1 - Objectiu d'aquest procediment

Descriure l’operativa que empra l'ITB per tal de determinar com i qui canalitza la informació que arriba i es genera a l’Institut cap a tota la comunitat educativa i diferents grups d'interès.

L'objectiu és establir de quina manera ens comuniquem entre les diferents persones de l’organització ITB.

2 - Abast

Aquest procediment abasta les comunicacions entre totes les persones dels diferents àmbits de l’Institut.

3 - Procés del qual depèn

E2 - Gestió de la comunicació

4 - Responsable del procediment

L'elaboració, la revisió i modificació, si s'escau, d'aquest procediment és responsabilitat de Direcció, la revisió és responsabilitat de coordinació de qualitat i l'aprovació de la comissió de qualitat.

5 - Descripció del procediment

El procediment de comunicació interna contempla els següents aspectes:

5.1 - Què es comunica

Per les diferents comunicacions sempre es realitzarà un missatge clar amb les necessitats específiques en funció de l'objecte de la comunicació. Alguns exemples en són:

• Convocatòries de reunions, s'hi detallarà l'objectiu de la reunió i l'ordre del dia a tractar de forma prèvia perquè els assistents puguin disposar d'aquesta informació.

• Comunicació d'informació o sol.licituds per part dels estudiants als serveis administratius del centre.

• Comunicació del centre (docents, equip directiu, coordinacions, pas) a estudiants.

• Comunicacions entre docents i pas.

5.2 - Quan es comunica

El moment de realitzar la comunicació vindrà determinat per la planificació de l'activitat segons es detalli a la PGA o bé a les necessitats puntuals del dia a dia. 

5.3 - A qui es comunica

Els destinataris de les comunicacions venen determinats pel tipus de comunicació i l'àmbit.

Per part de l'equip directiu es realitzen llistes de distribució que faciliten qui rep la informació, agrupant estudiants per nivells formatius, així com el personal docent i PAS. Aquestes llistes de distribució les controla l'equip directiu per a garantir que només puguin ser utilitzades per part de les bústies de correu autoritzades.

• Així mateix les llistes de distribució (i grups de missatgeria instantània) s'actualitzen davant de noves altes/baixes tant de personal docent com d'estudiants.

5.4 - Com es comunica

Els canals de comunicació utilitzats varien en funció del públic destinatari de la comunicació:

• Correu electrònic (@itb.cat) incloent llistes de distribució.

• Formularis de recollida de dades (Google Form)

• Calendaris (Google Calendar)

• Publicacions en llocs web intranet (Google Sites amb accés restringit a usuaris @itb.cat)

• Publicacions al lloc web www.itb.cat (i els diferents subdominis que es defineixin)

• Missatgeria instantània.

5.5 - Qui ho comunica

L'origen de les comunicacions venen determinats pel tipus de comunicació i l'àmbit. S'identifiquen principalment:

• Docents (cap a estudiants i altres docents, equip directiu, consergeria)

• Equip directiu (cap a docents, PAS i estudiants si s'escau).

• Estudiants (cap a docents i equip directiu)

La informació de detall de les diferents comunicacions es recull en el següent document:

6 - Registres

• Google Mail

• Pàgina web

• Google Calendar

  1. ITB - Acadèmic

  2. ITB - Avaluacions

  3. ITB -  Guàrdies

• Telegram

  1. ITBtrainers

  2. ITBsocial

  3. ITBstaff

  4. ITBalerts

• Sites

  1. trainers

  2. students

  3. matricula

  4. documents

  5. qualitat

7 - Control de versions del document web

Les revisions es poden consultar a l'apartat d'historial de versions del propi document.

Revisió 01 - 24/10/2023: Afegir el site de qualitat.itb.cat

Revisió 02 - 09/02/2024: 

• Canvi nomenclatura procediment

• Actualització nomenclatura segons NC[5] i OM(NC)[3]

• Actualització del directori de comunicació segons OM (NC)[7]