① 行政文書の適正な作成義務（法第4条）
◎組織としての意思決定・事務処理の過程が分かる文書を作成する義務
◎メール・電子データも「行政文書」に該当
◎記録の不存在問題（森友・桜など）を防ぐことが目的
② 文書の明確な分類・保存期間の設定（法第4条〜8条）
◎文書ファイル管理簿（またはフォルダ管理表）の作成
◎保存期間は1年〜30年・永久など
◎事務事業単位での体系的管理が求められる
◎移管（歴史資料として残す文書）の選別が必要
③ 適正な保存・検索性の確保
◎判読性・完全性・真正性を確保する必要
◎紙・電子いずれも同等要件
◎電子文書はメタデータ管理（タイトル、作成日、作成者、保存期間）を必須とする流れ
④ 廃棄のルールと手続きの明確化
◎保存期間満了時に「廃棄の決裁」が必要
◎勝手に削除・上書きは禁止
◎システムログの確保が望ましい
⑤ 住民への説明責任（アカウンタビリティ）
◎情報公開請求に耐えられる管理
◎政策判断の根拠を後で追えるよう文書化することが必須