ガイドラインは法を実務レベルに具体化した内容で、主なポイントは以下。
① 電子データの管理強化
·フォルダ階層の標準化
·ファイル名の統一ルール
·メタデータ付与
·職員異動時の引継ぎルール
·個人PCではなく「庁内共有ストレージ」での管理を原則化
② メールの行政文書化
·重要メールは「保存すべき行政文書として登録」
·対外的調整・意思決定に関わるやり取りは保存義務
·個人メールアカウントは不可
③ クラウド・外部サービス利用時の管理ルール
·OneDrive、Google Drive、Box等の利用時の
「保管場所指定」「アクセス権管理」「世代管理」を明確にすること
·外部共有リンクの管理
·ファイル消失リスク対策
④ 職員研修の義務化
·文書管理は全職員対象の継続的研修が必要
新任職員研修・異動時研修