① 紙と電子が混在し体系管理が不十分
·紙はキャビネット、電子は個人PCや課内NASに散在
·メタデータなしで検索困難
·組織的に統一されていない
② フォルダ名・ファイル名のバラバラ問題
·担当者ごとに命名規則が違う
·「新しい」「最新」「_修正2」「最終版（本当の最終）」のような混乱が生じる
·異動後に読み解けない
③ メール行政文書化の未徹底
·重要メールが担当者のメールボックス内に埋もれる
·退職・異動時に削除されてしまうケース
·「そもそも行政文書の定義を理解していない」が多い
④ 外部クラウドの使い方の未整備
·Google Driveの個人所有フォルダに行政文書が保存
·権限設定ミスで外部に公開される事故
·共有解除され、行政文書が行方不明になる
⑤ 人員不足・専門人材不足
·文書管理担当は他業務と兼務が多く、専門知識が不足
·システム導入も進みづらい
·各課任せで統一ルールが徹底しない
⑥ 異動が多く継続性が担保されない
·「担当者が変わるとルールがリセットされる」
·引継ぎ文書が適切に残らない
·事業の経緯が追えなくなる
⑦ 情報公開請求への対応負荷
·文書が散乱 → 探すのに時間がかかる
·該当文書の有無の判断に迷う
·ICDP対応のための照合作業が長期化