1 - Objectiu d'aquest procediment

Establir els criteris necessaris per a la identificació, edició, validació i control de la distribució dels documents interns i externs relacionats amb el SGQ de l'ITB, tant en format document com en format web.

2 - Abast

Aplicable a tots els documents de l'ITB relacionats amb el sistema de gestió de la qualitat.

3 - Procés del qual depèn

E3 - Procés de Gestió de la qualitat.

4 - Responsable del procediment

L'elaboració, la revisió i modificació, si s'escau, d'aquest procediment és responsabilitat de coordinació de qualitat, la revisió i l'aprovació és responsabilitat de la direcció o de la comissió de qualitat.

5 - Descripció del procediment

A continuació es detalla com es gestionen els diferents documents de qualitat del centre. Tots els documents redactats estan accessibles a través del site https://qualitat.itb.cat

Documents web:

El SGQ del centre ha penjat, de forma centralitzada, tota la definició del treball per processos: mapa de processos, processos i procediments a un únic lloc web, facilitant així l'accés, i evitant la dispersió d'informació. De la mateixa forma, els diferents procediments que requereixen d'un document, el tenen enllaçat. S'ha de tenir especial cura en no produir duplicitat de la informació, que portaria a errors, per tant, enllaçar o incrustar (sempre que sigui possible) i no redactar tot allò que ja estigui descrit en un altre document.

Quan es troba la necessitat de desenvolupar un nou procés o procediment que té a veure amb el SGQ, s'ha de seguir el format instaurat fins al moment. Accedint a través de https://qualitat.itb.cat, al mode d'edició, a l'apartat Pàgines de la columna de la dreta. Si es tracta d'una modificació, caldrà buscar en un primer nivell el procés al que fa referència i posteriorment, si s'escau, el procediment en qüestió.

Els processos i procediments es mantenen en estat ocult fins a la revisió i aprovació per part de l'Equip de Qualitat. Com els canvis realitzats no es poden publicar de forma independent, si no que es fa de forma general, afecta a tot l'ecosistema de pàgines associat a qualitat.itb.cat. La publicació doncs es realitza posteriorment a l'aprovació dels canvis a reunió de l'Equip de Qualitat.

Tots els documents segueixen la mateixa estructura, tot i que pot haver-hi apartats que no s'escauen:

• Si es tracta d'un procés:

  • Objectiu

  • Responsable

  • Funcions i responsabilitats

  • Procediments associats

  • Relacions proveïdor/client prioritàries

  • Característiques de qualitat

  • Recursos

  • Anàlisi del risc (actualment en desenvolupament)

  • Documentació del procés

  • Referències normatives

  • Control de versions

• Si es tracta d'un procediment:

  • Objectiu

  • Abast

  • Procés del qual depèn

  • Responsable del procediment

  • Descripció del procediment

  • Registres

  • Documentació

  • Control de versions

És important fer correctament el control de versions, que conté dos apartats:

• El primer recull la realització, revisió i aprovació del document, on s'indica la figura (càrrec o comissió, segons recull l'organigrama) i la data. Aquesta informació no es modificarà fins a la desaparició del document.

• El segon recull les revisions que es realitzen del document, indicant el número de revisió, la data i una descripció del canvi.

Es pot agafar la informació al peu d'aquest procediment a mode d'exemple.

6 - Control de versions del document web

Les revisions es poden consultar a l'apartat d'historial de versions del propi document.

Revisió 01 - 16/02/2024:

• Actualització nomenclatura: responsables segons NC[5] [OM8].

• Descripció del format de recollida del control de versions.