och vilja

K=Knowledge - Kunskap

A=Ability - Förmåga

R=Reinforcement - Följa upp, fira, lära

Som du ser innehåller kommunikationsplanen inte något för att vi ska jobba med förmåga (A= Ability) eller att följa upp, fira eller lära  (R=Reinforcement) detta då vi scopar bort det från kommunikationsplanen.